Administratief en financieel coördinator

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 36,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Bijkomende verlofdagen

Gratis pendelen met openbaar vervoer

Bedrijfsfiets

Job summary

KU Leuven zoekt een voltijdse administratief en financieel coördinator voor het CTO op campus Leuven. U beheert HR, financieel en administratief beheer en werkt zelfstandig onder aansturing van HR & Financiën en de expert financiën van de Faculteit Letteren.

Het CTO telt 25–30 medewerkers en draait met diverse externe projectmiddelen. U vervult een sleutelrol in de organisatie, bewaakt begrotingen en rapportering en onderhoudt contact met directeur en medewerkers.

Qualifications

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Ervaring met boekhouding en/of financieel beheer.
• Kennis van PC-toepassingen (Outlook, Word en Excel); SAP is een plus.
• Beheerst Nederlands en Engels zeer goed, mondeling en schriftelijk.
• Sterke organisatorische talenten, sociaal en zelfstandig kunnen werken.
• Discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Efficiënt, proactief en nauwkeurig, met respect voor deadlines.

Responsibilities

• Verwerking van de financiële verrichtingen binnen het CTO; aanmaak, opvolging en betaling van facturen; bestelbonnen aanmaken en opvolgen; kostenformulieren en reis- en uitgaven controleren.
• Budgetten van onderzoeksprojecten en kredieten proactief opvolgen; financiële rapportering opmaken; middelen effectief inzetten; voorstellen doen.
• Overzicht personeelsaanstellingen bewaken op kredieten en herfinancieringen opvolgen.
• Voorbereidend werk voor de opmaak van de jaarlijkse begroting van het CTO.
• Periodieke rapportage aan facultaire expert financiën.
• Aanstellingen, contractverlengingen en herfinancieringen opvolgen; dossiers tijdig en correct afhandelen.
• Advies geven over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen.
• Periodiek rapporteren aan diensthoofd HR & Financiën en aan de facultaire expert financiën over lopende aanstellingen.
• Ondersteunen directeur en team bij diverse administratieve taken (bv. gegevens aanleveren voor eindrapportering).
• Voorbereiding Bestuursraadvergaderingen en ledendag.
• Onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers verzorgen.
• Financiële en logistieke organisatie en interne communicatie van evenementen.
• Organisatie van interne events en maandagsessies ondersteunen.
• Logistieke bestellingen opvolgen.
• Ondersteuning bij interne en externe communicatie via website en verzending van communicatie naar contactpersonen.
• Maandelijkse teamoverleg bijwonen met andere administratief en financieel coördinatoren.
• Eerst contactpersoon voor KU Leuven ondersteunende diensten t.a.v. HR-dossierbeheer Aanstellingen, juridische dienst en LRD.

Skills

Boekhouding/financieel beheer

Outlook

Word

Excel

SAP

Nederlands (Dutch)

Engels (English)

Organisatietalent

Zelfstandig werken

discrete omgang

Education

Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring

Tools

Outlook

Word

Excel

SAP

Job description

Het Centrum voor Taal en Onderwijs (CTO) van de Faculteit Letteren (campus Leuven) zoekt een voltijdse administratief en financieel coördinator (adfico). De functie valt binnen het domein HR & Financiën. Je bent in deze functie verantwoordelijk voor het HR, financieel en administratief beheer van het CTO. Je werkt zelfstandig, maar wordt inhoudelijk aangestuurd en opgevolgd door het diensthoofd HR & Financiën en de expert financiën van de Faculteit Letteren. Je onderhoudt daarnaast nauw contact met de directeur, het coördinerend team en de individuele medewerkers van het CTO. En je treedt tevens op als eerste contactpersoon voor de administratieve afstemming met de centraal-ondersteunende diensten van KU Leuven.

Het CTO is een warme en collegiale werkomgeving met 25 tot 30 medewerkers die worden tewerkgesteld met vele verschillende extern verworven projectmiddelen. We zoeken een enthousiaste collega die nauwkeurig werkt, niet terugschrikt voor uitvoerend werk en sterk is in het opmaken en bewaken van financiële overzichten. De jobinhoud is zeer afwisselend. Je komt terecht in een omgeving waar nauw wordt samengewerkt, vele projecten naast en door elkaar lopen, en de collega’s nauw op elkaar en het werk betrokken zijn. Als adfico houd je de administratie van het CTO draaiende en vervul je zo een sleutelrol in de goede organisatie van het centrum.

