administratief medewerker kind&jeugd

Gemeente Lochristi; Lochristi; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gemeente Lochristi zoekt een hands-on administratieve medewerker die werkt met kinderen, ouders en verenigingen in zaal Orphanimo en de uitleendienst.

Je verzorgt facturatie, bestellingen, reserveringen en algemene klantenondersteuning; je bewaakt de kassa en informeert gebruikers bij activiteiten en evenementen.

Je denkt mee, werkt nauwkeurig, communiceert vlot met verschillende doelgroepen en ondersteunt het team op diverse vlakken.

Qualifications

• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Klantgerichte communicatie met verschillende doelgroepen.
• Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in taken.
• Analytisch vermogen en organisatorisch talent.

Responsibilities

• Facturen opmaken en betalingen volgen.
• Bestellingen voor de jeugddienst plaatsen en opvolgen.
• Uitleendienst beheren: mails beantwoorden, reservaties verwerken en materiaal klaarzetten.
• Verhuur van zaal Orphanimo opvolgen en nieuwe gebruikers informeren.
• Inschrijvingen voor activiteiten en evenementen beheren.
• Kassa bewaken en administratie opvolgen.
• Jobstudenten en stagiairs wegwijs maken en begeleiden.
• Tijdens activiteiten meewerken indien nodig.
• Vragen van gebruikers en bezoekers vriendelijk beantwoorden en helpen.

Skills

Nauwkeurig

Klantgericht

Communiceren met doelgroepen

Zelfstandig werken

Verantwoordelijk

Plannen & opvolgen

Flexibel

Teamwork

Toegankelijk

Job description

Je hebt contact met een heel uiteenlopende groep mensen: kinderen en jongeren, ouders, verenigingen, scholen, organisatoren, stagiairs, jobstudenten en collega's. Je helpt hen verder, denkt mee en zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij of zij terechtkan.

Geen dag is helemaal hetzelfde. Het ene moment ben je bezig met een factuur of bestelling, het volgende moment ontvang je een nieuwe gebruiker van zaal Orphanimo of zorg je ervoor dat het materiaal van de uitleendienst klaarstaat voor een activiteit. Ook tijdens activiteiten zelf steek je graag een handje toe waar nodig.

Wat ga je doen?

Je neemt een brede waaier aan administratieve en praktische taken op:

• Je maakt facturen op en volgt betalingen en administratie verder op;
• Je plaatst en volgt bestellingen voor de jeugddienst op;
• Je beheert de uitleendienst: je beantwoordt mails, verwerkt reservaties, zet materiaal klaar en controleert of alles correct terugkomt;
• Je volgt de verhuur van zaal Orphanimo op en ontvangt en informeert nieuwe gebruikers;
• Je verwerkt en volgt inschrijvingen voor activiteiten en evenementen op;
• Je bewaakt de kassa en zorgt voor een correcte opvolging;
• Je maakt jobstudenten en stagiairs wegwijs en begeleidt hen binnen de werking;
• Je helpt mee tijdens activiteiten en evenementen wanneer dat nodig is;
• Je beantwoordt vragen van gebruikers, bezoekers, ouders, jongeren, verenigingen en collega's en zorgt ervoor dat zij op een correcte en klantvriendelijke manier verder geholpen worden.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die graag de handen uit de mouwen steekt, een handje toesteekt bij evenementen en vlot communiceert. Je houdt van afwisseling en krijgt energie van contact met mensen.

• Je werkt nauwkeurig en hebt je administratie goed op orde;
• Je bent klantgericht en communiceert vlot met verschillende doelgroepen;
• Je kan zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je taken;
• Je bent praktisch ingesteld en helpt graag mee wanneer er op het terrein iets moet gebeuren;
• Je kan goed plannen en opvolgen, maar bent ook flexibel wanneer de planning verandert;
• Je bent toegankelijk, enthousiast en denkt graag mee;
• Je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve en jeugdvriendelijke dienstverlening.