Administratief Medewerk(st)er All-round

Transport Wybo; Poperinge; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Transport Wybo zoekt een administratief bediende ter ondersteuning van de dagelijkse werking, met aandacht voor accurate documentatie, datastructuur en klantgerichte service. Je werkt nauw samen met transportplanning en administratie, verwerkt documenten (facturen, rapporten), beheert data in interne systemen en onderhoudt correspondentie in Nederlands en Frans.

Vereiste ervaring: enkele jaren in een vergelijkbare functie, ervaring met Navitrans is een pluspunt; uitstekende MS Office-kennis is

Qualifications

• Enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie (office assistent, all-round bediende).
• Ervaring met ERP-toepassingen (Navitrans) is pluspunt.
• Goede MS Office kennis (Word, Excel).
• Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken met discretie en vertrouwelijkheid.
• Klantgerichte en professionele houding, zelfstandig én in team kunnen werken.
• Goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.
• Multitasker die kan omgaan met deadlines.

Responsabilités

• Je ondersteunt en voert algemene administratieve taken uit ter ondersteuning van de organisatie.
• Je volgt dossiers op van A tot Z en verzorgt mondelinge en schriftelijke communicatie hierover.
• Je werkt nauw samen met transportadministratie en planning bij het verwerken van administratieve documenten (brieven, facturen, rapporten, dossiers) en ondersteuning bij boekhouding of personeelsadministratie.
• Je verwerkt data, actualiseert gegevens, codeert en archiveert documenten (digitaal en/of fysiek).
• Je verzorgt algemene correspondentie, volgt Excel-sheets en voorbereidende rapporten op voor invoeren en controleren van gegevens in interne systemen.
• Je signaleert afwijkingen en ondersteunt bij het in kaart brengen van administratieve processen en ondersteunt collega’s.
• Je sorteert briefwisseling en communiceert met betrokken partijen.
• Ervaring: een paar jaar in soortgelijke functies.
• Ervaring met Navitrans is pluspunt, MS Office kennis noodzakelijk.
• Nauwkeurig en discreet werken is vereist.
• Klantgerichte en professionele houding, zowel zelfstandig als in team.

Connaissances

Klantgerichte communicatie

Multitasking

Discretie

Teamwork

Frans

Nederlands

Nauwkeurig werken

Outils

Navitrans ERP

MS Office

Description du poste

Doel van de functie

De administratief bediende ondersteunt de dagelijkse werking van de organisatie door het correct en efficiënt uitvoeren van administratieve en organisatorische taken. De functie draagt bij aan een vlotte interne werking en een professionele dienstverlening naar klanten en partners.

Taken en verantwoordelijkheden

• je werkt ter ondersteuning en uitvoering van algemene administratieve verantwoordelijkheden
• je volgt samen met uw collega's specifieke dossiers op van A tot Z en verzorgt de mondelinge en schriftelijke communicatie hierover
• je werkt nauwgezet samen met de transportadministratie en -planning voor het verwerken van administratieve documenten (brieven, facturen, rapporten, dossiers) en eventuele ondersteuning bij boekhoudkundige of personeelsadministratie
• je verwerkt de ingave van correcte data, de actualisatie van relevante gegevens, documenten coderen, klasseren en archiveren van documenten (digitaal en/of fysiek), briefwisselingen afpunten en controleren, …
• je verzorgt de algemene correspondentie, volgt relevante Excel-sheets en voorbereidende rapporten op voor het invoeren, controleren en up-to-date houden van gegevens in interne systemen
• je signaleert proactief eventuele afwijkingen en werkt mee aan het in kaart brengen van de administratieve processen en ondersteunt collega's en andere afdelingen bij administratieve taken
• je sorteert de briefwisseling en communiceert met de betrokken partijen
• een enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie (office assistent, all-round bediende)
• ervaring met ERP-toepassingen (Navitrans) is pluspunt, goede MS Office kennis (Word, Excel)
• nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken met discretie en vertrouwelijkheid
• klantgerichte en professionele houding, zelfstandig én in team kunnen werken
• goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• multitasker die kan omgaan met deadlines (polyvalent en flexibel)
• vlotte kennis van het Frans, kennis van het Nederlands en/of andere talen is een troef

Communicatie, Planning, ZEN, Correspondentie, SEN, OPA, Uitvoering, Administratie, Discretie, Archive, MS Office Suite, Frans, MS Excel, Nederlands