Office Management & Executive Assistant

The HS Timber Group; Breitenfurt bei Wien; Vor Ort; EUR 32.000 - 39.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Du-Kultur

Social Benefits

Fahrtkostenzuschuss

Lebensmittelgutschein €2/Tag

Moderne IT-Ausstattung

Nachhaltigkeit im Unternehmen

Zusammenfassung

The HS Timber Group sucht in Österreich eine engagierte Assistant/Office-Managerin zur professionellen Organisation von Terminen für Eigentümer und Management. Sie koordinieren anspruchsvolle Administrative Tasks, kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und unterstützen Empfang und Gästebetreuung.

Sie arbeiten eng mit dem Office-Team zusammen, beteiligen sich an Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bereichsübergreifenden Projekten und erhalten eine faire Vollzeit-Vergütung sowie

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in HAS/HAK/HBLA oder vergleichbar.
• Erfahrung in Office-, Empfangs-, Executive- oder persönlicher Assistenzfunktion.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Englischkenntnisse für internationale Kommunikation.
• Gepflegtes Auftreten, gute Umgangsformen und Lösungsorientierung.
• Organisationstalent, vorausschauende Arbeitsweise, Stressresistenz, Verantwortungsbewusstsein.
• Eigeninitiative, Umsetzungsstärke, Teamfähigkeit und Souveränität bei Spikes.

Aufgaben

• Professionelle Organisation und Koordination von Terminen für Eigentümer/Management.
• Eigenständige Abwicklung administrativer Agenden mit hohem Serviceanspruch.
• Verbindliche Kommunikation in Deutsch und Englisch mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung im Empfangsbereich und Gästebetreuung als Backup.
• Mitwirkung bei Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bereichsübergreifenden Projekten.
• Koordination von Werbemitteln inklusive Angebotseinsameln und Dokumentation.

Kenntnisse

Organisation

Koordination

Englischkenntnisse

Umgangsformen

Stressresistenz

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Umsetzung

Auftreten

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung (HAS/HAK/HBLA o.ä.)

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Your tasks

• Professionelle Organisation und Koordination von Terminen für die Eigentümer und das Management - inkl. vorausschauendem Kalender-, Prioritäten- und Abstimmungsmanagement sowie der Funktion als zentrale Vertrauens- und Ansprechperson
• Eigenständige Abwicklung vielfältiger administrativer und organisatorischer Agenden im Office Management mit hohem Anspruch an Servicequalität, Diskretion und Verlässlichkeit
• Verbindliche Kommunikation in Deutsch und Englisch mit internen sowie externen Ansprechpersonen, Gästen sowie Dienstleistungsunternehmen weltweit
• Unterstützung im Empfangsbereich und bei der Gästebetreuung als kompetentes Back-up in enger Abstimmung mit dem bestehenden Office-Team
• Punktuelle Mitwirkung bei der Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bei internen Projekten, Prozessoptimierungen und bereichsübergreifenden Abstimmungen
• Verantwortung für die Koordination von Werbemitteln – von Abstimmung, Angebotseinholung und Kostenübersicht bis zur laufenden Verwaltung und Dokumentation

Your profile

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS / HAK / HBLA o.ä.)
• Erfahrung in einer Office-, Empfangs- Executive- oder persönlichen Assistenzfunktion
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse für eine professionelle Kommunikation im internationalen Umfeld
• Gepflegtes, gewinnendes Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Freude daran, für Menschen und Themen die passende Lösung zu finden
• Organisationstalent mit vorausschauendem Denken, genauer sowie strukturierter Arbeitsweise, dazu Stressresistenz und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative, Umsetzungsstärke, Teamfähigkeit und Souveränität bei punktuellen Arbeitsspitzen

Our offer

• Kollegiale Atmosphäre mit „Du-Kultur“ im gesamten Unternehmen sowie eine abwechslungsreiche Vertrauensrolle mit direktem Einblick in Management- und Eigentümeragenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit & Social Benefits (z.B. Rabatt in der firmennahen Apotheke, Zuschuss zu den Fahrtkosten der Wiener Linien)
• Pluxee-Lebensmittelgutschein im Wert von € 2,- pro Arbeitstag im Büro zur freien Verwendung
• Büro in Top-Stadtlage mit modernster IT-Ausstattung
• Nachhaltigkeit ist gelebter Unternehmenswert – ideal, wenn auch dir dieser Aspekt am Herzen liegt.
• Bruttojahresgehalt ab € 35.490,-- (All-In | Vollzeit, gemäß Einstufung KV Handel, Stufe E) mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Qualifikation und Berufserfahrung