Executive Assistant & Business Operations

TEC-IT Datenverarbeitung GmbH; Oberösterreich; Hybrid; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Hybrides Arbeiten

Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführ

Einblick in Entscheidungen

Job summary

TEC-IT Datenverarbeitung GmbH in Steyr sucht eine erfahrene Assistenz- und Geschäftsbereichsleitung, die die Geschäftsführung unterstützt und bereichsübergreifend Projekte koordiniert.

Flexible Arbeitszeiten ab 16 Wochenstunden bis Vollzeit mit hybridem Modell; KV-Einstufung in AT. Mindestgrundgehalt 2.547 EUR brutto pro Monat bei Vollzeit, je nach Erfahrung höher möglich.

Qualifications

• Erfahrung als Executive Assistant, in Business Operations, Projektkoordination, Office Management oder einer vergleichbaren generalistischen Rolle.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten auch bei vielen Themen zu setzen.
• Verbindliche Kommunikation, konsequentes Nachhalten und Abschlussorientierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für CRM-, Projektmanagement-, HR- und KI-Werkzeuge
• Diskretion, Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich rasch in HR-, Marketing-, Sales- und Technologiethemen einzuarbeiten.

Responsibilities

• Prioritäten, Termine, Entscheidungen und Follow-ups der Geschäftsführung strukturieren und konsequent nachhalten
• Kleine und mittlere Projekte planen, Beteiligte koordinieren sowie Status, Blocker und nächste Schritte transparent machen
• Personaladministration, Recruiting, Onboarding und Offboarding vorbereiten und mit externen Partner:innen abstimmen
• Marketingaktivitäten, Inhalte, Kampagnen, Veranstaltungen und Unterlagen organisatorisch vorantreiben
• Sales durch CRM-Pflege, Recherchen, Angebotsvorbereitung, Follow-ups und Kundenkommunikation unterstützen
• Meetings und Workshops vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Maßnahmen bis zum Abschluss begleiten
• Administrative Abläufe, Vorlagen, Dienstleister, Reisen und Dokumente pragmatisch organisieren und verbessern

Skills

Organisation

Kommunikation

Priorisierung

Deutsch

Englisch

MS-365

CRM

Projektmanagement

HR-Werkzeuge

KI-Werkzeuge

Tools

Microsoft 365

CRM-Tools

Projektmanagement-Tools

HR-Tools

KI-Werkzeuge

Job description

TEC-IT entwickelt seit 1996 international eingesetzte B2B-Software. Als Executive Assistant & Business Operations hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei, bringst bereichsübergreifende Vorhaben voran und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten verlässlich Ergebnisse werden.

Aufgaben

• Prioritäten, Termine, Entscheidungen und Follow-ups der Geschäftsführung strukturieren und konsequent nachhalten
• Kleine und mittlere Projekte planen, Beteiligte koordinieren sowie Status, Blocker und nächste Schritte transparent machen
• Personaladministration, Recruiting, Onboarding und Offboarding vorbereiten und mit externen Partner:innen abstimmen
• Marketingaktivitäten, Inhalte, Kampagnen, Veranstaltungen und Unterlagen organisatorisch vorantreiben
• Sales durch CRM-Pflege, Recherchen, Angebotsvorbereitung, Follow-ups und Kundenkommunikation unterstützen
• Meetings und Workshops vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Maßnahmen bis zum Abschluss begleiten
• Administrative Abläufe, Vorlagen, Dienstleister, Reisen und Dokumente pragmatisch organisieren und verbessern

Qualifikation

• Erfahrung als Executive Assistant, in Business Operations, Projektkoordination, Office Management oder einer vergleichbaren generalistischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, auch bei vielen Themen klare Prioritäten zu setzen
• Verbindliche Kommunikation, konsequentes Nachhalten und Freude daran, Dinge wirklich abzuschließen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für CRM-, Projektmanagement-, HR- und KI-Werkzeuge
• Diskretion, Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich rasch in HR-, Marketing-, Sales- und Technologiethemen einzuarbeiten

Benefits

• Vielseitige Schlüsselrolle mit direktem Einblick in Entscheidungen und Unternehmensentwicklung
• Echte Verantwortung mit klaren Prioritäten und kurzen Entscheidungswegen
• Flexible Arbeitszeiten ab 16 Wochenstunden und hybrides Arbeiten nach Vereinbarung
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Entwicklung, Support, Marketing und Sales
• International eingesetzte Softwareprodukte und Raum, Abläufe sichtbar besser zu machen

Die Position ist ab 16 Wochenstunden bis Vollzeit möglich – mit regelmäßiger Präsenz in Steyr und flexiblem Hybrid-Modell. Die vorgesehene KV-Einstufung ist AT. Das Mindestgrundgehalt in der Einstiegsstufe beträgt EUR 2.547 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis; Teilzeit anteilig. Je nach anrechenbarer Erfahrung gilt ein höheres KV-Mindestgehalt, eine Überzahlung ist möglich.