Assistenz in der Geschäftsführung (m/w/d)

ISG Personalmanagement GmbH; Wien; Hybrid; EUR 31,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

Homeoffice möglich

Corporate Benefits

Job summary

Siemens Personaldienstleistungen GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Wien. Sie koordinieren Termine, Reisen und bearbeiten vertrauliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch, unterstützen Besprechungen und sorgen für eine reibungslose Administration.

Es erwartet Sie eine unbefristete Anstellung in einem internationalen Umfeld. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Option runden das Profil ab. Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung sind gewünscht.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen (z. B. HAK/HLW/HAS oder kaufmännische Lehre).
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungs- bzw. korrespondenzsichere Englischkenntnisse.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook/Word/Excel/PowerPoint) und selbstständige Termin- und Reiseorganisation.

Responsibilities

• Termin- und Reiseorganisation für die Geschäftsführung inkl. Dienstreisenplanung.
• Vollständige Reisekostenabrechnung zeitnah erstellen.
• Unterschriftenmanagement, Vorgänge verfolgen und Ablage sicherstellen.
• Vertrauliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch bearbeiten und externen/internen Ansprechpartnern kommunizieren.
• Unterlagen vorbereiten, Besprechungen unterstützen und organisatorische Maßnahmen nachhalten.

Skills

Terminplanung

Reiseorganisation

Vertrauliche Korrespondenz

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Diskretion

Selbstständige Organisation

Education

kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/HAS oder Lehre)

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Assistenz in der Geschäftsführung (m/w/d)

Unser Auftraggeber ist ein international agierendes Industrieunternehmen, welches sich mit mehr als 100 Jahren Erfahrung zu einem erfolgreichen und anerkannten Anbieter von kundInnenspezifischen und umfassenden Lösungen für eine nachhaltigere, grünere Zukunft entwickelt hat. Stetige Innovation und ein hoher Qualitätsanspruch sind weitere Kennzeichen der positiven, teamorientierten Unternehmenskultur.Für die Zentrale im südlichen Wien suchen wir Sie - eine engagierte, zuverlässige, loyale Person als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Termin- und Reiseorganisation: Sie koordinieren Termine und Besprechungen für die Geschäftsführung und planen sowie buchen Dienstreisen vorausschauend und zuverlässig.
• Reisekostenabrechnung: Sie übernehmen die vollständige und zeitnahe Reisekostenabrechnung.
• Unterschriftenmanagement: Sie koordinieren die Einholung von Unterschriften, behalten offene Vorgänge im Blick und sorgen für eine nachvollziehbare Ablage.
• Kommunikation: Sie bearbeiten vertrauliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und kommunizieren professionell mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Besprechungsunterstützung: Sie bereiten Unterlagen und Besprechungen vor und verfolgen organisatorische Aufgaben sowie vereinbarte Maßnahmen nach.

Ihre Vorteile

• Vielseitigkeit: Freuen Sie sich auf ein vielseitiges Aufgabengebiet mit spannenden Herausforderungen in einem internationalen Umfeld.
• Unbefristeter Vertrag: Wir geben Ihnen Sicherheit: Vom ersten Tag an starten Sie mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nach Absprache mit Ihrer Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Freuen Sie sich auf ein vielseitiges Aufgabengebiet mit spannenden Herausforderungen.
• Corporate Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Mitarbeitendenrabatten über unser Corporate-Benefits-Programm.
• Vergütung: Ab € 3.100,-- brutto pro Monat bei 30 Wochenstunden (Kollektivvertrag Metallgewerbe)
• Sie sind bereit, bei 30 Wochenstunden grundsätzlich an fünf Arbeitstagen und mindestens vier Tagen pro Woche am Standort Wien zu arbeiten.
• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, beispielsweise HAK, HLW, HAS oder eine kaufmännische Lehre.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungs- beziehungsweise korrespondenzsichere Englischkenntnisse.
• Sie gehen sicher mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint um.
• Sie organisieren Termine, Reisen und Prioritäten selbstständig und vorausschauend und überzeugen durch Zuverlässigkeit, Diskretion und Flexibilität.

Ihre Aufgaben

• Termin- und Reiseorganisation: Sie koordinieren Termine und Besprechungen für die Geschäftsführung und planen sowie buchen Dienstreisen vorausschauend und zuverlässig.
• Reisekostenabrechnung: Sie übernehmen die vollständige und zeitnahe Reisekostenabrechnung.
• Unterschriftenmanagement: Sie koordinieren die Einholung von Unterschriften, behalten offene Vorgänge im Blick und sorgen für eine nachvollziehbare Ablage.
• Kommunikation: Sie bearbeiten vertrauliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und kommunizieren professionell mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Besprechungsunterstützung: Sie bereiten Unterlagen und Besprechungen vor und verfolgen organisatorische Aufgaben sowie vereinbarte Maßnahmen nach.

Ihre Vorteile

• Vielseitigkeit: Freuen Sie sich auf ein vielseitiges Aufgabengebiet mit spannenden Herausforderungen in einem internationalen Umfeld.
• Unbefristeter Vertrag: Wir geben Ihnen Sicherheit: Vom ersten Tag an starten Sie mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nach Absprache mit Ihrer Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Freuen Sie sich auf ein vielseitiges Aufgabengebiet mit spannenden Herausforderungen.
• Corporate Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Mitarbeitendenrabatten über unser Corporate-Benefits-Programm.
• Vergütung: Ab € 3.100,-- brutto pro Monat bei 30 Wochenstunden (Kollektivvertrag Metallgewerbe)

Ihre Qualifikationen

• Sie sind bereit, bei 30 Wochenstunden grundsätzlich an fünf Arbeitstagen und mindestens vier Tagen pro Woche am Standort Wien zu arbeiten.
• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, beispielsweise HAK, HLW, HAS oder eine kaufmännische Lehre.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungs- beziehungsweise korrespondenzsichere Englischkenntnisse.
• Sie gehen sicher mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint um.
• Sie organisieren Termine, Reisen und Prioritäten selbstständig und vorausschauend und überzeugen durch Zuverlässigkeit, Diskretion und Flexibilität.

Assistent:in der Geschäftsführung

Wien, Siemens Personaldienstleistungen GmbH