Office Manager (all genders)

Serviceplan Group; Wien; Vor Ort; EUR 26.000 - 31.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mittagessen

Fitnessprogramme

Rabatte

Teamevents

Zusammenfassung

Serviceplan Group in Wien sucht eine engagierte Office-Management-Unterstützung. Zu deinen Aufgaben gehört die klassische Empfangstätigkeit, die Organisation des Bürobetriebs sowie die Koordination mit internen Abteilungen, externen Partnern und Dienstleistern.

Du bringst Organisationstalent, Zuverlässigkeit und die Bereitschaft mit, in einem House of Communication mitzuwirken. Eine langfristige Anstellung wird angestrebt; Anwesenheit im Büro ist vorgesehen.

Qualifikationen

• Motivation und Interesse für das tägliche Arbeiten mit verschiedenen Menschen.
• Organisatorisches Talent, Verlässlichkeit, Genauigkeit, Ordentlichkeit.
• Selbstständiges Arbeiten und strukturierte Abwicklung übertragener Aufgaben.

Aufgaben

• Klassische Empfangstätigkeit wie Telefondienst, Botenmanagement, Kundenbewirtung, Post, Terminmanagement, Reisebuchungen, Schnittstelle zu Reinigungskräften bzw. anderen externen Dienstleister:innen, Mit-Organisation von Events.
• Unterstützung der Buchhaltung bei diversen Aufgaben (z.B. Kreditkartenadministration, Belegeverwaltung).
• Unterstützung bei HR-Agenden (Mobile-Office-Abroad-Anträge & A1-Formulare, Neueintritte, Austritte etc.).
• Unterstützung/Vertretung des Facility Managers (technisches Verständnis von Vorteil, Sicherheitsvertrauensperson, Kontakt zu AUVA etc.).

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamplayer

Zuverlässigkeit

Jobbeschreibung

Verstehen, beraten, kommunizieren: Das bedeutet für uns Markenführung. Den Erfolg unserer Kunden sichern wir nach dem Credo "Building Best Brands". Als größte inhaber- und partner:innen-geführte Agenturgruppe Europas setzen wir auf integrierte kreative Kommunikation in zielgruppen-affinen Kanälen und Medien – national wie international. Dafür suchen wir Kolleg:innen, die gemeinsam mit uns wachsen wollen.

Was dich bei uns erwartet:

• Ein House of Communication, in dem mehrere verschiedene Kommunikationsagenturen unter einem Dach zusammenarbeiten
• Kontakt zu ca. 130 Kolleg:innen aller Abteilungen/Positionen im Haus sowie Kund:innen, Partner:innen und externen Dienstleister:innen
• Ein wertschätzendes Team, das um die absolute Wichtigkeit der Emfpangstätigkeit Bescheid weiß
• Tätigkeiten:
• Klassische Empfangstätigkeit wie Telefondienst, Botenmanagement, Kundenbewirtung, Post, Terminmanagement, Reisebuchungen, Schnittstelle zu Reinigungskräften bzw. anderen externen Dienstleister:innen, Mit-Organisation von Events
• Unterstützung der Buchhaltung bei diversen Aufgaben (z.b. Kreditkartenadministration, Belegeverwaltung, … )
• Unterstützung bei HR-Agenden (Mobile-Office-Abroad-Anträge & A1-Formulare, Neueintritte, Austritte etc.)
• Unterstützung/Vertretung des Facility Managers (technisches Verständnis von Vorteil, Sicherheitsvertrauensperson, Kontakt zu AUVA etc.)

Was wir von dir erwarten:

• Motivation und Interesse für das tägliche Arbeiten mit verschiedenen Menschen
• Organisatorisches Talent, Verlässlichkeit, Genauigkeit, Ordentlichkeit
• Selbstständiges Arbeiten und strukturiertes Abwickeln übertragener Aufgaben
• Gelassenheit auch in "stürmischeren" Zeiten
• Mit "anpacken", wo man gebraucht wird - Anpassungsfähigkeit hinsichtlich der verschiedenen Aufgaben der unterschiedlichen Departments
• Gutes Zeitmanagement und Termintreue
• Teamplayer-Mentalität
• Ein paar Jahre Erfahrung im Office-Management und evt. Facility Management
• Wunsch nach einer langfristigen Anstellung
• Anwesenheit im Büro

Diese Punkte sind uns wichtig. Noch wichtiger ist uns jedoch, dass wir menschlich zueinander passen. Falls Du also nicht alle Kriterien zu 100% erfüllst, lass Dich nicht aufhalten - vielleicht ist es ja trotzdem ein "perfect match"!

Was wir dir bieten:

• Benefits: regelmäßig günstiges Mittagessen frisch vom eigenen Agenturkoch, Fitnessprogramme (z.b. gratis MyClubs-Trainingseinheiten), verschiedene Vergünstigungen, Teamevents uvm.
• Initiativen: Mitarbeit bei hausübergreifenden Arbeitsgruppen (z.b. D,E&I) möglich
• Erreichbarkeit: Unser modernes Haus in 1060 ist öffentlich und mit dem Auto gut erreichbar
• Barrierefreiheit: Unsere Stellenausschreibung richtet sich an alle Menschen. Wir sind bereit, Menschen mit Behinderungen durch bauliche und technische Anpassungen nach Bedarf zu unterstützen, um sicherzustellen, dass im Arbeitsalltag keinerlei Hindernisse bestehen.

Bring dich ein und wachse gemeinsam mit uns in unserem House of Communication Wien.

Für die ausgeschriebene Position ist ein Bruttomindestgehalt laut Kollektivvertrag von EUR 2.543,40 vorgesehen. Überzahlung je nach Qualifikation möglich.

Wir haben uns als Ziel gesetzt, eine inklusive Kultur zu schaffen, in der alle Formen der Vielfalt als Mehrwert für unsere Agenturgruppe betrachtet werden. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, sexueller Orientierung und Religion sowie äußerlichem Erscheinungsbild und Neurodiversität. Wir setzen uns für Gerechtigkeit, Toleranz und Teilhabe ein und ermutigen besonders Bewerber:innen aus unterrepräsentierten Gruppen sich bei uns zu bewerben.

Um den Bewerbungsprozess so fair wie möglich zu gestalten, werden im Normalfall die Bewerbungsunterlagen seitens HR vor Weitergabe an die Fachabteilungen anonymisiert. Das heißt, dass Foto, Name, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse unkenntlich gemacht werden, um Chancengleichheit zu wahren.