Administrative Support Officer

Jobat; Diegem; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Jobat zoekt een Administrative Support Officer in Diegem voor een veelzijdige kantoorfunctie. Je ondersteunt de dagelijkse werking, ontvangt bezoekers en beheert vergaderzalen en catering.

Je maakt documenten en templates aan, coördineert reis- en reserveringsaanvragen en ondersteunt bij presentaties en rapporteringen. Daarnaast bewaak je workflows en help je finance, legal en compliance met documentenbeheer en audits.

Qualifications

• Geen specifieke diploma-eis vereist; organisatorische vaardigheden.
• Teamgericht werken en afdelingen kunnen ondersteunen.
• Kantoorsoftware beheersen en documenten beheren.

Responsibilities

• Ontvangst van bezoekers, zaalbeheer en catering op kantoor.
• Dagelijkse werking ondersteunen en administratieve processen opvolgen.
• Documenten, templates en goedkeuringsprocessen opmaken en beheren.
• Vergaderingen organiseren, reisaanvragen coördineren en presentaties ondersteunen.
• Administratieve workflows bewaken en collega’s en partners ondersteunen.
• Administratieve voorbereiding bij audits en documentbeheer voor finance/legal/compliance.

Job description

Je komt terecht in een groeiende organisatie waar menselijkheid centraal staat.

Jobomschrijving

Ben jij op zoek naar een veelzijdige administratieve functie?

Van administratieve ondersteuning en vergaderorganisatie tot documentbeheer en office support: als Administrative Support Officer ben je een onmisbare schakel binnen de organisatie. Zie jij jezelf in deze rol?

Jouw taken

• Je draagt bij aan een vlotte kantoorwerking, je ontvangt de bezoekers, beheert de vergaderzalen en zorg voor de catering.
• Je ondersteunt de dagelijkse werking van de organisatie en zorgt voor een vlotte opvolging van administratieve processen.
• Je staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van documenten, templates en goedkeuringsprocessen.
• Je organiseert vergaderingen, coördineert reis- en reservatieaanvragen en ondersteunt bij presentaties en rapporteringen.
• Je bewaakt administratieve workflows en biedt praktische ondersteuning aan partners en collega's. Je zorgt ook voor de administratieve voorbereiding bij audits.
• Je ondersteunt finance, legal en compliance bij factuuropvolging en documentenbeheer.