Executive Assistant & Business Operations

TEC-IT; Steyr; Hybrid; EUR 26,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Hybrid-Arbeitsmodell

Direkter Einblick in Entscheidungen

Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführ

Job summary

TEC-IT sucht eine/n Executive Assistant & Business Operations, der/die die Geschäftsführung unterstützt, bereichsübergreifende Vorhaben vorantreibt und offene Punkte zuverlässig in Ergebnisse verwandelt.

Sie arbeiten eng mit Geschäftsführung, Development, Support, Marketing und Vertrieb zusammen und planen bzw. koordinieren Projekte, Personalprozesse sowie Marketing- und Sales-Aktivitäten. Die Position ist ab 16 Wochenstunden bis Vollzeit mit Präsenz in Steyr und flexiblem Hybrid-Modell.

Qualifications

• Erfahrung als Executive Assistant, Business Operations oder vergleichbare generalistische Rolle.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Priorisierung bei vielen Themen.
• Verbindliche Kommunikation und Abschlussorientierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Offenheit für CRM-, PM-, HR- und KI-Werkzeuge.
• Diskretion, Eigeninitiative und schnelle Einarbeitung in HR-, Marketing-, Sales- und Tech-Themen.

Responsibilities

• Prioritäten, Termine, Entscheidungen und Follow-ups der Geschäftsführung strukturieren und nachhalten.
• Kleine/ mittlere Projekte planen, Beteiligte koordinieren, Status & nächste Schritte transparent machen.
• Personaladministration, Recruiting, Onboarding/Offboarding vorbereiten und mit Partnern abstimmen.
• Marketingaktivitäten, Inhalte, Kampagnen, Veranstaltungen organisatorisch vorantreiben.
• Sales durch CRM-Pflege, Recherchen, Angebotsvorbereitung und Kundenkommunikation unterstützen.
• Meetings/Workshops vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren, Maßnahmen nachverfolgen.
• Administrative Abläufe, Vorlagen, Reisen und Dokumente pragmatisch organisieren.

Skills

Executive Unterstützung

Bereichsübergreifende Koordination

Organisationstalent

Deutsch & Englisch

Tools

MS 365

CRM-Systeme

ProjektManagement-Tools

HR-Werkzeuge

Job description

TEC-IT entwickelt seit 1996 international eingesetzte B2B-Software. Als Executive Assistant & Business Operations hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei, bringst bereichsübergreifende Vorhaben voran und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten verlässlich Ergebnisse werden.

Aufgaben

• Prioritäten, Termine, Entscheidungen und Follow-ups der Geschäftsführung strukturieren und konsequent nachhalten
• Kleine und mittlere Projekte planen, Beteiligte koordinieren sowie Status, Blocker und nächste Schritte transparent machen
• Personaladministration, Recruiting, Onboarding und Offboarding vorbereiten und mit externen Partner:innen abstimmen
• Marketingaktivitäten, Inhalte, Kampagnen, Veranstaltungen und Unterlagen organisatorisch vorantreiben
• Sales durch CRM-Pflege, Recherchen, Angebotsvorbereitung, Follow-ups und Kundenkommunikation unterstützen
• Meetings und Workshops vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Maßnahmen bis zum Abschluss begleiten
• Administrative Abläufe, Vorlagen, Dienstleister, Reisen und Dokumente pragmatisch organisieren und verbessern
• Erfahrung als Executive Assistant, in Business Operations, Projektkoordination, Office Management oder einer vergleichbaren generalistischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, auch bei vielen Themen klare Prioritäten zu setzen
• Verbindliche Kommunikation, konsequentes Nachhalten und Freude daran, Dinge wirklich abzuschließen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für CRM-, Projektmanagement-, HR- und KI-Werkzeuge
• Diskretion, Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich rasch in HR-, Marketing-, Sales- und Technologiethemen einzuarbeiten

Benefits

• Vielseitige Schlüsselrolle mit direktem Einblick in Entscheidungen und Unternehmensentwicklung
• Echte Verantwortung mit klaren Prioritäten und kurzen Entscheidungswegen
• Flexible Arbeitszeiten ab 16 Wochenstunden und hybrides Arbeiten nach Vereinbarung
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Entwicklung, Support, Marketing und Sales
• International eingesetzte Softwareprodukte und Raum, Abläufe sichtbar besser zu machen

Die Position ist ab 16 Wochenstunden bis Vollzeit möglich – mit regelmäßiger Präsenz in Steyr und flexiblem Hybrid-Modell. Die vorgesehene KV-Einstufung ist AT. Das Mindestgrundgehalt in der Einstiegsstufe beträgt EUR 2.547 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis; Teilzeit anteilig. Je nach anrechenbarer Erfahrung gilt ein höheres KV-Mindestgehalt, eine Überzahlung ist möglich.