Administratief en financieel coördinator

KU Leuven; Leuven; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

KU Leuven CTO zoekt een administratieve en financiële coördinator om het team te ondersteunen bij financiële en logistieke processen, HR-dossiers en coördinatie van bestuursbijeenkomsten. U werkt nauw samen met de directeur en het faculteitsteam om lopende projecten efficiënt te beheren en communicatie te stroomlijnen.

De functie vereist organisatorische aanleg, nauwkeurigheid en zelfstandig werken, met regelmatige afstemming met interne dienstverleners en externe bezoekers.

Responsibilities

• Verwerkt de financiële verrichtingen, maakt bestelbonnen aan, plaatst bestellingen en volgt betalingen op.
• Bewaakt budgetten van onderzoeksprojecten en kredieten en stelt financiële rapportering op.
• Bewakt personeelsaanstellingen en herfinancieringen op kredieten van het CTO.
• Bereidt de jaarlijkse begroting voor en rapporteert aan de facultaire expert financiën.
• Geeft HR-advies over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen.
• Ondersteunt directeur en team bij administratieve taken, en bij bestuursraadvergaderingen en ledenbijeenkomsten.
• Verzorgt onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers.
• Regelt financiële en logistieke organisatie van evenementen en interne communicatie.
• Ondersteunt praktische organisatie van interne events zoals denkdagen en maandagsessies.
• Volgt logistieke bestellingen op.
• Helpt mee met interne en externe communicatie en koos inhoudelijke aanpassingen op de website.
• Neem zelfstandig deel aan maandelijkse teamoverleggen met andere administratief en financieel coördinatoren.
• Treedt op als eerste contactpersoon voor HR-dossierbeheer, juridische dienst en KU Leuven Research & Development (LRD).

Job description

Het CTO is een multidisciplinair valorisatie- en expertisecentrum rond taal, onderwijs en samenleving. De kernthema’s van het CTO zijn taalbeleid, taalverwerving, geletterdheid en evaluatie. De missie van het CTO zet in op taal als motor voor gelijke leerkansen, een leven lang. Vanuit die missie wordt maatschappelijk relevant onderzoek verricht, worden didactische materialen uitgewerkt en worden professionaliseringstrajecten voor leraren en onderwijsmedewerkers aangeboden. De functie bestaat uit verschillende luiken:

Financieel beheer

• Je staat in voor de verwerking van de financiële verrichtingen binnen het CTO en zorgt voor de aanmaak, opvolging en betaling van facturen, maakt bestelbonnen aan, plaatst bestellingen en volgt deze op. Je verwerkt beroepskosten via kostenformulieren, kredietkaarten en reiswijzers;
• Je volgt de budgetten van onderzoeksprojecten en individuele kredieten proactief op, je stelt de nodige financiële rapportering op, je zoekt mee naar mogelijkheden om middelen zo effectief mogelijk in te zetten en stelt concrete aanpassingen voor;
• Je bewaakt het overzicht van de personeelsaanstellingen op de vele verschillende kredieten van het CTO en volgt eventuele herfinancieringen op;
• Je doet het voorbereidende werk voor de opmaak van de jaarlijkse begroting van het CTO;
• Je rapporteert op regelmatige basis aan de facultaire expert financiën die jou mee ondersteunt waar nodig.

HR

• Je volgt de aanstellingen, contractverlengingen en herfinancieringen van de medewerkers van het CTO op en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling van deze dossiers;
• Je geeft advies over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen;
• Je rapporteert op regelmatige basis aan het facultaire diensthoofd HR & Financi\u00ebn en de facultaire expert financi\u00ebn over de lopende en nieuwe personeelsaanstellingen aan het CTO.

Algemene administratieve en logistieke ondersteuning

• Je ondersteunt de directeur en het coördinerend team van het CTO bij diverse administratieve taken die betrekking hebben op de lopende projecten (bv. aanleveren gegevens voor eindrapportering);
• Je ondersteunt de directeur en het coördinerend team bij de voorbereiding van de Bestuursraadvergaderingen en de jaarlijkse ledendag;
• Je verzorgt het onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers;
• Je staat in voor de financiële en logistieke organisatie en de interne communicatie van evenementen en congressen;
• Je ondersteunt de praktische organisatie van interne events zoals de jaarlijkse denkdagen en maandagsessies;
• Je volgt de logistieke bestellingen voor het CTO op.

Daarnaast

• Bied je mee ondersteuning bij de interne en externe communicatie van het CTO, bijvoorbeeld door inhoudelijke aanpassingen op de website op te volgen of mee in te staan voor de verzending van communicatie naar de contactpersonen van het CTO.
• Werk je zelfstandig maar neem je deel aan het maandelijkse teamoverleg met de andere administratief en financieel coördinatoren van de faculteit Letteren.
• Treed je op als eerste contactpersoon voor de ondersteunende diensten van KU Leuven, zoals de dienst HR-dossierbeheer Aanstellingen, de juridische dienst, KU Leuven Research & Development (LRD).