Office Manager (m/w/d)

Vintage Cash Cow; Niederösterreich; On-site; EUR 28,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Vielseitige Tätigkeit

Standortaufbau Österreich

Eigenverantwortliches Arbeiten

Internationales Umfeld

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Vintage Cash Cow sucht am Standort Korneuburg eine engagierte Office Managerin/Office Manager (m/w/d). Du übernimmst Organisation, Büroorganisation, Koordination von Materialien und externen Dienstleistern, unterstützt HR und internen Meetings.

Du arbeitest eigenverantwortlich und trägst zu einem effizienten Arbeitsumfeld bei. Du arbeitest eng mit internationalen Teams zusammen, gestaltest Prozesse neu und unterstützst den Aufbau des neuen Standorts in Österreich.

Qualifications

• Du verfügst über Erfahrung in Büroorganisation, Administration oder Assistenz.
• Du bist organisationstalentiert, priorisierst sinnvoll und behältst den Überblick bei vielen Aufgaben.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und lösungsorientiertes Denken.
• Kommunikation ist freundlich und professionell, Zusammenarbeit mit Abteilungen fällt dir leicht.
• Sicherer Umgang mit Computer und Office-Anwendungen, insbesondere Excel.

Responsibilities

• Du koordinierst den täglichen Bürobetrieb und gestaltest eine einladende Arbeitsumgebung.
• Du verwaltest Materialien, Arbeitsmittel und Ausstattung, organisierst Bestellungen.
• Du bist AnsprechpartnerIn für lokale Lieferanten und koordinierst Leistungen.
• Du dokumentierst Ausgaben, Bestellungen und Bestände und unterstützt Rechnungsprüfung.
• Du arbeitest eng mit HR, Facility Management, Einkauf und Teams zusammen und optimierst Abläufe.

Skills

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Selbstständiges Arbeiten

Teamarbeit

EDV/Office Anwendungen

Eigeninitiative

Excel

Tools

Excel

Job description

Office Manager (m/w/d)

Department: Facilities Management

Employment Type: Full Time

Location: Korneuburg, Austria

Compensation: €2,500 - €3,000 / month

Description

Bei Vintage.com geben wir wertvollen Dingen ein zweites Leben. Wir kaufen gebrauchte Artikel wie Schmuck, Uhren, Edelmetalle, Kameras und Sammlerstücke an und verkaufen sie über verschiedene Online-Plattformen weiter.
Mit Standorten in Österreich, den Niederlanden und Großbritannien verbinden wir Fachwissen mit moderner Technologie. Für den Aufbau unseres neuen Standorts in
Korneuburg suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Büroorganisation übernimmt und für einen reibungslosen Arbeitsalltag sorgt.

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen unterschiedlichen Aufgaben den Überblick und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles funktioniert? Du arbeitest selbstständig, denkst lösungsorientiert und hast Freude daran, Strukturen und Abläufe mitzugestalten?
Dann bist du bei uns richtig!
Als Office Manager bist du die zentrale Ansprechperson für die Organisation und Verwaltung unseres neuen Standorts in Korneuburg. Du koordinierst die Büroausstattung, betreust externe Dienstleister und sorgst dafür, dass unsere Mitarbeiter alles haben, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Dabei arbeitest du eng mit unseren internationalen Teams aus Facility Management, Einkauf und People zusammen und unterstützt uns dabei, effiziente Abläufe und ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Deine Aufgaben

• Büro- und Standortorganisation: Du koordinierst den täglichen Bürobetrieb und sorgst für eine gut organisierte, funktionierende und einladende Arbeitsumgebung.
• Einkauf und Ausstattung: Du verwaltest Büromaterialien, Arbeitsmittel und sonstige Ausstattung, organisierst Bestellungen und stellst die rechtzeitige Verfügbarkeit sicher.
• Dienstleistermanagement: Du bist Ansprechperson für lokale Lieferant und Dienstleister, koordinierst deren Leistungen und unterstützt bei der Beschaffung von Produkten und Services.
• Administrative Aufgaben: Du dokumentierst Ausgaben, Bestellungen und Bestände, pflegst Übersichten und unterstützt bei der Kontrolle von Rechnungen und laufenden Kosten.
• Unterstützung für Mitarbeiter:innen: Du organisierst gemeinsam mit unserem HR-Team die Ausstattung und organisatorische Vorbereitung für neue Kolleg und unterstützt bei internen Meetings und Veranstaltungen.
• Prozessoptimierung und Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit unseren Teams aus Facility Management, Einkauf und HR zusammen und entwickelst bestehende Abläufe und administrative Prozesse laufend weiter.

Das bringst du mit

• Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation, Administration, Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit gesammelt.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und findest für alltägliche Herausforderungen praktische Lösungen.
• Du kommunizierst freundlich und professionell und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Abteilungen zusammen.
• Du bist sicher im Umgang mit dem Computer und gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Excel.
• Du zeigst Eigeninitiative, übernimmst gerne Verantwortung und hast Freude daran, neue Strukturen und Abläufe mitzugestalten.

Von Vorteil, aber kein Muss:

Erfahrung im Office Management, in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister, im Einkauf oder bei der Organisation von Bürostandorten.

Das bieten wir dir

• Vielseitige Tätigkeit: Du übernimmst abwechslungsreiche organisatorische und administrative Aufgaben und bist eine wichtige Ansprechperson für unseren Standort.
• Mitgestaltung von Anfang an: Du begleitest den Aufbau unseres neuen Standorts in Österreich und kannst eigene Ideen und Verbesserungen aktiv einbringen.
• Eigenverantwortliches Arbeiten: Du organisierst deinen Aufgabenbereich selbstständig und übernimmst Verantwortung für einen reibungslosen Bürobetrieb.
• Internationales Umfeld: Du arbeitest eng mit Kolleg aus Österreich, den Niederlanden und Großbritannien zusammen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Du sammelst wertvolle Erfahrung im Standortmanagement eines wachsenden internationalen E-Commerce-Unternehmens und kannst deinen Verantwortungsbereich mitgestalten.
  

Chancengleichheit und Vielfalt sind uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung. Wenn du im Bewerbungsprozess Unterstützung oder Anpassungen benötigst, lass es uns gerne wissen.