Mitarbeiter:in Eventorganisation / Eventmanager:in (m/w/d) Vollzeit

Labstelle Wien; Wien; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Job summary

Labstelle Wien in der Wiener Innenstadt sucht Verstärkung für die Eventorganisation. Zu Ihren Aufgaben gehört die erste Ansprechperson für Firmen- und Privatkund:innen, Koordination von Menü, Räumlichkeiten und Ablauf, sowie die Übergabe an Küche und Service.

Sie arbeiten täglich mit KI-Tools wie Claude, um Entwürfe für Angebote, E-Mails und Dokumente zu erstellen und zu prüfen. Erwartet wird praktische Service- und Eventerfahrung in gehobener Gastronomie, sowie sichere Deutsch- und gute

Qualifications

• Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Eventorganisation, im Bankettbereich oder im Sales der gehobenen Gastronomie bzw. Hotellerie.
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Praktische Service- und Eventerfahrung, nicht nur Büroerfahrung.
• Tägliche Praxis im Umgang mit Claude oder vergleichbaren KI-Assistenten.
• Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit Microsoft 365.
• Erfahrung mit Event-/Bankettsoftware.
• Erfahrung mit der Wiener Hotellandschaft von Vorteil.
• Kommunikative und herzliche Persönlichkeit.

Responsibilities

• Erste Ansprechperson für Firmen- und Privatkund:innen – telefonisch, per E-Mail und persönlich vor Ort
• Durchführung von Location-Besichtigungen und Kundengesprächen sowie Abstimmung von Menü, Räumlichkeiten und Ablauf
• Verantwortung für Angebote von der Erstanfrage bis zur Buchungsbestätigung
• Übergabe und Abstimmung mit Küche und Service
• Begrüßung der Kund:innen am Veranstaltungstag und Briefing des Teams
• Vorbereitung der Rechnungslegung, Einholen von Feedback und Pflege der Daten
• Tägliche Arbeit mit KI-Tools zur Erstellung und Prüfung von Entwürfen für Angebote, E-Mails und Dokumente
• Bearbeitung des allgemeinen Büro-Posteingangs und Übernahme büroorganisatorischer Tätigkeiten

Skills

Eventorganisation

Kund:innenbetreuung

Kommunikation

Microsoft 365

Tools

Claude KI-Tools

Event-/Bankettsoftware

Job description

Für einen renommierten Gastronomiebetrieb in der Wiener Innenstadt mit Haubenküche, Bar und Veranstaltungssaal wird Verstärkung für die Eventorganisation gesucht. In dieser Position wird moderne KI als alltägliches Werkzeug im Büro genutzt, um mehr Zeit für den persönlichen Gästekontakt zu schaffen.

Deine Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Firmen- und Privatkund:innen – telefonisch, per E-Mail und persönlich vor Ort
• Durchführung von Location-Besichtigungen und Kundengesprächen sowie Abstimmung von Menü, Räumlichkeiten und Ablauf
• Verantwortung für Angebote von der Erstanfrage bis zur Buchungsbestätigung
• Übergabe und Abstimmung mit Küche und Service
• Begrüßung der Kund:innen am Veranstaltungstag und Briefing des Teams
• Vorbereitung der Rechnungslegung, Einholen von Feedback und Pflege der Daten
• Tägliche Arbeit mit KI-Tools (wie Claude) zur Erstellung und Prüfung von Entwürfen für Angebote, E-Mails und Dokumente
• Bearbeitung des allgemeinen Büro-Posteingangs und Übernahme büroorganisatorischer Tätigkeiten

Dein Profil

• Kommunikative und herzliche Persönlichkeit mit echter Freude am Gästekontakt
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Eventorganisation, im Bankettbereich oder im Sales der gehobenen Gastronomie bzw. Hotellerie
• Praktische Service- und Eventerfahrung, nicht nur reine Büroerfahrung
• Tägliche Praxis im Umgang mit Claude oder vergleichbaren KI-Assistenten
• Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit Event-/Bankettsoftware sowie Kenntnisse der Wiener Hotellandschaft von Vorteil

Das bietet die Position

• Einsatz von KI für Routineaufgaben für mehr Freiraum im Gästekontakt
• Gestaltungsspielraum bei der Betreuung und Organisation von Veranstaltungen
• Flache Hierarchien und kurze Abstimmungswege zur Geschäftsführung
• Sonn- und Feiertage grundsätzlich frei

Arbeitszeit & Arbeitsort

• Vollzeit
• Arbeitszeiten überwiegend Montag bis Freitag tagsüber im Büro, abends punktuell zur Begrüßung bei ausgewählten Events
• Arbeitsort: Wien (Innere Stadt, Lugeck / Wollzeile)
• Start ab 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung

Gehalt

• Es gilt der Kollektivvertrag für Arbeiter und Angestellte im Hotel- und Gastgewerbe.
• Geboten wird ein Bruttomonatsgehalt ab 3.000 € auf Vollzeitbasis.
• Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Erfahrung und Qualifikation vorhanden.