Rezeptionist

European Handball Federation; Österreich; Vor Ort; EUR 15.000 - 18.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Firmennotebook

Gute Anbindung

Verkehrsmittelzuschuss

Zusammenfassung

European Handball Federation in Wien sucht eine Teilzeit-Rezeptionistin und Operations Assistant für den Empfangsbereich und das Back-Office.

Sie arbeiten von 08:00 bis 13:00 Uhr, Montag bis Freitag, in Wien. Die Stelle umfasst Sekretariatsaufgaben, Telefon- und E-Mail-Bearbeitung sowie Koordination von Meetings, Catering und lokalen Transporten.

Gehalt beginnt bei 1.500 EUR brutto monatlich für 20 Stunden/Woche; Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.

Qualifikationen

• Erfahrung in Rezeption oder Verwaltung ist vorteilhaft.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zuverlässige, teamfähige und serviceorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Empfang und Gästebetreuung zu Schichtbeginn 08:00.
• Korrespondenz per Telefon/E-Mail und Postbearbeitung.
• Schichtübergabe mit der Nachmittagsschicht.
• Unterstützung bei Büroorganisation, Catering und Logistik.
• Koordination von VIP-Transporten und Meetings.

Kenntnisse

Pünktlichkeit

Zuverlässigkeit

Kommunikationsstärke

Deutsch C2

Englisch C1

Teamgeist

EDV-Kenntnisse

Terminverwaltung

Ausbildung

Berufserfahrung in Rezeption/Verwaltung

Tools

MS Office

Buchungssysteme

Outlook

Excel

Jobbeschreibung

Die EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI) sucht eine:n engagierte:n und proaktive:n Rezeptionist:in für die Betreuung unseres Empfangsbereichs.

Position: Teilzeit - Rezeptionist:in (Morgenschicht) & Operations Assistant

Wochenstunden: 20 Stunden/Woche, Montag - Freitag (08:00 - 13:00 Uhr)

Dienstort: Wien, Österreich

Arbeitgeber: EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI)

Über den Arbeitgeber Die EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI) ist ein Tochterunternehmen der Europäischen Handball Föderation (EHF) und verantwortlich für die operative Exzellenz, das technische Management sowie die langfristige Nachhaltigkeit des Hauptsitzes („Home of Handball") in Wien. Wir bieten ein internationales, dynamisches Sportumfeld, das von Professionalität und kollaborativem Teamgeist geprägt ist.

REZEPTIONIST

Position & Aufgabenbereich

Wir suchen eine:n zuverlässige:n, organisierte:n und proaktive:n Rezeptionist:in & Operations Assistant (Teilzeit) für den Empfangsbereich sowie für administrative Back-Office-Aufgaben in den Morgenstunden. In der Arbeitszeit von 08:00 bis 13:00 Uhr sind Sie die erste Anlaufstelle für unsere Gäste, unterstützen den täglichen Büroablauf und arbeiten eng mit internen Teams bei Themen wie VIP-Transporten, Meeting-Catering und europäischer Logistik zusammen. Die letzte Stunde (12:00-13:00 Uhr) dient der gezielten Übergabe an die/den Rezeptionist:in der Nachmittagsschicht, um einen nahtlosen Ablauf zu gewährleisten.

Hauptaufgaben

• Empfang & Gästebetreuung: Pünktliche Eröffnung der Rezeption um 08:00 Uhr; Empfang internationaler Besucher:innen, Bearbeitung zentraler Telefon- und E-Mail-Anfragen sowie Erhalt eines ordentlichen Empfangsbereichs.
• Schichtübergabe: Enger Austausch mit der/dem Nachmittags-Rezeptionist:in zwischen 12:00 und 13:00 Uhr zur nahtlosen Abstimmung von Kalendereinträgen, Posteingängen und Gästeankünften.
• Post & Lieferungen: Abwicklung des täglichen Postein- und -ausgangs, Paketversands und von Einschreiben.
• Rechnungsbearbeitung & Einkaufssupport: Erfassung eingehender Rechnungen, Unterstützung bei grundlegenden Aufgaben in der Rechnungslegung sowie Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Getränken etc. (z. B. via Merkur direkt, office direct).
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit:
• Catering-Koordination: Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen bei der Organisation von externem Catering für Meetings sowie Betreuung der Getränkestationen.
• VIP- & Executive-Transporte: Abstimmung mit den zuständigen internen Ansprechpartner:innen bezüglich lokaler Transporte und Flughafentransfers für Führungskräfte und Gäste.
• Equipment-Transporte & Zoll: Unterstützung des zuständigen Teams bei der Koordination von Material- und Equipment-Transporten in verschiedene europäische Länder, inklusive der Bearbeitung erster Telefon- und E-Mail-Anfragen bezüglich Zollformalitäten.

Anforderungsprofil

• Pünktlichkeit & Zuverlässigkeit: Hervorragendes Zeitmanagement ist unerlässlich, um die Einsatzbereitschaft am Empfang ab 08:00 Uhr sicherzustellen.
• Erfahrung & EDV-Kenntnisse: Vorkenntnisse im Rezeptions- oder Verwaltungsbereich. Sicherer Umgang mit Microsoft-Betriebssystemen und -Anwendungen (Outlook-Kalender, Word, Excel).
• Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) für den Austausch mit internationalen Stakeholdern und lokalen Lieferanten.
• Teamgeist: Freude an der Zusammenarbeit mit spezialisierten internen Abteilungen für einen reibungslosen Ablauf von Event-Caterings und internationaler Logistik.

Gehalt

Mindestgehalt: EUR 1.500,00 brutto pro Monat (auf Basis von 20 Stunden/Woche, 14-mal jährlich gemäß den österreichischen arbeitsrechtlichen Standards), mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung.

Über den Job

Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: 1.500 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien 3. Bezirk (Landstraße)

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: European Handball Federation

Mitarbeiter*innenanzahl: 51 - 100 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 20 Stunden

Dienstort

• Wien 3. Bezirk (Landstraße)

Erforderliche Kenntnisse

• Telefonzentrale
• Buchungssysteme
• Kundenabrechnung
• Terminverwaltung

Nice-To-Have Kenntnisse

• Microsoft Office

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C2
• Englisch C1

Benefits

• Firmennotebook
• Gute Anbindung
• Verkehrsmittelzuschuss

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Marsha Brown
Corporate Liaison