Erfahrene Kanzleiassistenz ab 20 Wochenstunden (m/w/d)

Mental Health Group; Wien; Hybrid; EUR 38,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice 1 Tag/Woche

Zentrale Lage in Wien

Job summary

Mental Health Group in Wien sucht eine engagierte Assistenzperson zur Verstärkung des Teams. Sie übernehmen zentrale administrative Aufgaben, beantragen Steuernummern, klären behördliche Anfragen und pflegen Klienten- sowie Stammdaten.

Sie arbeiten Teilzeit (20–30 Wochenstunden) mit der Aussicht auf Homeoffice einmal pro Woche und profitieren von einem modernen Büro in zentraler Lage Wiens. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich.

Qualifications

• Eine kaufmännische Ausbildung bildet die Grundlage Ihres fachlichen Profils.
• Gutes Verständnis für steuerliche Fragestellungen sowie Interesse an kaufmännischen und administrativen Prozessen.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einer Wirtschafts­treuhand- oder Rechtsanwaltskanzlei.
• Versiert im Umgang mit MS Office; Erfahrung mit BMD NTCS von Vorteil.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse; Osteuropäische Sprache von Vorteil.

Responsibilities

• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen und unterstützen das Team tatkräftig im Arbeitsalltag.
• Eigenständig übernehmen Sie diverse Verwaltungstätigkeiten, z. B. Beantragung von Steuernummern sowie behördliche und sozialversicherungsrechtliche Abfragen.
• Sie unterstützen bei der Erfüllung geldwäscherechtlicher Sorgfaltspflichten und pflegen Klienten- und Stammdaten.
• Schrittweise übernehmen Sie Aufgaben im Zahlungsverkehr und erweitern so Ihr fachliches Aufgabengebiet.
• Professionelle Korrespondenz mit Klient:innen, Behörden und externen Ansprechpartner:innen gehört dazu; Informationsfluss sicherstellen.
• Mit strukturierter und verlässlicher Arbeitsweise tragen Sie zur Qualitätssicherung und effizienten Kanzleiprozessen bei.

Skills

MS Office

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/HAS)

Tools

BMD NTCS

Job description

Kompetenz | Teamgeist | Digitalisierung

Wien

Teilzeit

42000

Auftr.-Nr. 13142-ST

Ihr zukünftiger Verantwortungsbereich:

• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen und unterstützen das Team tatkräftig im Arbeitsalltag
• Eigenständig übernehmen Sie diverse Verwaltungstätigkeiten, beispielsweise die Beantragung von Steuernummern sowie behördliche und sozialversicherungsrechtliche Abfragen
• Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Erfüllung geldwäscherechtlicher Sorgfaltspflichten und sorgen für die laufende Pflege von Klienten- und Stammdaten
• Schrittweise übernehmen Sie zusätzliche Aufgaben im Bereich des Zahlungsverkehrs und erweitern dadurch Ihr fachliches Aufgabengebiet
• Die professionelle Korrespondenz mit Klient:innen, Behörden und weiteren externen Ansprechpartner:innen liegt ebenso in Ihrem Verantwortungsbereich wie die Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
• Mit Ihrer strukturierten und verlässlichen Arbeitsweise tragen Sie zur Qualitätssicherung und zu effizienten Kanzleiprozessen bei

Damit wissen Sie uns zu überzeugen:

• Eine kaufmännische Ausbildung (beispielsweise HAK, HAS oder HLW) bildet die Grundlage Ihres fachlichen Profils
• Ein gutes Verständnis für steuerliche Fragestellungen sowie Interesse an kaufmännischen und administrativen Prozessen zeichnen Sie aus
• Darüber hinaus konnten Sie bereits mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich sammeln, idealerweise in einer Wirtschaftstreuhand- oder Rechtsanwaltskanzlei
• Sie sind versiert im Umgang mit MS Office, idealerweise verfügen Sie zudem über Erfahrung mit BMD NTCS
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr fachliches Profil ab, zusätzliche Kenntnisse einer osteuropäischen Sprache sind von Vorteil
• Ihr fachliches Profil wird durch Ihr professionelles Auftreten, Ihre offene und teamorientierte Persönlichkeit sowie Ihre strukturierte und organisierte Arbeitsweise ergänzt

Dieses Gesamtpaket wird geboten:

• Es erwartet Sie ein herzliches und eingespieltes Team, das von einem respektvollen und unterstützenden Miteinander geprägt ist
• Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten
• Durch eine Teilzeitbeschäftigung im Ausmaß von 20 bis 30 Wochenstunden profitieren Sie von einer guten Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Wiener Innenstadtlage und ist ausgezeichnet mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Je nach Qualifikation und Erfahrung wird ein Bruttojahresgehalt ab € 42.000, -- auf Vollzeitbasis geboten mit Bereitschaft zur Überzahlung

Unser Auftraggeber:

Ihr zukünftiger Arbeitgeber ist eine erfolgreiche und bestens etablierte Wirtschaftstreuhandkanzlei im Herzen Wiens. Ein kollegiales Team sowie moderne Büroräumlichkeiten in hervorragender Lage schaffen ein Umfeld, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden. Zur Verstärkung wird nun eine kompetente, kommunikative Persönlichkeit mit Erfahrung im Assistenzbereich gesucht.