Administratief medewerker (beheer webshop)

Katholieke Hogeschool VIVES Zuid; Kortrijk; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Katholieke Hogeschool VIVES Zuid zoekt een administratief medewerker voor de dienst Infrastructuur en Facilities. Je combineert webshopbeheer met logistieke coördinatie van studiemateriaal voor meer dan 20.000 studenten en onderhoudt contacten met studenten, collega’s en leveranciers.

Je taken omvatten analyse en verdere ontwikkeling van de webshop, voorraadcontrole en het regelen van drukwerk via externe drukkers.

Qualifications

• Beheert webshop en bijhorende software, verwerkt en houdt bestellingen up-to-date.
• Deelnemen aan analyse, programmatie en verdere ontwikkeling van de webshop en efficiënte administratieve processen.
• Rapporten genereren vanuit de webshop over leermateriaal en zorgen voor correcte registraties.

Responsibilities

• Beheer van de webshop en opvolging van leveringen en bestellingen.
• Stockbeheer organiseren en voorraden bewaken.
• Verdeling van studiemateriaal over campussen en organiseren van een fysiek webshop-afhaalpunt.
• Aanspreekpunt zijn voor studenten, collega's en leveranciers rond cursussen en drukwerk.

Skills

Administratie

Logistieke planning

Coördinatie

Tools

Webshop software

Job description

Als administratief medewerker binnen de dienst Infrastructuur en Facilities krijg je een veelzijdige administratieve en organisatorische functie. Je neemt een belangrijke verantwoordelijkheid op in de dagelijkse werking van de webshop, de coördinatie van de interne drukkerij en staat mee in voor een vlotte logistieke organisatie van de verdeling van het studiemateriaal voor de meer dan 20.000 studenten.

Je combineert daarbij administratie met praktische organisatie en opvolging. Je volgt leveringen en voorraden op, houdt overzicht over bestellingen en helpt waar nodig ook praktisch mee bij de verdeling. Daarnaast onderhoud je contacten met collega's, studenten en externe leveranciers.

Binnen deze functie kan je ook breder ingezet worden in het coördineren of ondersteunen van verschillende administratieve en/of logistieke processen gekoppeld aan infrastructuur en facilities.

Jouw taken:

• Het beheren van de webshop en bijhorende software: bestellingen van studiemateriaal verwerken en opvolgen en gegevens actueel houden.
• Deelnemen aan de analyse, programmatie en verdere ontwikkeling van de webshop en meedenken over efficiëntere administratieve processen.
• Rapporten genereren vanuit de webshop over het leermateriaal en zorgen voor correcte registraties.
• Het aan te leveren leermateriaal screenen en plannen, en de tijdige beschikbaarheid ervan bewaken.
• Het afhandeling en levering van leermateriaal door externe drukkers organiseren en opvolgen.
• Het stockbeheer organiseren en voorraden bewaken.
• Het drukwerk voor examens, klasdrukwerk en intern drukwerk voor medewerkers organiseren vanuit de drukkerij in Kortrijk.
• De verdeling van het studiemateriaal voor studenten organiseren en afstemmen op de verschillende campussen, waar nodig praktisch meehelpen. Zo ook het installeren van een fysiek webshop-afhaalpunt.
• Aanspreekpunt zijn voor studenten, collega's en externe leveranciers rond cursussen en drukwerk, en instaan voor de nazorg van bestellingen (terugbetalingen, foutieve bestellingen, ontbrekend studiemateriaal).