Operations & AI Assistant

E&C, Industrial Solution GmbH; Wien; On-site; EUR 59,000 - 72,000; Full time

Job summary

E&C, Industrial Solution GmbH sucht eine Operations & AI Assistant-Position in Wien/Schwechat. Die Rolle entlastet den Executive Director, strukturiert den operativen Betrieb eigenständig und setzt KI-gestützte Abläufe im Standort-Alltag um.

Sie bringen mindestens 5 Jahre Erfahrung in Office Management/Operations mit, arbeiten eigenverantwortlich und nutzen KI-Tools regelmäßig. On-site, Vollzeit, Gehalt ab 65.000 EUR jährlich, Reporting direkt an den Executive Director.

Qualifications

• Mindestens 5 Jahre Office Management/Operations/technische Projektassistenz mit eigenständiger Arbeitsweise.
• Regelmäßiger Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag statt rein probing.
• Erfahrung in einem technischen Umfeld (Anlagenbau/Industrie/Engineering-Dienstleistung).

Responsibilities

• Büroorganisation und eigenständige Ablaufkoordination.
• Termin- und Aufgabensteuerung des Executive Director.
• Tägliches Briefing am Tagesrand – Fälligkeiten des Folgetages.
• Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen bis zur Erledigung.
• Unterstützung bei Angeboten und Kalkulationsunterlagen.
• Strukturierung von Projekt- und Organisationsdokumenten.
• Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Lieferanten.
• Aufbau und Pflege KI-gestützter Abläufe im Standort-Alltag.

Skills

Office Management

Outlook

Excel

Word

Tools

KI-Tools

Job description

Für jemanden, der Organisation, technisches Verständnis und KI-gestütztes Arbeiten als eine Kompetenz denkt -- nicht als drei getrennte Fähigkeiten.

KONTEXT
Ein etabliertes technisches Ingenieurbüro im Anlagenbau baut einen neuen Engineering-Standort in Wien auf. Gesucht wird keine klassische Assistenz, die abarbeitet -- sondern eine Person, die den operativen Betrieb eigenständig strukturiert, den Executive Director spürbar entlastet und mit KI-Tools schneller ist als drei Leute per Hand.

Operations & AI Assistant (m/w/d)

Wien · Schwechat | Vollzeit | Ab sofort | Direktreporting Executive Director

AUFGABEN

• Büroorganisation und eigenständige Ablaufkoordination
• Termin- und Aufgabensteuerung des Executive Director
• Tägliches Briefing am Tagesrand -- was am Folgetag fällig ist
• Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen bis zur Erledigung
• Unterstützung bei Angeboten und Kalkulationsunterlagen
• Strukturierung von Projekt- und Organisationsdokumenten
• Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Lieferanten
• Aufbau und Pflege KI-gestützter Abläufe im Standort-Alltag

IHR PROFIL -- OHNE DIESE PUNKTE IST EINE BEWERBUNG NICHT SINNVOLL

• Mindestens 5 Jahre Office Management, Operations oder technische Projektassistenz, davon eigenverantwortlich
• Nachweisbare Praxis mit KI-Tools im Arbeitsalltag -- nicht „schon mal ausprobiert", sondern regelmäßig im Einsatz
• Erfahrung in einem technischen Umfeld -- Anlagenbau, Industrie oder Engineering-Dienstleistung
• Outlook, Excel und Word sicher; Zahlen und Fachbegriffe sind kein Hindernis
• Klare, sachliche Kommunikation auf allen Ebenen; verlässlich, diskret, belastbar
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise. Die Stelle wird nicht angeleitet.

DAS UMFELD

• Aufbauphase -- Strukturen und Abläufe werden gemeinsam entwickelt
• Kein Großkonzern: direkter Einfluss, kurze Wege, Mitgestaltung von Tag eins
• Direktreporting an den Executive Director
• KI-Werkzeuge und aktuelle Hardware als Standard

Gehalt

Ab EUR 65.000 Jahresbrutto -- Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich vorgesehen

§ 9 Abs. 2 GlBG: Das tatsächliche Gehalt orientiert sich an Qualifikation und Erfahrung. Überzahlung ist ausdrücklich vorgesehen.

ARBEITSZEIT Vollzeit -- Teilzeit nur auf Anfrage
STANDORT Wien / Schwechat -- Concorde Business Park
ARBEITGEBER Technisches Ingenieurbüro (Anlagenbau) -- Name im persönlichen Gespräch

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 65.000 EUR jährlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstorte: Wien, Schwechat

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, IT, EDV

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: E&C, Industrial Solution GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 1 - 10 Mitarbeiter*innen

Standorte: Schwechat

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstorte

• Wien
• Schwechat

Erforderliche Kenntnisse

• KI-Tools
• Outlook
• Excel
• Word