Administrative Coordinator – Customer Service & DPO Support

Bofrost Zentrale Belgien BVBA; Rotselaar; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Bofrost Zentrale Belgien BVBA zoekt een administratieve kracht die verantwoordelijk is voor administratieve ondersteuning, dossierbeheer en procesopvolging. Je biedt tevens ondersteuning aan onze Data Protection Officer bij privacy- en GDPR-gerelateerde werkzaamheden en coördineert de dagelijkse werking van ons customer serviceteam, ongeveer 15 medewerkers sterk.

Daarnaast voer je taken uit op gebied van rapportering en commerciële opvolging, en denk je mee over procesverbeteringen en interne

Qualifications

• Ervaring in een administratieve, coördinerende of ondersteunende functie.
• Persoonlijke organisatie en aandacht voor detail.

Responsibilities

• Administratieve ondersteuning en dossierbeheer: documenten tijdig verwerken en archiveren.
• Ondersteuning DPO bij privacy/GDPR-gerelateerde dossiers en procedures.
• Coördinatie en opvolging van customer service door ca. 15 medewerkers.
• Commerciële opvolging, KPI-analyses en rapportering.
• Procesoptimalisatie en samenwerking tussen afdelingen.

Skills

Structuur brengen

Zelfstandig werken

Prioriteiten stellen

Klantgerichtheid

Tools

Excel

CRM-systemen

Databestanden

Administratieve software

Job description

Je zal een veelzijdige functie uitoefenen waarin administratieve ondersteuning, dossierbeheer en procesopvolging centraal staan. Je staat in voor de correcte verwerking en opvolging van uiteenlopende administratieve taken en biedt ondersteuning aan onze Data Protection Officer bij privacy- en GDPR-gerelateerde werkzaamheden. Daarnaast coördineer je de dagelijkse werking van ons customer serviceteam, dat uit een vijftiental medewerkers bestaat.

1. Administratieve ondersteuning en dossierbeheer

• Je verzorgt en coördineert uiteenlopende administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat documenten en gegevens correct, volledig en tijdig worden verwerkt.
• Je beheert en actualiseert administratieve dossiers, overzichten en databestanden.
• Je verzamelt, controleert en structureert informatie en zorgt voor een correcte archivering en een vlotte terugvindbaarheid van documenten.
• Je volgt lopende dossiers, actiepunten en deadlines nauwgezet op en onderneemt de nodige acties om een tijdige afhandeling te garanderen.
• Je ondersteunt interne diensten bij administratieve vragen en zorgt voor een efficiënte informatiedoorstroming.

2. Administratieve ondersteuning van de Data Protection Officer (DPO)

• Je ondersteunt de DPO administratief bij privacy- en GDPR-gerelateerde dossiers en staat mee in voor de voorbereiding en opvolging van privacyprocedures, interne richtlijnen en communicatie rond gegevensbescherming.
• Je helpt bij het opstellen, verzamelen, verwerken en actualiseren van documentatie in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.
• Je ondersteunt het beheer en de actualisering van registers, inventarissen, overzichten en andere relevante privacydocumentatie.
• Je volgt toegewezen acties, interne vragen en deadlines op en zorgt ervoor dat de nodige informatie tijdig wordt verzameld en verwerkt.
• Je helpt bij het verzamelen van informatie en documentatie wanneer privacygerelateerde vragen of dossiers nader onderzocht moeten worden.

3. Coördinatie en opvolging van customer service

• Je staat in voor de dagelijkse organisatorische opvolging van ons customer serviceteam van ongeveer 15 medewerkers.
• Je zorgt voor een efficiënte werkverdeling en volgt de planning, bereikbaarheid en operationele werking op.
• Je waakt over een professionele en klantgerichte behandeling van inkomende vragen, klachten en andere klantcontacten.
• Je zorgt voor een vlotte informatiedoorstroming tussen customer service, de filialen en andere interne diensten.

4. Commerciële opvolging en rapportering

• Je volgt de resultaten van inbound- en outboundcampagnes op en analyseert relevante prestatie-indicatoren.
• Je bewaakt de productiviteit, efficiëntie en commerciële resultaten van de telesalesactiviteiten.
• Je signaleert afwijkingen en knelpunten en formuleert voorstellen om de werking en resultaten te verbeteren.
• Je volgt klantfeedback en de kwaliteit van klantcontacten op en vertaalt je bevindingen naar concrete verbeteracties.

5. Procesoptimalisatie en interne samenwerking

• Je denkt actief mee over de verbetering van administratieve en operationele procedures.
• Je zorgt voor een gestructureerde opvolging van actiepunten en een correcte informatiedoorstroming.

Ben jij iemand die structuur brengt, zelfstandig werkt, prioriteiten weet te stellen en tegelijk oog heeft voor kwaliteit en resultaten? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken!

We zoeken een administratief sterke, zelfstandige en veelzijdige collega die nauwkeurig werkt, verantwoordelijkheid neemt en graag verschillende taken combineert. Je voelt je thuis in een administratieve omgeving, maar hebt ook voldoende organisatorisch en commercieel inzicht om de werking van een customer serviceteam op te volgen.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Je hebt ervaring in een administratieve, coördinerende of ondersteunende functie.
• Je hebt ervaring in een customer service omgeving binnen een contact center
• Je werkt zeer nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je bent sterk in dossierbeheer, documentverwerking en administratieve opvolging.
• Je kunt zelfstandig werken, prioriteiten stellen en verschillende dossiers tegelijkertijd beheren.
• Je bent proactief, oplossingsgericht en neemt initiatief zonder voortdurend op instructies te wachten.
• Je denkt actief mee over de verbetering en vereenvoudiging van administratieve processen en procedures.
• Je gaat discreet en verantwoordelijk om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.
• Je hebt interesse in privacy en gegevensbescherming. Ervaring met GDPR-administratie is een pluspunt.
• Je gaat uiterst zorgvuldig en discreet om met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en werkt vlot samen met verschillende interne diensten.
• Je hebt voldoende organisatorisch talent om de dagelijkse werking van een beperkt customer serviceteam op te volgen en medewerkers waar nodig te begeleiden.
• Je hebt affiniteit met cijfers, rapportering en commerciële resultaten.
• Je werkt vlot met courante digitale toepassingen en hebt bij voorkeur ervaring met Excel, databestanden, CRM-systemen en administratieve software.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en het Frans. Kennis van andere talen is een pluspunt.

Administratie, Communicatie, Planning, Aanpassingsvermogen, Administratie, Crm-systemen, Documentbeheer, Samenwerken, Contactcenter, Administratie, Commercieel inzicht, Archive, Gegevensbescherming, Communicatie, Procesoptimalisatie, Klantendienst, Frans, MS Excel, Nederlands, Klantencontact