Administratief Medewerker

Compagnie Cordial; Gent; On-site; EUR 10,000 - 17,000; Part time

Job summary

Compagnie Cordial in Gent zoekt een deeltijdse administratieve collega om de vlotte werking van administratie, financiën, HR-administratie en kantoorbeheer te verzekeren. Je werkt nauw samen met de zakelijk coördinator en de algemeen coördinator en ondersteunt het team.

Je werkt circa 19 uur per week, met flexibiliteit in uren en dagen, en kan combineren met een andere job. Je bewaakt tijdige en correcte processen en draagt bij aan een nette, GDPR-conforme werkomgeving.

Qualifications

• Administratieve taken opvangen en data kwaliteit bewaken.
• GDPR-conforme werkomgeving en bewaartermijnen naleven.
• Flexibele deeltijdse uren (~19u/week) mogelijk.

Responsibilities

• Behandelen van administratie, financiën, HR-administratie en kantoorbeheer.
• Facturatie mailbox beheren, rapporten uit CRM genereren.
• Overleggen met zakelijk en algemeen coördinator en ondersteuning van het team.
• Inkomende documenten organiseren, GDPR en toegangsrechten bewaken.

Tools

Canva

Job description

Voor onze hoofdzetel (Gent) zijn we op zoek naar een deeltijdse administratieve collega. We zijn flexibel in het aantal uren (circa 19u per week), aantal gewerkte dagen, de combinatie met een andere job, statuut (werknemer, flexijob, freelance).

Wat houdt de functie in?

Je zorgt voor een vlotte en betrouwbare werking van de administratie, financiën, HR-administratie en kantoorbeheer van Compagnie Cordial. Je werkt nauw samen met de zakelijk coördinator en de algemeen coördinator en ondersteunt het team. Je bewaakt dat alles tijdig en correct verloopt.

Financiën

• Je betaalt facturen, onkosten en vergoedingen via online banking, maakt facturen op en boekt ze in, volgt openstaande betalingen op.
• Je bewaakt afspraken en deadlines rond betalingen en facturatie.
• Je ondersteunt bij het aanleveren van gegevens aan de externe boekhouder en voor subsidie afrekeningen.

Administratie

• Je maakt rapporten uit de CRM voor collega’s en partners en je bent mee verantwoordelijk voor de datakwaliteit. Je waakt over een GDPR-conforme werking (bewaartermijnen, toegangsrechten, ...).
• Je beheert de facturatie mailbox, volgt workshop inschrijvingen op en klasseert documenten op de drive.
• Je beheert agenda’s en vergaderingen (bestuur, teamdagen) en helpt sporadisch bij presentaties maken (Canva) en verslag maken.

HR

• Je zet maandelijks de gewerkte uren, ziekte en verlof klaar voor het sociaal secretariaat en verwerkt onkostennota’s.
• Je beheert de personeelsdossiers en het aanwezigheidsregister en bewaakt contractdata.
• Je ondersteunt administratief bij vacatures, selecties en opleidingen

Logistiek en kantoorbeheer

• Je plaatst bestellingen binnen het afgesproken budget en vraagt offertes op.
• Je houdt de inventaris van ICT- en activiteitenmateriaal bij, inclusief uitleen en stockage.
• Je ondersteunt logistiek bij teamdagen, vergaderingen en workshops.