Administratief Coördinator /X) (H/F/X)

ANTWERPS TECHNOLOGIECENTRUM PLUS; Antwerpen; Remote; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

ANTWERPS TECHNOLOGIECENTRUM PLUS zoekt een administratief ondersteunende medewerker voor ontvangst, opleidingadministratie en planning. Je luistert naar vragen, coördineert A tot Z-opleidingsprocessen en bewaakt de planning van lokalen, leveranciers en didactisch materiaal.

Je bewaakt klantentevredenheid en subsidies, ondersteunt facturatie en verslaggeving en helpt bij communicatie en relatiebeheer met bedrijven en lesgevers.

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, cursisten en lesgevers.
• Je coördineert en verzorgt de administratie van opleidingen van A tot Z.
• Je plant lokalen en stemt afspraken af met lesgevers, collega’s en leveranciers.
• Je volgt klanttevredenheid, opleidingssubsidies en Vlaams opleidingsverlof op.
• Je ondersteunt facturatie en boekhouding, inclusief factuurverwerking en opvolging van betalingen.
• Je voert administratieve taken uit voor het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering.
• Je assisteert bij communicatie zoals nieuwsbrieven, websiteberichten en sociale media.
• Je helpt bij het uitbouwen van een kwaliteitsvol klantenbestand en onderhoudt relaties.
• Je neemt deel aan projecten en doet voorstellen tot optimalisaties.
• Samenwerking met de administratief coördinator in Limburg, met hoofdzakelijk remote samenwerking en af en toe meetings in Limburg en Berchem.

Job description

Wat ga je doen?

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers, cursisten en lesgevers. Je ontvangt hen professioneel, luistert naar hun vragen en helpt hen op weg.
• Je coördineert en verzorgt de administratie van opleidingen van A tot Z.
• Je plant lokalen, stemt praktische afspraken af met lesgevers, de collega’s van mtech Antwerpen en leveranciers. Je organiseert onder meer catering, cursusteksten, zaalopstellingen en de verplaatsing van didactisch materiaal.
• Je volgt klantentevredenheid, opleidingssubsidies en Vlaams opleidingsverlof op. Je houdt relevante wijzigingen in de regelgeving bij, waakt over beslissingen van nieuwe opleidingen om tijdig aanvragen voor Vlaams Opleidingsverlof in te dienen en verstrekt hierover advies.
• Je ondersteunt de facturatie en boekhouding, waaronder het verwerken van facturen en het opvolgen van openstaande betalingen.
• Je voert administratieve taken uit voor het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering (zoals opmaak rapporten, overzichtslijsten en dossiers).
• Je assisteert bij communicatie, zoals nieuwsbrieven, websiteberichten en sociale media.
• Je helpt bij het uitbouwen van een kwaliteitsvol klantenbestand en onderhoudt duurzame relaties met bedrijven, lesgevers en andere partners.
• Je kan projecten trekken in een snel veranderende context, doet proactief voorstellen in het kader van optimalisaties binnen de organisatie.
• Je werk nauw samen met de administratief coördinator in Limburg zodat jullie op termijn elkaars back-up kunnen zijn. Deze samenwerking verloopt hoofdzakelijk op afstand. Enkele keren per jaar vinden overlegmomenten plaats in Limburg en Berchem.