Mitarbeiter:in im Sekretariat/Empfang

Dioezese Linz; Linz; Hybrid; EUR 31,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Weiterbildung

Öffi-Zuschuss

Familienzuschuss

Essensgutscheine

Urlaubstage

Job summary

Die Diözese Linz sucht ab dem 1. Dezember 2026 eine engagierte Sekretariats- und Empfangskraft im Bildungszentrum Haus der Frau in Linz. Sie unterstützen den Empfang, das Büro, Kursanmeldungen und Raumreservierungen sowie die Abrechnung und das Mahnwesen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Kursorganisation, Veranstaltungsplanung, Organisation von Verpflegung und Öffentlichkeitsarbeit per Social Media. Sie arbeiten serviceorientiert, flexibel und tragen zur positiven Raumgestaltung bei.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeit.
• Erfahrung mit Social Media (Facebook, Instagram) und Webseitenkenntnisse.
• Gute MS-Office- bzw. digitale Anwendungenkenntnisse (Canva, MS Teams, Datenbankverwaltung).
• Teamfähigkeit und Freude am Kontakt mit Frauen.
• Flexibilität: abwechselnd Vormittag/Nachmittag, gelegentlich Abenddienste.
• Identifikation mit der Katholischen Kirche.

Responsibilities

• Empfangs- und Telefon/Email-Ansprechpartnerin.
• Allgemeine Bürodienste: Beratung, Kurs-Anmeldungen, Raumreservierungen.
• Rechnungslegung und Mahnwesen; Abrechnung von Gutscheinen; Handkassa.
• Unterstützung bei Kursorganisation und Terminkoordination.
• Verpflegung für Sitzungen und Veranstaltungen organisieren.
• Kursprogramme planen und Versand des Kursprogramms.
• Schließanlage betreuen und digitale Organisation.
• Beschaffung von Büromaterial, Getränken und Verpflegung.
• Mitarbeit bei Marketingmaßnahmen und Öffentlichkeitsarbeit (Social Media).

Skills

Freundliches Auftreten

Serviceminded

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Flexibilität

Social Media Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

MS Teams

Datenbank-Verwaltung

Canva

Job description

Haus der Frau, Volksgartenstraße 18, 4020 Linz

Verstärken Sie unser Team ab 1. Dezember 2026

Das Bildungszentrum Haus der Frau ist ein Ort der Frauenbildung mit gesellschafts-politischem Anspruch. Wir begleiten Frauen in ihren Lebens- und Bildungsprozessen und bieten ein vielfältiges Programm an Kursen, Vorträgen und Veranstaltungen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Mitarbeiterin für Sekretariat und Empfang.

Ihre Aufgaben

• Erste Ansprechperson am Empfang sowie telefonisch und per E-Mail
• Allg. Bürodienst (Beratung, Kurs-Anmeldungen, Raum-Reservierungen)
• Rechnungslegung und Mahnwesen, Abrechnung von Gutscheinen, Handkassa
• Unterstützung bei der Kursorganisation (Kursabsagen, Terminkoordination)
• Organisation von Verpflegung für Sitzungen und Veranstaltungen
• Mitarbeit bei der Planung von Kursprogrammen, Versand des Kursprogramms
• Betreuung der elektronischen Schließanlage, digitale Organisation
• Bestellung von Büromaterial, Getränken, Verpflegung für Einmietungen
• Engagement bei Marketingmaßnahmen & Öffentlichkeitsarbeit (Social Media)

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke
• Social Media Kenntnisse und Erfahrung mit Facebook, Instagram, Website
• Sehr gute digitale Anwendungskenntnisse: MS-Office, MS-Teams, Datenbank-Verwaltung, Canva, etc.
• Teamfähigkeit und Freude am Kontakt mit Menschen, insbesondere mit Frauen
• Zeitliche Flexibilität – abwechselnd Vormittag/Nachmittag, gelegentl. Abenddienste
• Kreativität und Gespür für eine ansprechende Raumgestaltung mit Deko-Ideen
• Identifikation mit der Katholischen Kirche

Unser Angebot

• Angenehmes Arbeitsumfeld in einem lebendigen Bildungshaus
• Sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten, wertschätzenden Team
• Gleitzeitregelung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zuschuss zu Öffi-Ticket oder Fahrtkosten
• Familienzuschuss
• Essengutscheine
• Freie Tage an Karfreitag, Heiligabend, Silvester und drei weitere Urlaubstage

Gehalt und Vertrag

min. € 2.742,00 brutto mtl. (G3) bei 100 % Anstellung

Es gilt der Kollektivvertrag der Diözese Linz. Bei mind. zweijähriger einschlägiger Berufserfahrung und Übernahme entsprechender Aufgaben ist eine Einstufung in G4 (min. 2.936,00 brutto mtl. bei 100 % Anstellung) möglich. Ein höheres Gehalt steht beim Nachweis von anrechenbaren Vordienstzeiten zu. Bei Neuanstellungen wird das Dienstverhältnis standardmäßig zunächst auf 12 Monate befristet. Im Zuge von strukturellen Veränderungen kann es zu Anpassungen der Aufgaben kommen.

Ihre Rückfragen richten Sie an:

Claudia BUCHINGER

0732 66 70 26 4580