Sekretär*in

Caritas Oberösterreich; Linz; On-site; EUR 30,000 - 35,000; Part time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Tätigkeit

Multiprofessionelles Team

Angenehmes Arbeitsklima

Eigenverantwortung

Weiterbildung

Arbeitsplatzsicherheit

Job summary

Die Wärmestube Linz, eine niederschwellige Einrichtung der Caritas Oberösterreich, sucht eine Sekretär*in in Teilzeit (12 Wochenstunden) in Linz 4020. Beginn 01.01.2027, Gehalt gemäß KV-Mindestbrutto.

Ihre Aufgaben umfassen Selbstständige Organisation, Verwaltung, Bearbeitung von E-Mails und Anfragen, Datenpflege, Abrechnungsunterstützung sowie Terminplanung. Sie arbeiten im multiprofessionellen Team, erhalten Einschulung und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich vorteilhaft.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und Outlook).
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement.
• Freundliches, professionelles Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeit.
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Identifikation mit den Werten der Caritas Oberösterreich.

Responsibilities

• Selbstständige Organisation und Abwicklung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
• Unterstützung der Stellenleitung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonanfragen und allgemeiner Korrespondenz.
• Verwaltung und Ablage von Dokumenten sowie Pflege interner Daten und Listen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Abrechnungen, Rechnungsprüfung und Kassaführung.
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen.
• Unterstützung bei der Personaladministration, insbesondere bei Zeitaufzeichnungen und der Verwaltung von Unterlagen.
• Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Dienstleister*innen und Kooperationspartner*innen.
• Mitwirkung bei der Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs.
• Diskretion und ein sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen.

Skills

MS-Office-Kenntnisse

Organisationstalent

Zeitmanagement

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Sekretär*in

Anstellungsart Teilzeit Stundenausmaß 12 Wochenstunden, Karenzvertretung Arbeitsort 4020 Linz, Dinghoferstraße 54 Gehalt Ab € 2.731,00 - € 3.125,90 KV Mindestbruttogehalt auf Vollzeitbasis Beginn 01.01.2027

Die Wärmestube Linz ist eine niederschwellige Einrichtung der Caritas Oberösterreich für Menschen in sozialen Notlagen, insbesondere für wohnungslose, von Wohnungslosigkeit bedrohte und armutsbetroffene Menschen. Wir bieten einen geschützten Aufenthaltsort, grundlegende Versorgung sowie sozialarbeiterische Beratung und Unterstützung. Unser multiprofessionelles Team setzt sich täglich dafür ein, Menschen in schwierigen Lebenssituationen wertschätzend und unbürokratisch zu begleiten.

Deine Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Abwicklung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung der Stellenleitung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonanfragen und allgemeiner Korrespondenz
• Verwaltung und Ablage von Dokumenten sowie Pflege interner Daten und Listen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Abrechnungen, Rechnungsprüfung und Kassaführung
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
• Unterstützung bei der Personaladministration, insbesondere bei Zeitaufzeichnungen und der Verwaltung von Unterlagen
• Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Dienstleister*innen und Kooperationspartner*innen
• Mitwirkung bei der Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs
• Diskretion und ein sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HAS, Lehre als Bürokauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
• Freundliches, professionelles Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Offenheit und wertschätzende Haltung gegenüber Menschen in unterschiedlichen sozialen Lebenssituationen
• Identifikation mit den Werten und Grundsätzen der Caritas Oberösterreich

Unser Angebot

• Eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer sozialen Einrichtung
• Mitarbeit in einem engagierten, multiprofessionellen Team
• Ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine umfassende Einschulung
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Gestaltungsmöglichkeiten im eigenen Aufgabenbereich
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
• Einen sicheren Arbeitsplatz bei der Caritas Oberösterreich

Das kollektivvertr. Mindestentgelt beträgt je nach Berufserfahrung und Anrechnung von Vordienstzeiten € 2.731 bis € 3.125,9 brutto bei Vollbeschäftigung (37 Wochenstunden). Je nach Verwendung werden Zulagen bezahlt.

Wir sind stolz auf die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und bekennen uns dazu, Diversität und Chancengleichheit zu fördern. Die Identifikation mit den Werten der Caritas setzen wir voraus.
Die Caritas Oberösterreich ist ein sicherer Ort für alle Menschen und setzt sich aktiv für Gewaltschutz ein.