Backoffice & Teamassistenz – Organisationstalent in Wien

Wonderwerk Consulting; Wien; On-site; EUR 40,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Wiener Linien Jahreskarte

Firmenrad

Teamevents und Weiterbildungen

Job summary

Wonderwerk Consulting in Wien sucht eine engagierte Assistenz, die das Backoffice effizient steuert und das Team operativ unterstützt. Du arbeitest eigenständig, behältst bei vielen Themen den Überblick und setzt hohe Qualitätsstandards.

Zu deinen Aufgaben gehören Termin- und Reiseorganisation, Office-Management, Organisation von Workshops, Ausschreibungen und Unterstützung im Recruiting sowie Dokumentenmanagement und Website-Pflege (WordPress).

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
• Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
• Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
• Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte

Responsibilities

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
• Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
• Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
• Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
• Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
• Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
• Organisation von On- und Offboardings
• Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events

Skills

Office-Assistenz

MS Office

MS Teams

Englisch verhandlungssicher

Education

HAK/HLW/AHS-Abschluss

Tools

WordPress

KI-Tools (ChatGPT/Claude)

Job description

Wonderwerk Consulting in Wien sucht eine engagierte Assistenz, die das Backoffice effizient steuert und das Team operativ unterstützt. Du arbeitest eigenständig, behältst bei vielen Themen den Überblick und setzt hohe Qualitätsstandards.

Zu deinen Aufgaben gehören Termin- und Reiseorganisation, Office-Management, Organisation von Workshops, Ausschreibungen und Unterstützung im Recruiting sowie Dokumentenmanagement und Website-Pflege (WordPress).