Mitarbeiter*in Finanzen & Office-Management

Global Responsibility; Wien; On-site; EUR 25,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Telearbeit

Zentrale Lage Wien-Neubau

Job summary

AG Globale Verantwortung – Arbeitsgemeinschaft für Entwicklung und Humanitäre Hilfe in Wien sucht ab Januar 2027 eine(n) Mitarbeiter(in) Finanzen & Office-Management mit Assistenz der Geschäftsführung für 25–30 Stunden/Woche. Die Stelle umfasst laufende Buchhaltung, Budgetkontrollen, Förderprojektabrechnungen und Büroorganisation.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, unterstützen die Geschäftsführung und entwickeln interne Abläufe weiter.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation sowie mehrjährige praktische Erfahrung im Rechnungswesen bzw. in einer vergleichbaren Finanz- bzw. Administrationsfunktion.
• Gute Buchhaltungs- und Controllingkenntnisse, sicheres Zahlenverständnis und sehr gute Excel-Kenntnisse; Erfahrung mit Finanzsoftware und digitalen Office-Tools.
• Organisationsgeschick, eigenständige und präzise Arbeitsweise, Verlässlichkeit und einen sorgfältigen Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Freude an kooperativer, serviceorientierter Zusammenarbeit im Team und an der verständliche Aufbereitung finanzieller Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Interesse an der Arbeit von NGOs und zivilgesellschaftlichen Organisationen.
• Von Vorteil sind Erfahrungen mit Förder- und Projektabrechnungen, in der Vereins- oder NGO-Arbeit sowie mit PSA-/Buchhaltungs-Software.

Responsibilities

• Selbstständige Betreuung der laufenden Buchhaltung und des Rechnungswesens einschließlich Zahlungsverkehr, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung.
• Erstellung und Pflege von Budgetübersichten, Soll-Ist-Vergleichen, Liquiditätsplanungen und Controlling-Auswertungen für die Geschäftsführung.
• Finanzielle Betreuung und Abrechnung geförderter Projekte sowie Vorbereitung des Jahresabschlusses und Begleitung von Prüfungen.
• Abwicklung der Mitgliedsbeiträge und der damit verbundenen Rechnungs- und Verwaltungsprozesse.
• Organisation des laufenden Bürobetriebs, Koordination externer Dienstleister*innen sowie Ablage- und Datenbankpflege.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung, insbesondere bei Terminorganisation, Korrespondenz und der Vorbereitung von Unterlagen, sowie Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Abläufe.

Skills

Buchhaltung

Controllingkenntnisse

Excel-Kenntnisse

Zahlenverständnis

Organisationstalent

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Finanzsoftware

Digitale Office-Tools

Excel (fortgeschritten)

Job description

Die AG Globale Verantwortung – Arbeitsgemeinschaft für Entwicklung und Humanitäre Hilfe – sucht für ihr Sekretariat in Wien ab Jänner 2027 eine*n Mitarbeiter*in Finanzen & Office-Management mit Assistenz der Geschäftsführung für 25-30 Stunden/Woche.

Die AG Globale Verantwortung vertritt als Dachverband die Interessen von 39 österreichischen NGOs in den Bereichen internationale Entwicklung, Humanitäre Hilfe und Friedensförderung. Wir vernetzen unsere Mitgliedsorganisationen und bringen gemeinsame Anliegen in Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit ein.

Mit Ihrer Arbeit sorgen Sie für verlässliche finanzielle und organisatorische Abläufe und schaffen damit eine wichtige Grundlage für unsere humanitäre, entwicklungspolitische und friedenspolitische Arbeit.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Selbstständige Betreuung der laufenden Buchhaltung und des Rechnungswesens einschließlich Zahlungsverkehr, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung.
• Erstellung und Pflege von Budgetübersichten, Soll-Ist-Vergleichen, Liquiditätsplanungen und Controlling-Auswertungen für die Geschäftsführung.
• Finanzielle Betreuung und Abrechnung geförderter Projekte sowie Vorbereitung des Jahresabschlusses und Begleitung von Prüfungen.
• Abwicklung der Mitgliedsbeiträge und der damit verbundenen Rechnungs- und Verwaltungsprozesse.
• Organisation des laufenden Bürobetriebs, Koordination externer Dienstleister*innen sowie Ablage- und Datenbankpflege.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung, insbesondere bei Terminorganisation, Korrespondenz und der Vorbereitung von Unterlagen, sowie Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Abläufe.

Sie bringen mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation sowie mehrjährige praktische Erfahrung im Rechnungswesen bzw. in einer vergleichbaren Finanz- bzw. Administrationsfunktion.
• Gute Buchhaltungs- und Controllingkenntnisse, sicheres Zahlenverständnis und sehr gute Excel-Kenntnisse; Erfahrung mit Finanzsoftware und digitalen Office-Tools.
• Organisationsgeschick, eigenständige und präzise Arbeitsweise, Verlässlichkeit und einen sorgfältigen Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Freude an einer kooperativen, serviceorientierten Zusammenarbeit im Team und an der verständliche Aufbereitung finanzieller Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Interesse an der Arbeit von NGOs und zivilgesellschaftlichen Organisationen.
• Von Vorteil sind Erfahrungen mit Förder- und Projektabrechnungen, in der Vereins- oder NGO-Arbeit sowie mit PSA-/Buchhaltungs-Software.
• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenständigem Aufgabenbereich in einem engagierten Team.
• Einblicke in die Arbeit eines österreichischen zivilgesellschaftlichen Dachverbands und Zusammenarbeit mit Mitgliedsorganisationen und Partner*innen in Österreich und international.
• Eine eigenverantwortliche Tätigkeit mit der Möglichkeit, bestehende Finanz- und Administrationsprozesse gemeinsam mit dem Team weiterzuentwickeln.
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und Telearbeit entsprechend der geltenden internen Regelung.
• Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Wien-Neubau sowie eine Teilzeitanstellung im Ausmaß von voraussichtlich 25–30 Wochenstunden.

Entlohnung

Das monatliche Bruttogehalt beträgt ab 2.700 € bei 30 Wochenstunden (bei 25 Wochenstunden aliquot 2.250 €), 14-mal jährlich.