Front Office Manager:in (m/w/d)

Schiefer Rechtsanwälte GmbH; Wien; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Verantwortungsvolle Position

Moderne Kanzleiräumlichkeiten

Zusammenarbeit mit Leitung

Kollegiales Umfeld

Team-Events

Getränke & Snacks

Sicherer Arbeitsplatz

Job summary

Schiefer Rechtsanwälte GmbH in Wien sucht eine erfahrene Front-Office-Persönlichkeit, die das Kanzleiteam mit Herzlichkeit und Organisationstalent repräsentiert. Sie empfangen Mandant:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen professionell und sorgen für eine angenehme Atmosphäre.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Raumkoordination, Videokonferenzen, Planung interner Veranstaltungen sowie die zentrale Koordination von Anfragen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen (HAK, HLW oder vergleichbar).
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Front-Office-Position, idealerweise in einer Kanzlei/Unternehmensberatung oder gehobenem Dienstleistungsumfeld.

Responsibilities

• Empfang von Mandantinnen, Gästen und Geschäftspartnern; professioneller erster Kontakt.
• Organisation von Besprechungsräumen, Koordination von Videokonferenzen und Umfeld für Besprechungen.
• Unterstützung bei Planung und Durchführung interner Veranstaltungen.
• Telefonische Anlaufstelle und freundliche, koordinierende Bearbeitung eingehender Anfragen.
• Zentrale Schnittstelle zwischen Mandantinnen, Geschäftspartnern und Team; Überblick bei parallel laufenden Aufgaben.
• Rückhalt im Office Management: Postbearbeitung, Botendienste, Bestellwesen; background-Organisation.

Skills

Serviceorientierung

Organisationstalent

Kundenorientierung

Kommunikation

Verlässlichkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW)

Tools

MS Office

Job description

Wir sind Schiefer Rechtsanwälte – eine moderne, wachsende Rechtsanwaltskanzlei mit dem Anspruch, juristische Exzellenz mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur zu verbinden. Denn wir sind überzeugt: Der Erfolg unserer Kanzlei beginnt bei den Menschen, die hier arbeiten.

Für unser Front Office suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die unsere Kanzlei mit Herzlichkeit, Organisationstalent und einem hohen Serviceverständnis repräsentiert.

Aufgaben

Empfang und Gästebetreuung

• Sie empfangen unsere Mandant:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen herzlich und professionell.
• Sie sorgen dafür, dass sich unsere Besucher:innen vom ersten Moment an willkommen fühlen.
• Sie organisieren unsere Besprechungsräume, koordinieren Videokonferenzen und schaffen den perfekten Rahmen für Besprechungen.
• Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung interner Veranstaltungen.

Kommunikation und Koordination

• Sie sind die erste Ansprechperson am Telefon und koordinieren eingehende Anfragen freundlich und professionell.
• Sie fungieren als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Mandant:innen, Geschäftspartner:innen und unserem Team.
• Sie behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Kanzleialltag.

Office Management

• Sie koordinieren die täglichen Abläufe im Front Office und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles bestens organisiert ist.
• Sie übernehmen die Postbearbeitung, koordinieren Botendienste und verantworten das Bestellwesen.
• Sie unterstützen unser Team bei administrativen Aufgaben und tragen wesentlich zu einem professionellen Kanzleialltag bei.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW oder vergleichbar)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position – idealerweise in einer Wirtschaftskanzlei, Unternehmensberatung, im gehobenen Dienstleistungsumfeld oder in der gehobenen Hotellerie
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Professionelles, gepflegtes und souveränes Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Perfekte Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick
• Eine positive Ausstrahlung sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Eigenständigkeit
• Moderne Kanzleiräumlichkeiten mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung und kurze Entscheidungswege
• Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Regelmäßige Team- und Firmenevents
• Kaffee, Getränke und Snacks zur freien Verfügung
• Einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive in einer erfolgreichen und wachsenden Wirtschaftskanzlei

Warum Schiefer Rechtsanwälte?

Bei uns erwartet Sie weit mehr als ein klassischer Empfangsjob.

Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle im Herzen unserer Kanzlei und gestalten den ersten Eindruck für unsere Mandant:innen aktiv mit. Dabei arbeiten Sie eng mit der Kanzleileitung und unserem gesamten Team zusammen und bringen Ihre Erfahrung sowie Ihre Ideen in ein modernes Arbeitsumfeld ein.