Mitarbeiter:in Office Management & Projektassistenz - Event & Marketing (m/w/d) Teilzeit/Vollzeit

GoLive Marketing GmbH; Wien; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Hundefreundliches Büro

Flache Hierarchien

Team-Aktivitäten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

GoLive Marketing GmbH in Wien sucht eine engagierte Office Managerin/Projektassistenz zur eigenständigen Organisation des Büroalltags, Koordination von Abläufen und Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie arbeiten eng mit Team, Gästen und Partnern zusammen und führen Assistenzaufgaben im Event- und Marketingbereich aus.

Gefragt sind kaufmännische Ausbildung, mehrjährige relevante Erfahrung, sichere MS-Office-Kompetenz sowie Organisationstalent und Teamfähigkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder vergleichbaren administrativen Funktionen.

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle für das Team, Gäste und Geschäftspartner.
• Eigenständige Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Bestellungen und administrativer Abläufe.
• Koordination von Infrastruktur, Facility Management und externen Dienstleistern.
• Unterstützung bei Fuhrpark, Versicherungen, Instandhaltung und Behördenagenden.
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung inklusive Termin- und Reisemanagement.
• Mitarbeit bei Ausschreibungen, Angeboten, Präsentationen und Zertifizierungen.
• Administrative Begleitung von Event- und Marketingprojekten von Recherche bis Vor-Ort-Unterstützung.
• Belegorganisation, Rechnungsprüfung und Vorbereitung für die Buchhaltung.
• Zuordnung von Rechnungen zu Projekten und Kostenstellen sowie strukturierte Dokumentenablage.
• Übernahme der Funktion als Sicherheitsvertrauensperson nach entsprechender Schulung inkl. AUVA-Dokumentation

Skills

Office Management

Assistenz

Organisationstalent

MS Office

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Für eine Agentur im Bereich Live-Marketing, Events und Markeninszenierungen in Wien wird eine engagierte Persönlichkeit für das Office Management und die Projektassistenz gesucht. Auch Wiedereinsteiger:innen sowie Personen mit langjähriger Erfahrung sind willkommen.

Deine Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für das Team, Gäste und Geschäftspartner
• Eigenständige Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Bestellungen und administrativer Abläufe
• Koordination von Infrastruktur, Facility Management und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Fuhrpark, Versicherungen, Instandhaltung und Behördenagenden
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung inklusive Termin- und Reisemanagement
• Mitarbeit bei Ausschreibungen, Angeboten, Präsentationen und Zertifizierungen
• Administrative Begleitung von Event- und Marketingprojekten (von Recherchen und Bestellungen bis zur gelegentlichen Vor-Ort-Unterstützung)
• Belegorganisation, Rechnungsprüfung und Vorbereitung für die Buchhaltung
• Zuordnung von Rechnungen zu Projekten und Kostenstellen sowie strukturierte Dokumentenablage
• Übernahme der Funktion als Sicherheitsvertrauensperson nach entsprechender Schulung inklusive AUVA-Dokumentation

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder vergleichbaren administrativen Funktionen (idealerweise mindestens fünf Jahre)
• Fundierte Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
• Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie Hands-on-Mentalität
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit
• Führerschein der Klasse B
• Von Vorteil: Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Geschäftsführungsassistenz oder im Agentur- und Eventumfeld

Das bietet die Position

• Vielseitige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum in einem kreativen Umfeld
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und echtes Miteinander
• Team-Aktivitäten wie gemeinsame Frühstücke, Kochsessions und Events
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
• Hundefreundliches Büro
• Bürozeiten: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 16:00 Uhr, Freitag von 8:00 bis 13:00 Uhr

Arbeitszeit & Arbeitsort

• Beschäftigungsausmaß: 30 bis 38,5 Wochenstunden (Teilzeit oder Vollzeit nach Vereinbarung)
• Arbeitsbeginn: ab sofort
• Arbeitsort: 1010 Wien (Innere Stadt)

Gehalt

Für diese Position wird ein Bruttomonatsgehalt ab € 2.600,- auf Vollzeitbasis (38,5 Wochenstunden) geboten. Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Berufserfahrung; eine entsprechende Überzahlung ist möglich.