Rezeptionist:in & Operations Assistant Teilzeit (m/w/d)

European Handball Federation; Wien; Vor Ort; EUR 15.000 - 18.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Zentrale in Wien sucht eine zuverlässige Front-Office-Unterstützung für 20 Stunden pro Woche. Zu Ihren Aufgaben gehören Rezeption, Empfang internationaler Gäste, Bearbeitung von Post und Anfragen sowie Koordination von Terminen und Reisen.

Der Arbeitsort ist Wien, Österreich, mit Startgehalt ab 1.500 € brutto pro Monat. Der Job erfordert Englisch und Deutsch in Wort und Schrift und Teamfähigkeit. Die Bezahlung erfolgt 14-mal jährlich.

Qualifikationen

• Frühschicht ab 08:00 beginnen können.
• Erfahrung im Front-Office oder administrativen Bereich.
• Gute Kenntnisse in Outlook, Word, Excel.

Aufgaben

• Öffnung der Rezeption um 08:00 Uhr, Empfang internationaler Gäste sowie Betreuung von Telefon- und E-Mail-Anfragen.
• Sicherstellung eines gepflegten Empfangsbereichs.
• Übergabe an die Nachmittagsrezeption zwischen 12:00 und 13:00 Uhr inklusive Abstimmung zu Terminen, Post und Gästeankünften.
• Bearbeitung von ein- und ausgehender Post, Paketen und eingeschriebenen Sendungen.
• Erfassung eingehender Rechnungen sowie Unterstützung bei einfachen Rechnungsaufgaben.
• Bestellung von Büromaterial, Getränken und sonstigen Verbrauchsgütern.
• Koordination von externem Catering für Meetings sowie Betreuung der Getränkestationen.
• Abstimmung von lokalen und Flughafentransporten für Führungskräfte und Gäste.
• Unterstützung bei der Koordination von Ausrüstungstransporten innerhalb Europas, inklusive Zollanfragen

Kenntnisse

Zeitmanagement

Front-Desk Erfahrung

MS Office

Englisch Deutsch Kommunikation

Tools

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

Für den Standort Wien wird eine zuverlässige, organisierte und proaktive Person für die morgendliche Rezeption und administrative Aufgaben im Front-Office gesucht. Die Position ist bei einer Tochtergesellschaft der European Handball Federation angesiedelt, die für den Betrieb, das technische Management und die langfristige Instandhaltung der Zentrale des Handballverbands in Wien zuständig ist.

Deine Aufgaben

• Öffnung der Rezeption um 08:00 Uhr, Empfang internationaler Gäste sowie Betreuung von Telefon- und E-Mail-Anfragen
• Sicherstellung eines gepflegten Empfangsbereichs
• Übergabe an die Nachmittagsrezeption zwischen 12:00 und 13:00 Uhr inklusive Abstimmung zu Terminen, Post und Gästeankünften
• Bearbeitung von ein- und ausgehender Post, Paketen und eingeschriebenen Sendungen
• Erfassung eingehender Rechnungen sowie Unterstützung bei einfachen Rechnungsaufgaben
• Bestellung von Büromaterial, Getränken und sonstigen Verbrauchsgütern (z. b. über Merkur Direct, Office Direct)
• Koordination von externem Catering für Meetings sowie Betreuung der Getränkestationen in Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
• Abstimmung von lokalen und Flughafentransporten für Führungskräfte und Gäste mit den zuständigen internen Ansprechpersonen
• Unterstützung bei der Koordination von Ausrüstungstransporten innerhalb Europas, inklusive erster telefonischer und schriftlicher Zollanfragen

Dein Profil

• Ausgeprägtes Zeitmanagement, um pünktlich um 08:00 Uhr einsatzbereit zu sein
• Erfahrung im Front-Desk- oder administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Anwendungen (Outlook-Kalender, Word, Excel)
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, mündlich und schriftlich, im Umgang mit internationalen Partnern und lokalen Lieferanten
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Abteilungen

Arbeitszeit & Arbeitsort

• 20 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag von 08:00 bis 13:00 Uhr
• Arbeitsort: Wien, Österreich

Gehalt

Startgehalt ab € 1.500 brutto pro Monat auf Basis von 20 Wochenstunden, ausbezahlt 14-mal jährlich gemäß österreichischem Arbeitsrecht. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung verhandelbar.