Office Manager (m/w/d)

Trenkwalder Personaldienste GmbH; Linz; In loco; EUR 42.000 - 54.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Langfristige Tätigkeit

Vielseitiges Aufgabengebiet

Kollegiales Arbeitsumfeld

Kurze Entscheidungswege

Gründliche Einarbeitung

Flexible Arbeitszeiten

Internationale Zusammenarbeit

Descrizione del lavoro

Trenkwalder Austria sucht am Standort Linz ab März 2027 eine/n Office Manager (m/w/d) zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags. Sie koordinieren externe Dienstleister, verwalten Beschaffung, Reisen und Besucherbetreuung sowie die Organisation von Veranstaltungen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss mit 2–4 Jahren Erfahrung im Office Management, Deutsch auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse mit.

Competenze

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss.
• 2–4 Jahre Erfahrung in Administration oder Office Management.
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau.
• Fließende Englischkenntnisse für internationale Geschäfts­kommunikation.
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und Lieferanten wünschenswert.
• Gute MS-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Büro-IT-Systemen.

Mansioni

• Verwaltung der Büroausstattung, Inventar und Verbrauchsmaterialien; Koordination von Beschaffung, Wartung und Reparaturen.
• Betreuung externer Dienstleister aus HR, Lohnverrechnung, IT, Reinigung und Facility Management.
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Flügen, Hotels und Transport sowie Besucher-/Kundenbetreuung.
• Vorbereitung Onboarding neuer Mitarbeitender inkl. Arbeitsplatz, Ausstattung und Zugängen.
• Planung und Organisation von zwei bis drei Veranstaltungen pro Jahr.
• Verwaltung von Verträgen, Rechnungen und Lieferantenunterlagen.

Conoscenze

Office Management

Administration

Dienstleisterkoordination

Deutsch Muttersprache

Englisch Fließend

MS Office

Formazione

Kaufmännische Ausbildung

Hochschulabschluss

Vergleichbare Berufserfahrung

Strumenti

MS Office

Descrizione del lavoro

Für ein international tätiges Unternehmen suchen wir ab März 2027 für den Standort in Linz einen Office Manager (m/w/d). In dieser Position sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag, koordinieren externe Dienstleister und übernehmen vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben, von der Reiseplanung bis zur Besucherbetreuung und Veranstaltungsorganisation.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung der Büroausstattung, des Inventars und der Verbrauchsmaterialien sowie Koordination von Beschaffung, Wartung und Reparaturen
• Betreuung und Koordination externer Dienstleister, insbesondere aus den Bereichen HR, Lohnverrechnung, IT, Reinigung und Facility Management
• Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels und Transport sowie Betreuung von Besuchern und Kunden
• Vorbereitung und Koordination des administrativen Onboardings neuer Mitarbeiter (m/w/d) inklusive Arbeitsplatz, Ausstattung und Zugängen
• Planung und Organisation von zwei bis drei internen oder geschäftlichen Veranstaltungen pro Jahr
• Verwaltung von Verträgen, Rechnungen, Lieferantenunterlagen und weiteren administrativen Dokumenten
• Unterstützung bei internen Besprechungen, Berichten und allgemeinen organisatorischen Aufgaben sowie Abstimmung mit der Unternehmenszentrale

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Hochschulabschluss oder vergleichbare Berufserfahrung
• Zwei bis vier Jahre Berufserfahrung in der Administration, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die internationale Geschäftskommunikation
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und Lieferanten von Vorteil
• Gute Microsoft-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit gängigen Büro-IT-Systemen
• Organisationsstärke, Serviceorientierung, Diskretion und eine selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise

Ihre Vorteile

• Langfristige Tätigkeit in einem international ausgerichteten Unternehmen
• Vielseitiges Aufgabengebiet mit abwechslungsreichen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Kollegiales Arbeitsumfeld in einem kleinen Team
• Kurze Entscheidungswege und hohe Eigenverantwortung
• Gründliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen (m/w/d)
• Flexible Arbeitszeiten
• Internationale Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen