Administratief & Financieel Coördinator – Voltijd, Telewerk

KU Leuven

Vlaams-Brabant

On-site

EUR 36,000 - 50,000

Full time

14 days+

A complete application in a minute

Tailored resume and cover letter, ready to send.

Get past ATS filters

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Bijkomende verlofdagen

Gratis pendelen met openbaar vervoer

Bedrijfsfiets

Job summary

KU Leuven zoekt een voltijdse administratief en financieel coördinator voor het CTO op campus Leuven. U beheert HR, financieel en administratief beheer en werkt zelfstandig onder aansturing van HR & Financiën en de expert financiën van de Faculteit Letteren.

Het CTO telt 25–30 medewerkers en draait met diverse externe projectmiddelen. U vervult een sleutelrol in de organisatie, bewaakt begrotingen en rapportering en onderhoudt contact met directeur en medewerkers.

Qualifications

Bachelor diploma of gelijkwaardig door relevante werkervaring.
Ervaring met boekhouding en/of financieel beheer.
Kennis van PC-toepassingen (Outlook, Word en Excel); SAP is een plus.
Beheerst Nederlands en Engels zeer goed, mondeling en schriftelijk.
Sterke organisatorische talenten, sociaal en zelfstandig kunnen werken.
Discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
Efficiënt, proactief en nauwkeurig, met respect voor deadlines.

Responsibilities

Verwerking van de financiële verrichtingen binnen het CTO; aanmaak, opvolging en betaling van facturen; bestelbonnen aanmaken en opvolgen; kostenformulieren en reis- en uitgaven controleren.
Budgetten van onderzoeksprojecten en kredieten proactief opvolgen; financiële rapportering opmaken; middelen effectief inzetten; voorstellen doen.
Overzicht personeelsaanstellingen bewaken op kredieten en herfinancieringen opvolgen.
Voorbereidend werk voor de opmaak van de jaarlijkse begroting van het CTO.
Periodieke rapportage aan facultaire expert financiën.
Aanstellingen, contractverlengingen en herfinancieringen opvolgen; dossiers tijdig en correct afhandelen.
Advies geven over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen.
Periodiek rapporteren aan diensthoofd HR & Financiën en aan de facultaire expert financiën over lopende aanstellingen.
Ondersteunen directeur en team bij diverse administratieve taken (bv. gegevens aanleveren voor eindrapportering).
Voorbereiding Bestuursraadvergaderingen en ledendag.
Onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers verzorgen.
Financiële en logistieke organisatie en interne communicatie van evenementen.
Organisatie van interne events en maandagsessies ondersteunen.
Logistieke bestellingen opvolgen.
Ondersteuning bij interne en externe communicatie via website en verzending van communicatie naar contactpersonen.
Maandelijkse teamoverleg bijwonen met andere administratief en financieel coördinatoren.
Eerst contactpersoon voor KU Leuven ondersteunende diensten t.a.v. HR-dossierbeheer Aanstellingen, juridische dienst en LRD.