Administratief Assistent (M/V/X)

Jobat; Ukkel; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

BinHôme in Brussel zoekt een administratief assistent voor het Verhuur- en Sociaal Beheer team. U beheert inkomende en uitgaande correspondentie, registreert in het CRM en ondersteunt huurdossiers en sociale dossiers.

Daarnaast verzorgt u de digitale en fysieke archivering, beheert u agenda’s en ondersteunt u de directie bij vergaderingen en externe contacten. Samen met het conciërgeteam zorgt u voor een vlot administratief verloop.

Qualifications

• Administratieve taken voor drie diensten van de afdeling (Verhuur, Sociale Diensten, Nabijheidsdienst).
• Voorbereiding van brieven en invoeren van gegevens in CRM.
• Beheer van agenda's en samenwerking met externe contacten.

Responsabilités

• Registratie en klassering van inkomende en uitgaande correspondentie in het CRM.
• Administratieve ondersteuning bij sociale dossiers en huurdossiers: brieven, uitnodigingen, afspraken en opvolging van gegevens.
• Archivering van documenten zowel digitaal als fysiek.
• Beheer van de agenda’s van de afdeling en van de directrice: vergaderingen plannen en afspraken vastleggen.
• Opvolging van dossiers die aan beslissingsorganen worden voorgelegd en naleving van termijnen.

Description du poste

Jobomschrijving

BinHôme is een Openbare dienstverlenende Vastgoedmaatschappij (OVM) die een patrimonium van 2.500 sociale woningen beheert, verspreid over de gemeenten Ukkel en Elsene.

Onze missie is om kansarme mensen een gestructureerde leefomgeving te bieden door hen onder andere fatsoenlijke huisvesting ter beschikking te stellen.

De waarden die ten grondslag liggen aan ons werk zijn integriteit, efficiëntie, openheid, solidariteit en rechtvaardigheid.

Wilt u meewerken aan het beheer van een onderneming met een sociale dimensie? Wilt u kiezen voor de integratie van meer menselijke waarden in de samenleving?

De afdeling Verhuur- en Sociaal Beheer staat in voor de opvolging van de dossiers van kandidaat-huurders, de toewijzing van woningen, de opvolging van huurdossiers en de sociale begeleiding van huurders. Samen met het team van gebouwconciërges zorgt de afdeling eveneens voor het onderhoud van de gebouwen en de naleving van het huishoudelijk reglement (ROI). De afdeling werkt samen met de andere diensten van BinHôme en met externe sociale en institutionele partners.

Onder het gezag van de directrice van de afdeling staat u als administratief assistent.e in voor de administratieve taken van de drie diensten van de afdeling (Verhuurdienst, Sociale Dienst en Nabijheidsdienst), evenals voor de administratieve ondersteuning van de directie van de afdeling.

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN (NIET-UITPUTTENDE LIJST)

• Instaan voor het administratief beheer van alle inkomende en uitgaande correspondentie van de afdeling: registratie, klassering in het CRM, opmaak en verzending van brieven (mailings, organisatie van de verspreiding enz.), opvolging van antwoorden en herinneringen, enz.
• Administratieve ondersteuning bieden bij sociale dossiers en huurdossiers: voorbereiding van brieven, uitnodigingen, afspraken vastleggen, invoeren en bijwerken van gegevens in het CRM, klassering en administratieve opvolging van de dossiers.
• Instaan voor de administratieve opvolging van de partnerschappen en overeenkomsten van de afdeling, evenals voor de voorbereiding van de documenten die nodig zijn voor de samenwerking met institutionele partners.
• Instaan voor de digitale en fysieke archivering van originele documenten.
• Instaan voor het beheer van de agenda’s van de afdeling, voor de drie diensten en de directrice van de afdeling: vergaderingen organiseren, afspraken met externe contacten vastleggen en zorgen voor een goede praktische organisatie van de vergaderingen.
• Instaan voor de administratieve opvolging van dossiers die worden voorgelegd aan de beslissingsorganen (directiecomité, beheerscomité en raad van bestuur): naleving van de termijnen en opvolging van de genomen beslissingen.