Administratief projectbeheerder

KU Leuven; Leuven; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Job summary

KU Leuven zoekt een medewerker voor post-award projectadministratie en contractadministratie. Je beheert dossiers, maakt kredieten en projecten aan en zorgt dat informatie correct in het KU Leuven Onderzoeksportaal en FRIS verschijnt.

Daarnaast behandel je dossiers voor Leuven Research & Development (LRD) en Europese projecten op basis van gegevens uit CORDIS, en registreert/archiveert samenwerkingsakkoorden en externe organisaties volgens ROR-standaarden.

Qualifications

• Beheer van dossiers en data entry in KU Leuven systemen.
• Kennis van externe samenwerkings-, en onderzoeksdata (CORDIS/ROR)
• Inzicht in onderzoeksportaal/FRIS en datakwaliteit/data cleaning

Responsibilities

• Aanmaken en beheren van kredieten en projecten in KU Leuven-systemen.
• Beheer van dossiers die verschijnen in het Onderzoeksportaal en FRIS.
• Voeren van Europese dossiers voor KU Leuven en LRD op basis van data uit CORDIS.
• Invoeren en archiveren van samenwerkingsovereenkomsten (KCB) en ROR-gegevens.
• Uitvoeren periodieke controles en data cleaning.

Skills

CORDIS

ROR-gegevens

FRIS

Tools

CORDIS

ROR

FRIS

Job description

Post-award projectadministratie:

• Je maakt kredieten en projecten aan en doet het databeheer van dossiers die worden opgevolgd bij KU Leuven, zodat ze in het KU Leuven Onderzoeksportaal en FRIS verschijnen.
• Je maakt projecten aan voor, en doet het databeheer van dossiers die worden opgevolgd bij Leuven Research&Development (LRD), zodat ze in het KU Leuven Onderzoeksportaal en FRIS verschijnen.
• Je maakt projecten aan voor, en doet het databeheer van Europese dossiers voor KU Leuven en LRD op basis van gegevens uit CORDIS.
• Je voert samenwerkingsakkoorden in van KU Leuven en LRD-projecten op basis van samenwerkingsovereenkomsten.
• Je voert nieuwe externe organisaties in voor onderzoeksinstellingen op basis van ROR-gegevens.
• Je voert gegevens m.b.t. onderzoeksapparatuur en -infrastructuur in.
• Je voert periodiek controles op de gegevens uit en doet aan data cleaning.

Contractadministratie

• Je coördineert het ondertekeningsproces van een document/overeenkomst, zodat het document/overeenkomst correct en snel kan ondertekend worden.
• Je archiveert ondertekende documenten/overeenkomsten, zodat de financiële dienst toegekende budgetten kan vrijgeven en zodat alle finale documenten per dossier beschikbaar blijven op een centrale plaats voor onderzoeker/financiële dienst/juridische dienst bij eventuele onduidelijkheden tijdens/na afloop van het project.

Samenwerking en dienstverlening

• Je onderhoudt noodzakelijke contacten met de collega’s van het Grants Office met betrekking tot de taken die je opvolgt.
• Je neemt deel aan het 6-wekelijkse KCB-overleg.
• Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en met diverse interne diensten van KU Leuven om een vlotte afhandeling van dossiers te garanderen.
• Je neemt actief deel aan teamactiviteiten.