Het CTO is een multidisciplinair valorisatie- en expertisecentrum rond taal, onderwijs en samenleving. De kernthema’s van het CTO zijn taalbeleid, taalverwerving, geletterdheid en evaluatie. De missie van het CTO zet in op taal als motor voor gelijke leerkansen, een leven lang. Vanuit die missie wordt maatschappelijk relevant onderzoek verricht, worden didactische materialen uitgewerkt en worden professionaliseringstrajecten voor leraren en onderwijsmedewerkers aangeboden.

Financieel Beheer

• Je staat in voor de verwerking van de financiële verrichtingen binnen het CTO en zorgt voor de aanmaak, opvolging en betaling van facturen, maakt bestelbonnen aan, plaatst bestellingen en volgt deze op. Je verwerkt beroepskosten via kostenformulieren, kredietkaarten en reiswijzers;
• Je volgt de budgetten van onderzoeksprojecten en individuele kredieten proactief op, je stelt de nodige financiële rapportering op, je zoekt mee naar mogelijkheden om middelen zo effectief mogelijk in te zetten en stelt concrete aanpassingen voor;
• Je bewaakt het overzicht van de personeelsaanstellingen op de vele verschillende kredieten van het CTO en volgt eventuele herfinancieringen op;
• Je doet het voorbereidende werk voor de opmaak van de jaarlijkse begroting van het CTO;
• Je rapporteert op regelmatige basis aan de facultaire expert financiën die jou mee ondersteunt waar nodig.

Hr

• Je volgt de aanstellingen, contractverlengingen en herfinancieringen van de medewerkers van het CTO op en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling van deze dossiers;
• Je geeft advies over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen;
• Je rapporteert op regelmatige basis aan het facultaire diensthoofd HR & Financiën en de facultaire expert financiën over de lopende en nieuwe personeelsaanstellingen aan het CTO.

Algemene Administratieve En Logistieke Ondersteuning

• Je ondersteunt de directeur en het coördinerend team van het CTO bij diverse administratieve taken die betrekking hebben op de lopende projecten (bv. aanleveren gegevens voor eindrapportering);
• Je ondersteunt de directeur en het coördinerend team bij de voorbereiding van de Bestuursraadvergaderingen en de jaarlijkse ledendag;
• Je verzorgt het onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers;
• Je staat in voor de financiële en logistieke organisatie en de interne communicatie van evenementen en congressen;
• Je ondersteunt de praktische organisatie van interne events zoals de jaarlijkse denkdagen en maandagsessies;
• Je volgt de logistieke bestellingen voor het CTO op.

Daarnaast

• Bied je mee ondersteuning bij de interne en externe communicatie van het CTO, bijvoorbeeld door inhoudelijke aanpassingen op de website op te volgen of mee in te sturen voor de verzending van communicatie naar de contactpersonen van het CTO.
• Werk je zelfstandig maar neem je deel aan het maandelijkse teamoverleg met de andere administratief en financieel coördinatoren van de faculteit Letteren.
• Treed je op als eerste contactpersoon voor de ondersteunende diensten van KU Leuven, zoals de dienst HR-dossierbeheer Aanstellingen, de juridische dienst, KU Leuven Research & Development (LRD).

Profiel

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Je hebt ervaring met boekhouding en/of financieel beheer.
• Je bent vertrouwd met de courante PC-toepassingen (Outlook, Word en Excel), kennis van SAP is een pluspunt.
• Je beheerst het Nederlands en het Engels zeer goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je zorgt ervoor dat je door opleiding en teamoverleg specialist bent en blijft in je job.
• Je bent een organisatietalent, je bent vlot in de omgang en kan zelfstandig werken.
• Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt efficiënt, proactief en zeer nauwkeurig, met respect van deadlines.

Aanbod

We beogen een voltijdse aanstelling met een contract van bepaalde duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde duur mits een positieve evaluatie. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.

Een universitaire context staat garant voor een innovatieve omgeving waar state-of-the art onderzoek wordt verricht en waar wordt gewerkt met verschillende contracttypes en soms complexe loopbaantrajecten. Via deze uitdagende job draag je bij aan onderwijs en onderzoek met een impact op de samenleving. Je komt terecht in een warm team met een diversiteit aan expertises, waarin we veel belang hechten aan eigenaarschap, samenwerking, overleg, inspraak en collegialiteit. Ben je nieuw in de functie, dan zorgen wij voor een passend opleidingstraject en helpen we jou ‘on the job’ jouw nieuwe takenpakket onder de knie te krijgen.

In onze werkomgeving hechten we veel belang aan ruimte voor initiatief en engagement, kansen om opleidingen te volgen, en een gezonde work-life balans (o.a. via telewerk).

Aan KU Leuven geniet je extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer en een bedrijfsfiets.

Interesse?

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Veerle Hompes, mail: [e-mail]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Kim Lamproye, mail: [e-mail], of via [phone].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .