Office Manager:in mit Empfangsverantwortung (m/w/d)

CKV GRUPPE Christian Knobloch Vermögensverwaltung GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zuschuss Wiener Linien Jahreskarte

Essensgutscheine

Teamevents

Parkplatz am Office

Kaffee/Obst

Zusammenfassung

Siwacht GmbH, Teil der CKV Gruppe, sucht eine engagierte Office Manager:in mit Empfangsverantwortung am Standort Wien 1220. Du bist zentrale Anlaufstelle für Kolleginnen, Gäste und Geschäftspartnerinnen und sorgst mit Organisationstalent dafür, dass im Office alles reibungslos läuft – vom professionellen Empfang über Meetingorganisation bis zur administrativen Unterstützung der Teams.

Zu deinen Aufgaben gehören Empfang, Telefonzentrale, Koordination externer Sicherheits- und Empfangsdienste,

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook.
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Professionelles und freundliches Auftreten.
• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Empfang von Gästen, Kundinnen/Kunden und Partnerinnen/Partnern professionell begleiten.
• Telefonzentrale betreuen und Besucherverwaltung steuern.
• Koordination mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten.
• Dokumentenmanagement inkl. Rechnungen und Reisekostenabrechnungen.
• Unterstützung in den Bereichen Legal, HR, Controlling und Office Management.

Kenntnisse

Deutsch (C1)

Englisch (gute)

Organisationsfähigkeit

Kundenorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Outlook

Jobbeschreibung

Office Manager:in mit Empfangsverantwortung (m/w/d)

Die Siwacht GmbH ist Teil der CKV Gruppe, ein österreichisches Traditionsunternehmen mit über 30-jähriger Geschichte und bestem Ruf. Die Siwacht, ausgezeichnet mit dem Österreichischen Staatswappen, bietet herausragende Sicherheitsdienstleistungen für Unternehmen, Museen, Behörden, Ministerien und Veranstaltungen/Events u.a. und ist ein stark wachsendes Unternehmen.
Unseren Mitarbeitern bieten wir nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung, persönlichen Entwicklung sowie Karrierechancen in einem erfolgreichen Unternehmen.
Die Wertschätzung des Einzelnen hat bei Siwacht Priorität. Gegenseitige Unterstützung und Teamgeist sind uns sehr wichtig. Gemeinsam arbeiten wir daran, die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten und ständig zu verbessern.

Wir suchen eine engagierte Office Manager:in mit Empfangsverantwortung für unseren Standort in 1220 Wien (m/w/d)

Über die Rolle

Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro – für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams.

Du hältst den Laden zusammen – mit einem Gespür für Menschen und der Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten den Überblick zu behalten.

Deine Aufgaben

• Du bist das Gesicht unseres Unternehmens – du empfängst Gäste, Kund:innen und Partner:innen professionell und herzlich
• Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten

Empfangsnahe Administration & Dokumentenmanagement

Kernbereich: Dokumenten- und Prozessmanagement (Finance-relevant)

• Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
• Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher
• Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung
• Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)
• Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein

Du koordinierst interne und externe Meetings – von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung

Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen

Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen

Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen – von der Planung bis zur Umsetzung

Du unterstützt bei der Dokumentation von CO₂-relevanten Reisedaten

Bereichsübergreifende Administrative Unterstützung

Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management

Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services

Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen

Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf)

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Professionelles und freundliches Auftreten
• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Das ist ein Plus

• Erfahrung mit digitalen Besucher- oder Dokumentenmanagementsystemen
• Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld

Was wir bieten

• Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung
• Vollzeit 40h/Woche – fixen Arbeitszeiten – jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen
• Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,– brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
• Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte
• Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag)
• Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander
• Gratis Parkplatz am Office-Standort
• Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office

Dienstform: Vollzeit
Einsatzort: Wien
Entlohnung: 3000€ brutto / Monat