Administratief bediende / onthaalmedewerker

Baronie van Boelare vzw; Geraardsbergen; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Baronie van Boelare vzw is op zoek naar een administratief medewerker die ook instaat voor het onthaal. Je vormt de kern tussen bewoners en externe contacten en zorgt voor een warme, professionele eerste indruk.

Je combineert een gevarieerd takenpakket met correcte dossieropvolging en ondersteuning bij loonadministratie, waardoor de dagelijkse werking vlot en georganiseerd verloopt. Je werkt nauw samen met diverse diensten binnen onze zorgorganisatie.

Qualifications

• Verzorgt dagelijks onthaal en communicatie met bewoners, familie en externen.
• Beheer van administratieve dossiers en documenten.
• Zorg voor tijdige en correcte opvolging van administratieve taken en loonadministratie ondersteuning.

Responsibilities

• Verwelkom bewoners, familie en bezoekers aan de balie.
• Beantwoord telefoons en e-mails en verwijs correct door.
• Beheer administratieve dossiers van bewoners en opvolging van documenten en attesten.
• Ondersteun loonadministratie in samenwerken met sociaal secretariaat.

Skills

Onthaal

Administratief

Telefonische communicatie

Documentbeheer

Office software

Tools

Microsoft Office

Job description

De Zorggroep Baronie van Boelare is een kleinschalige en warme zorgorganisatie waar kwalitatieve zorg, persoonlijke aandacht en menselijkheid centraal staan. Om ons team te versterken, zijn wij op zoek naar een administratief medewerker die ook instaat voor het onthaal.

Als administratief medewerker ben je een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Je combineert een gevarieerd administratief takenpakket met een warm en professioneel onthaal. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor bewoners, familieleden, bezoekers en externe partners en zorgt er mee voor dat de dagelijkse werking vlot en georganiseerd verloopt.

Je werkt nauw samen met de verschillende diensten binnen onze organisatie en zorgt voor een correcte, tijdige en zorgvuldige administratieve opvolging.

Je takenpakket

Onthaal en communicatie

• Je verzorgt het dagelijks onthaal van bewoners, familieleden, bezoekers en externe partners.
• Je beantwoordt telefoons en e-mails en zorgt voor een correcte doorverwijzing.
• Je bent een vriendelijk en professioneel aanspreekpunt en draagt mee bij aan een warme sfeer binnen onze organisatie.
• Je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie.
• Je ondersteunt bewoners en familieleden bij praktische en administratieve vragen.

Administratie bewoners

• Je beheert en actualiseert de administratieve dossiers van onze bewoners.
• Je zorgt voor een correcte verwerking en opvolging van documenten, gegevens en attesten.
• Je verzorgt de administratieve formaliteiten bij opname, verblijf en vertrek van bewoners.
• Je staat mee in voor de administratieve verwerking en opvolging van de bewonersfacturatie.

Algemene administratie en organisatie

• Je ondersteunt bij agendabeheer en diverse organisatorische taken.
• Je verwerkt en controleert administratieve gegevens en documenten.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen en overlegmomenten.
• Je zorgt mee voor een overzichtelijke administratie en een goede documentopvolging.
• Je springt flexibel bij waar nodig en neemt verschillende administratieve taken op binnen de organisatie.

Personeelsadministratie

• Je beheert en volgt personeelsdossiers administratief op.
• Je verwerkt arbeidsovereenkomsten, attesten en andere sociale documenten.
• Je volgt afwezigheden zoals ziekte, verlof en tijdskrediet administratief op.
• Je biedt ondersteuning bij de loonadministratie in samenwerking met het sociaal secretariaat.
• Je ondersteunt bij de administratieve voorbereiding van aanwerving en onboarding van nieuwe medewerkers.