Administratief medewerker Shared Services - Gent

Alfabet BVBA; Gent; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

ERA is op zoek naar een administratief medewerker voor het Shared Service Center. Je behandelt verkoopsdossiers, verzamelt documenten, controleert attestaties en registreert gegevens in het CRM, van opstart tot marktactivatie.

Daarnaast ben je een allrounder die dossiers archiveert, deadlines bewaakt, facturatie opvolgt en marketingmateriaal ondersteunt. Je werkt zelfstandig maar maakt deel uit van een team; ervaring met vastgoed-CRM is een plus.

Qualifications

• Ervaring in een administratieve functie, vastgoed of CRM-omgeving is mooi meegenomen.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Responsibilities

• Verkoopdossiers administratief opstarten en opvolgen.
• Dossiers archiveren en klasseren volgens procedures.
• Voortgang van dossiers bijhouden en deadlines bewaken.
• Facturatie en betalingen opvolgen.
• Beheer van marketingmateriaal zoals brochures en immoborden.
• Publicaties en aanpassingen op vastgoedportalen verzorgen.
• Ondersteunen First Line Contact en andere taken binnen het Shared Service Center.
• Klant- en dossiergegevens in digitale tools verwerken.

Skills

Excel

Outlook

Word

CRM

Tools

CRM-systeem

Dossierbeheer

Job description

Met 140+ kantoren en 600+ medewerkers realiseerde ERA het afgelopen jaar meer dan 10.500 vastgoedtransacties. Als marktleider in de Belgische vastgoedsector zijn we daar uiteraard heel trots op, maar the best is yet to come! Om verder te groeien en onze ambities waar te maken, zijn we op zoek naar toptalent. Mensen die zich voor 100% inzetten en steeds verder willen ontwikkelen op zowel persoonlijk als professioneel vlak.

Als administratief medewerker ben jij een belangrijke administratieve schakel binnen het ERA Shared Service Center. Je zorgt ervoor dat verkoopsdossiers nauwkeurig, volledig en tijdig administratief worden verwerkt en opgevolgd, van opstart tot marktactivatie.
Daarnaast ben je een echte administratieve allrounder: je springt bij waar nodig, ondersteunt collega's binnen het Shared Service Center met uiteenlopende administratieve taken en bent mee verantwoordelijk voor een vlotte en professionele dienstverlening naar onze makelaars en klanten.
Je houdt van het uitvoeren van verschillende administratieve taken binnen een vaste structuur.

• Je staat in voor de administratieve opstart en opvolging van verkoopsdossiers: documenten verzamelen en controleren, attesten en keuringen aanvragen, gegevens nauwkeurig verwerken in het CRM-systeem en dossiers klaarzetten voor marktactivatie.
• Je archiveert en klasseert dossiers en documenten volgens de geldende procedures, zodat alles correct en makkelijk terug te vinden is.
• Je bewaakt de voortgang van jouw dossiers, houdt deadlines en afspraken nauwgezet bij en neemt hierin verantwoordelijkheid en ownership.
• Je volgt facturatie en betalingen van jouw dossiers mee op en signaleert tijdig afwijkingen.
• Je ondersteunt bij het beheer en de opvolging van marketingmateriaal, zoals brochures, flyers en immoborden.
• Je verzorgt de administratieve briefwisseling met makelaars en externe partners zoals fotografen, EPC-deskundigen en keuringsinstanties, en plant hun tussenkomsten in.
• Je verzorgt publicaties en aanpassingen op vastgoedportalen, bijvoorbeeld bij prijswijzigingen.
• Je ondersteunt waar nodig de First Line Contact (telefonie en mailbox van het team) en andere onderdelen van het Shared Service Center.
• Je verwerkt klant- en dossiergegevens nauwkeurig en foutloos in de beschikbare digitale tools en systemen.
• Je bent flexibel inzetbaar en vindt het vanzelfsprekend om administratief bij te springen waar de werking van het team dit vraagt.
• Je bent een sterke administratieve kracht die nauwkeurig, foutloos en gestructureerd werkt.
• Je bent vlot met het Officepakket (Excel, Outlook, Word) en maakt nieuwe digitale systemen en tools snel eigen.
• Je hebt oog voor detail bij data-invoer, klassement en dossierbeheer.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en zorgt ervoor dat dossiers en administratie correct en tijdig worden opgevolgd.
• Je houdt van verschillende administratieve taken binnen een vaste structuur en krijgt energie van afwisseling zonder het overzicht te verliezen.

• Je werkt graag zelfstandig, maar maakt ook graag deel uit van een team.
• Je bent praktisch ingesteld en hebt een hands-on mentaliteit.
• Ervaring in een administratieve functie, binnen vastgoed of in een CRM-omgeving is mooi meegenomen

Shared services, Administratie, Facturering, Betalingen, Outlook, Telefonie, MS Excel, Documentbeheer, Administratie, Vastgoed