Office Manager:in (w/m/x) – Sekretariat & Administration

epunkt GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 12.000 - 17.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Gute Anbindung

Kein Dresscode

Moderne Büros

Öffentliche Erreichbarkeit

Verkehrsmittelzuschuss

Klimaticket-Kostenübernahme

Zusammenfassung

epunkt GmbH in Wien sucht eine:n Office Manager:in für Sekretariat & Administration in Teilzeit (20 Wochenstunden). Die Position bietet flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage.

Zu deinen Aufgaben gehören Front Office, Postfach-Management, Dokumentenorganisation, Koordination von Meetings, Unterstützung bei Website-Updates und Eventplanungen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office sind erforderlich.

Qualifikationen

• Souverän im Ausdruck auf Deutsch; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Erstellung von Präsentationen, Serienbriefen oder Drucksorten gehört dazu.

Aufgaben

• Front Office Management inklusive Telefonservice.
• Management des zentralen Postfachs und Weiterleitung von Anfragen.
• Pflege der digitalen Ablagestrukturen und Übersicht über DokumenteVersionen.
• Aktualisierung von Kontaktlisten und Verteilern.
• Unterstützung bei der Pflege der Website und dem Veröffentlichen neuer Inhalte.
• Mitarbeit im Eventmanagement (Foren, Klausuren, Tagungen, Workshops).
• Organisation von Meetings, Buchung von Räumen, Versand von Einladungen.
• Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Partner:innen.
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Briefen und Präsentationen.
• Technische Umsetzung und Begleitung von Online-Meetings (Microsoft Teams).

Kenntnisse

MS Office

Deutsch & Englisch

Tools

Newsletter

Website

Jobbeschreibung

Office Manager:in (w/m/x) - Sekretariat & Administration (20 Wochenstunden)

Werde Teil eines kleinen, herzlichen Teams mitten in Wien

Wien

1.300 EUR

1 Tag in der Woche

20-29 Wochenstunden

Noch ein Klick bis zu deinem neuen Job! Bewirb dich online über unser Kandidatenportal - in wenigen Minuten ist alles erledigt.

Deine zukünftige Rolle

• Front Office Management inklusive Telefonservice
• Management des zentralen Postfachs und kompetente Beantwortung/Weiterleitung von Anfragen
• Pflege der digitalen Ablagestrukturen und Überblick über Dokumente und Versionen
• Aktualisierung von Kontaktlisten und Verteilern - damit niemand verloren geht
• Unterstützung bei der Pflege der Website und Einspielen neuer Inhalte
• Mitarbeit im Bereich Eventmanagement (Foren, Klausuren, Tagungen oder Workshops)
• Organisation von Meetings, Buchung von Rä̈umen und Versand von Einladungen
• Kommunikation als Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Partner:innen
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Briefen und Präsentationen
• Technische Umsetzung und Begleitung von Online-Meetings (Microsoft Teams)

Du bietest

Erste Erfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer ä̈hnlichen Rolle sind eine gute Basis. Organisation ist deine Stärke - auch bei mehreren Tasks gleichzeitig behältst du den Überblick. Du bist versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und das Erstellen von Präsentationen, Serienbriefen oder Drucksorten ist für dich kein Problem. Als nice-to-have bringst du Erfahrung/Interesse an digitalen Tools mit (Newsletter, Website, Einsatz von KI usw.).

Wichtig sind uns außerdem:

• Sichere Ausdrucksweise auf Deutsch und Englisch - schriftlich wie mündlich
• Freundliches, professionelles Auftreten mit ausgeprägtem Servicegedanken
• Eigenständige, genaue und verlässliche Arbeitsweise
• Teamgeist und die Lust, Verantwortung zu übernehmen

Das Besondere an dieser Position

• Gleitzeit im Rahmen deiner 20 Wochenstunden
• Moderner Arbeitsplatz mitten in Wien - perfekt erreichbar mit Öffi oder Rad
• Gründliche Einschulung und Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit
• Übernahme der Kosten für dein Klimaticket - weil uns Nachhaltigkeit am Herzen liegt

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Gute Anbindung
• Kein All-In
• Kein Dresscode
• Moderne Büros
• Öffentliche Erreichbarkeit
• Verkehrsmittelzuschuss

Das Unternehmen

Unser Kunde ist ein einzigartiger Dachverband für Berufsgruppen im Gesundheitswesen und setzt den Schwerpunkt auf deren Interessensvertretung. Sie agieren als Servicestelle, übernehmen Aufgaben in der Öffentlichkeitsarbeit und agieren als spartenübergreifende Drehscheibe.