KI-gestützter Operations- & Executive-Assistant

E&C, Industrial Solution GmbH; Wien; On-site; EUR 59,000 - 72,000; Full time

Job summary

E&C, Industrial Solution GmbH sucht eine Operations & AI Assistant-Position in Wien/Schwechat. Die Rolle entlastet den Executive Director, strukturiert den operativen Betrieb eigenständig und setzt KI-gestützte Abläufe im Standort-Alltag um.

Sie bringen mindestens 5 Jahre Erfahrung in Office Management/Operations mit, arbeiten eigenverantwortlich und nutzen KI-Tools regelmäßig. On-site, Vollzeit, Gehalt ab 65.000 EUR jährlich, Reporting direkt an den Executive Director.

Qualifications

• Mindestens 5 Jahre Office Management/Operations/technische Projektassistenz mit eigenständiger Arbeitsweise.
• Regelmäßiger Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag statt rein probing.
• Erfahrung in einem technischen Umfeld (Anlagenbau/Industrie/Engineering-Dienstleistung).

Responsibilities

• Büroorganisation und eigenständige Ablaufkoordination.
• Termin- und Aufgabensteuerung des Executive Director.
• Tägliches Briefing am Tagesrand – Fälligkeiten des Folgetages.
• Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen bis zur Erledigung.
• Unterstützung bei Angeboten und Kalkulationsunterlagen.
• Strukturierung von Projekt- und Organisationsdokumenten.
• Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Lieferanten.
• Aufbau und Pflege KI-gestützter Abläufe im Standort-Alltag.

Skills

Office Management

Outlook

Excel

Word

Tools

KI-Tools

Job description

E&C, Industrial Solution GmbH sucht eine Operations & AI Assistant-Position in Wien/Schwechat. Die Rolle entlastet den Executive Director, strukturiert den operativen Betrieb eigenständig und setzt KI-gestützte Abläufe im Standort-Alltag um.

Sie bringen mindestens 5 Jahre Erfahrung in Office Management/Operations mit, arbeiten eigenverantwortlich und nutzen KI-Tools regelmäßig. On-site, Vollzeit, Gehalt ab 65.000 EUR jährlich, Reporting direkt an den Executive Director.