Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH; Wien; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

5-Tage-Woche

Jahresticket Wiener Linien

Pluxee Gutscheine

Job summary

JobsinAustria in Wien sucht eine engagierte Front-Office-/Office-Management-Fachkraft zur ersten Ansprechperson vor Ort. Sie empfängt Besucher:innen, betreut Bewerbende und Mitarbeitende, nimmt Anrufe entgegen und koordiniert die Bürokommunikation.

Sie unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender, organisieren Post, Lieferungen, Meetings und Events und koordinieren Facility- und Workplace-Management, um eine professionelle, gut organisierte Arbeitsumgebung sicherzustellen.

Qualifications

• Erfahrung im Front Office, Office Management oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Multitasking-Fähigkeiten.
• Serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit.
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse.
• Hands-on-Mentalität: Bereitschaft, dort anzupacken.
• Erfahrung im Bereich Facility Coordination oder Workplace Management ist von Vorteil.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerbenden, Mitarbeitenden, Partnern und Lieferanten.
• Organisation des Empfangsbereichs, Annahme eingehender Anrufe und allgemeine Bürokommunikation.
• Koordination von Ein- und Ausgangspost sowie Lieferungen.
• Pflege administrativer Prozesse, Datenbanken und Büromaterialien.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und Einrichtung der Arbeitsplätze.
• Koordination von Facility-Themen und Ansprechpartner:in für externe Dienstleister.
• Unterstützung im Workplace Management und Schaffung einer professionellen Arbeitsumgebung.
• Organisation interner Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.
• Beobachtung des Bürobestands und Koordination von Nachbestellungen mit dem Einkauf.

Skills

Front Office

Office Management

Organisationstalent

Kundenservice

Teamfähigkeit

Kommunikation

Deutsch C1

Englischkenntnisse

Hands-on-Mentalität

Tools

MS Office

Job description

Wir haben die Allergiediagnostik revolutioniert und sind mit unseren diagnostischen Produkten und patentierten Technologien in mehr als 100 Ländern äußerst erfolgreich tätig. Unsere Produkte sind wertvolle Beiträge zum innovativen Feld der Präzisionsmedizin – sowohl für Menschen als auch für Tiere. Allergien werden in nur einem Schritt und höchst spezifisch abgeklärt, sodass Patient:innen rasch optimale Behandlung durch Fachärzt:innen erhalten. Wir verbessern die Lebensqualität von Mensch und Tier, ermöglichen individualisierte Patient:innenbetreuung, treiben die Wissenschaft voran und entlasten damit das Gesundheitssystem.

Dafür brauchen wir dich

• Du empfängst und betreust Besucher:innen, Bewerbende, neue Mitarbeitende, Partner:innen und Lieferant:innen als erste Ansprechperson vor Ort.
• Du organisierst und betreust den Empfangsbereich, nimmst eingehende Anrufe entgegen und kümmerst dich um die allgemeine Bürokommunikation.
• Du koordinierst die Ein- und Ausgangspost, Lieferungen sowie die interne Verteilung von Korrespondenz.
• Du pflegst administrative Prozesse, Datenbanken und Bürounterlagen.
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und koordinierst die Einrichtung neuer Arbeitsplätze.
• Du koordinierst Facility-Themen und bist die zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister, Hausverwaltungen, Lieferanten und Wartungstechniker:innen.
• Du unterstützt im Workplace Management und trägst zu einer professionellen, angenehmen und gut organisierten Arbeitsumgebung bei.
• Du hilfst bei der Organisation interner Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.
• Du behältst die Bürobestände im Blick und koordinierst Nachbestellungen gemeinsam mit dem Einkauf.

Das bringst du mit

• Erfahrung im Front Office, Office Management, in der Administration, Hotellerie, im Kundenservice oder in einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Eine serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit
• Eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse
• Eine Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, dort anzupacken, wo Unterstützung gefragt ist
• Erfahrung im Bereich Facility Coordination, Workplace Management oder Office Administration ist von Vorteil

Wir Bieten Dir

• eine unbefristete Vollzeitanstellung, 5-Tage-Woche
• ein Jahresticket der Wiener Linien und Pluxee Gutscheine
• die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, denen das Wohl von Mensch und Tier gleichermaßen am Herzen liegt
• ein Ambiente, in dem du mitwirkst, Fragen stellst und deine Ideen einbringst
• eine Atmosphäre, in der nach Prinzipien der Nachhaltigkeit, Gleichheit, Diversität, Inklusion und gegenseitigen Respekts gelebt und gearbeitet wird

Deine Bezahlung erfolgt lt. KV auf Basis einer Vollzeitanstellung (KV Handwerk und Gewerbe). Deine tatsächliche Bezahlung hängt von deiner Vorerfahrung und Qualifikation ab.