Teamassistent/in

HERR UND FRAU KLEIN GmbH; Wien; On-site; EUR 27,000 - 35,000; Full time

Job summary

HERR UND FRAU KLEIN GmbH in Wien sucht eine selbstsichere, gut organisierte Teamassistenz für HR, vorbereitende Buchhaltung und Office Management. Die Position ist 30 Wochenstunden bis Vollzeit und Eintritt ab sofort.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung und dem Team zusammen, erstellen Dienstpläne, verwalten Abwesenheiten, koordinieren Termine und unterstützen bei der Buchhaltungsvorbereitung. Ihre Deutschkenntnisse sind exzellent, Englischkenntnisse konversationssicher, und MS 365 gehört

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung in mindestens zwei der drei Bereiche HR-Organisation, vorbereitende Buchhaltung und Office Management.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel und Word.
• Idealerweise Erfahrung mit Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse auf Konversationsniveau.

Responsibilities

• Erstellung und laufende Pflege der Dienstpläne.
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.
• Kontrolle und Verwaltung der Arbeitszeitaufzeichnungen.
• Vorbereitung personalrelevanter Unterlagen.
• Zusammenarbeit mit der externen Lohnverrechnung.
• Prüfung, Zuordnung und strukturierte Ablage von Rechnungen und Belegen.
• Vorbereitung der Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung.
• Nachverfolgung offener Unterlagen und Fristen.
• Abstimmung mit Lieferanten und internen Ansprechpartnern.
• Organisation des laufenden Büroalltags; Koordination von Terminen, Dienstleistern und Bestellungen.
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz; Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams.

Skills

MS 365

Outlook

Excel

Word

Tools

ERP-Systeme

Job description

Teamassistenz – HR, vorbereitende Buchhaltung & Office Management (m/w/d)

30 Wochenstunden bis Vollzeit · Wien · Eintritt ab sofort

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine selbstsichere, gut organisierte und stressresistente Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick behält und gerne mit unterschiedlichen Menschen und Aufgaben arbeitet.

Deine Aufgaben

• Erstellung und laufende Pflege der Dienstpläne
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Kontrolle und Verwaltung der Arbeitszeitaufzeichnungen
• Vorbereitung personalrelevanter Unterlagen
• Zusammenarbeit mit der externen Lohnverrechnung

Vorbereitende Buchhaltung

• Prüfung, Zuordnung und strukturierte Ablage von Rechnungen und Belegen
• Vorbereitung der Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung
• Nachverfolgung offener Unterlagen und Fristen
• Abstimmung mit Lieferanten und internen Ansprechpartner:innen
• Organisation des laufenden Büroalltags
• Koordination von Terminen, Dienstleistern und Bestellungen
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei organisatorischen Aufgaben

Das bringst du mit

• Mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung in mindestens zwei der drei Bereiche HR-Organisation, vorbereitende Buchhaltung und Office Management
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel und Word
• Idealerweise Erfahrung mit Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse mindestens auf Konversationsniveau
• Selbstsicheres und freundliches Auftreten
• Strukturierte, verlässliche und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Stressresistenz: Auch in arbeitsintensiven Situationen bleibst du ruhig, freundlich und lösungsorientiert und behältst den Überblick
• Freude daran, Abläufe zu verbessern und Verantwortung zu übernehmen

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche Position mit 30 Wochenstunden bis Vollzeit
• Eintritt ab sofort
• Einen vielseitigen Verantwortungsbereich mit engem Kontakt zu Team und Geschäftsführung
• Je nach Erfahrung und Qualifikation besteht ausdrücklich die Bereitschaft zur Überzahlung