Senior Executive Assistant to the Founders (m/w/d)

globe personal services; Wien; Hybrid; EUR 72,000 - 88,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice nach Abstimmung

Job summary

globe personal services sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) in Wien zur direkten Unterstützung von zwei Gründern auf hohem professionellem Niveau. Sie arbeiten als zentrale Vertrauensperson und übernehmen eigenständig Organisations- und Prioritätenschnittstellen im dynamischen Umfeld.

Sie steuern Kalender, Reisen, E-Mails und Meetings, strukturieren Aufgaben und bereiten Entscheidungen vor. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind unabdingbar; Homeoffice ist mit individueller

Qualifications

• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Prioritätengefühl.

Responsibilities

• Professionelle Unterstützung der beiden Founder in organisatorischen Belangen.

Skills

Organisationstärke

Diskretion

Prioritätensteuerung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Selbstständigkeit

Verlässlichkeit

Job description

Wien | Vollzeit | ab EUR 80.000 brutto/Jahr

Für unseren Kunden, ein international ausgerichtetes AI-Technologieunternehmen mit Sitz in Wien, suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d), die zwei Founder in ihrem operativen Alltag auf hohem professionellem Niveau unterstützt und als zentrale organisatorische Vertrauensperson agiert.

Die Position richtet sich an Persönlichkeiten, die ausgeprägte Organisationsstärke mit Souveränität, Diskretion und einem sehr sicheren Gespür für Prioritäten verbinden. Gesucht wird jemand, der auch in dynamischen und anspruchsvollen Situationen strukturiert, vorausschauend und lösungsorientiert arbeitet und es versteht, komplexe Themen zu ordnen, Entscheidungsprozesse vorzubereiten und den beiden Foundern gezielt den Rücken freizuhalten.

Unser Kunde entwickelt innovative Softwarelösungen und offene Technologien im Bereich künstlicher Intelligenz. Das Umfeld ist international, technologiegetrieben und von flachen Hierarchien, direkter Kommunikation sowie einem hohen Maß an Eigenverantwortung geprägt. Das Wiener Team ist bewusst kompakt aufgestellt und arbeitet eng, pragmatisch und mit kurzen Entscheidungswegen zusammen.

Ihre Aufgaben

• Professionelle Unterstützung der beiden Founder in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Eigenständige Steuerung und Priorisierung von Kalendern, Meetings, Reisen und laufenden Themen
• Strukturierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Follow-ups
• Unterstützung im E-Mail-Management mit eigenständiger Einschätzung von Relevanz, Dringlichkeit und Priorität
• Vorbereitung und Koordination interner und externer Meetings
• Professionelle Kommunikation mit internationalen Kund, Geschäftspartner und weiteren Stakeholdern
• Organisation und Koordination des Wiener Office-Alltags
• Schnittstelle zu externen Dienstleister sowie Unterstützung bei ausgewählten administrativen Themen rund um die österreichische Gesellschaft
• Sicherstellung effizienter und verlässlicher Abläufe im Tagesgeschäft
• Nutzung moderner digitaler Tools und AI-Anwendungen zur Optimierung von Arbeits- und Organisationsprozessen
• Mehrjährige, idealerweise rund zehnjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Senior-Support-Funktion
• Fundierte Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, C-Level Executives oder Foundern
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise Erfahrung in einem englischsprachigen, britischen oder stark international geprägten Unternehmensumfeld
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern und Kund, insbesondere aus dem US-amerikanischen Raum, von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten, Dringlichkeiten und sensible Themen
• Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Souveräne, positive und verbindliche Kommunikation auch in intensiven oder zeitkritischen Situationen
• Pragmatismus, Hands-on-Mentalität und Freude daran, komplexe Abläufe zu strukturieren und Themen konsequent voranzutreiben
• Sehr gute digitale Kompetenz sowie ausgeprägte Offenheit gegenüber neuen Technologien und AI-basierten Arbeitsweisen

Das erwartet Sie

• Eine zentrale Vertrauensposition in unmittelbarer Zusammenarbeit mit zwei Foundern
• Ein internationales, anspruchsvolles und technologieorientiertes Arbeitsumfeld
• Ein kleines, hochqualifiziertes Team mit direkter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen
• Flache Hierarchien sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Die Möglichkeit, organisatorische Strukturen und Abläufe am Wiener Standort aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Eine moderne, wertschätzende Unternehmenskultur mit Fokus auf Zusammenarbeit, Offenheit, Neugier und gegenseitigen Respekt
• Ein attraktiver Arbeitsplatz im 9. Wiener Bezirk
• Homeoffice nach individueller Abstimmung, grundsätzlich bis zu einem Tag pro Woche
• Eine langfristig ausgerichtete Position mit hoher Sichtbarkeit und unmittelbarer Nähe zu zentralen unternehmerischen Themen
• Ein Jahresbruttogehalt ab EUR 80.000 mit Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Qualifikation und einschlägiger Erfahrung

Wenn Sie eine anspruchsvolle Executive-Assistant-Position in einem internationalen AI-Umfeld suchen und Ihre Stärke darin liegt, Struktur zu schaffen, Prioritäten sicher zu steuern und Führungspersönlichkeiten verlässlich und vorausschauend zu entlasten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.