Rezeptionist:in (Teilzeit, Vormittag)

European Handball Federation; Wien; Vor Ort; EUR 15.000 - 18.000; Teilzeit

Zusammenfassung

European Handball Federation sucht am Standort Wien eine zuverlässige, organisierte und proaktive Kraft für die Rezeption und administrative Unterstützung am Vormittag. Die Position ist bei EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI) angesiedelt, einer Tochtergesellschaft des Handballverbandes.

Zu den Aufgaben gehören der Empfang internationaler Gäste, Bearbeitung von Telefon- und E-Mail-Anfragen, Post- und Rechnungsbearbeitung sowie Unterstützung bei der Koordination von Meetings, Catering und

Qualifikationen

• Zeitmanagement und Zuverlässigkeit
• Erfahrung im Front-Desk- oder administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Anwendungen (Outlook, Word, Excel)
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, mündlich und schriftlich

Aufgaben

• Reception pünktlich ab 08:00 Uhr öffnen und internationale Gäste betreuen
• Übergabe an die Nachmittagsrezeption zwischen 12:00 und 13:00 Uhr
• Post und Pakete bearbeiten, einfache Rechnungsaufgaben unterstützen
• Büromaterial, Getränke und Verbrauchsmaterial bestellen
• externes Catering für Meetings koordinieren und Getränkestationen betreuen
• lokale Fahrten und Flughafentransporte für Führungskräfte organisieren
• Ausrüstungstransporte innerhalb Europas koordinieren und Zollanfragen unterstützen

Kenntnisse

Zeitmanagement

Front-Desk-Erfahrung

MS Office

Englisch

Deutsch

Teamfähigkeit

Tools

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

Für den Standort Wien wird eine zuverlässige, organisierte und proaktive Person für die Rezeption und administrative Unterstützung am Vormittag gesucht. Die Position ist bei EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI), einer Tochtergesellschaft der European Handball Federation, angesiedelt, die den Betrieb der Zentrale des Handballverbands in Wien verantwortet.

Deine Aufgaben

• Öffnung der Rezeption pünktlich um 08:00 Uhr, Empfang internationaler Gäste sowie Betreuung von Telefon- und E-Mail-Anfragen
• Übergabe an die Nachmittagsrezeption zwischen 12:00 und 13:00 Uhr inkl. Abstimmung zu Terminen, Post und Gästeankünften
• Bearbeitung von ein- und ausgehender Post sowie Paketsendungen und Einschreiben
• Erfassung eingehender Rechnungen, Unterstützung bei einfachen Rechnungsaufgaben sowie Bestellung von Büromaterial, Getränken und Verbrauchsmaterial (z. B. über Merkur direct, office direct)
• Koordination von externem Catering für Meetings sowie Betreuung der Getränkestationen in Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
• Mitwirkung bei der Organisation von lokalen Fahrten und Flughafentransporten für Führungskräfte und Gäste
• Unterstützung bei der Koordination von Ausrüstungstransporten innerhalb Europas, einschließlich erster telefonischer und schriftlicher Zollanfragen

Dein Profil

• Ausgeprägtes Zeitmanagement und Zuverlässigkeit zur Sicherstellung der Einsatzbereitschaft ab 08:00 Uhr
• Erfahrung im Front-Desk- oder administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Anwendungen (Outlook-Kalender, Word, Excel)
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, mündlich und schriftlich, im Umgang mit internationalen Ansprechpartner:innen und lokalen Lieferanten
• Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit spezialisierten internen Einheiten bei Catering und internationaler Logistik

Arbeitszeit & Arbeitsort

• 20 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, 08:00–13:00 Uhr
• Arbeitsort: Wien, Österreich

Gehalt

Startgehalt ab 1.500 € brutto pro Monat auf Basis von 20 Wochenstunden, 14 Mal jährlich ausbezahlt gemäß österreichischen arbeitsrechtlichen Standards. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung verhandelbar.