Assistent:in der Universitätsleitung (m/w/d)

Meduniwien; Wien; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Sichere Arbeitgeberin

Kantine

Job summary

Die MedUni Wien sucht ab sofort eine:n Assistent:in der Universitätsleitung (m/w/d) in Vollzeit (40 Stunden/Woche) befristet bis 31. Dezember 2027 mit Option auf unbefristete Verlängerung.

Die Position dient als Ersatzkraft und richtet sich an eine strukturierte, kundenorientierte Persönlichkeit mit starkem Organisationstalent. Sie unterstützen die Universitätsleitung und das Führungsteam, übernehmen Protokollführung, Front-Office-Betreuung, IT- und Office-Aufgaben sowie die Koordination

Qualifications

• Abgeschlossene Matura, kaufmännische Ausbildung, oder gleichwertige Qualifikation.
• Sichere IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Programmen.
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise sowie Freude an Organisation und Administration.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Sicherheit in der schriftlichen Kommunikation.
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und lösungsorientiertes Denken.

Responsibilities

• Umfassende Assistenztätigkeit für die Universitätsleitung und das Führungsteam.
• Vorbereitung, Begleitung und Protokollführung bei Sitzungen der Leitungsgremien.
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie repräsentative Aufgaben im Front-Office.
• Professionelle Kommunikation über E-Mail, Telefon und Online-Kanäle.
• Office Management sowie administrative und koordinierende Tätigkeiten.
• Zukünftige Übernahme eines eigenständigen Arbeitsbereichs.

Skills

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Matura oder kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

• Nr42 Service Universitätsleitung, Kennzahl: 567/26

Assistent:in der Universitätsleitung (m/w/d)

DieMedizinischeUniversitätWienzähltmitrund 6.500Mitarbeiter:innenund8.600StudierendenzueinerdergrößtenbiomedizinischenSpitzenforschungs-undLehrinstitutionenEuropas.Das Service der Universitätsleitung (Rektorat, Senat, Universitätsrat)sucht ab sofort, in Vollzeit (40 Wochenstunden)undbefristet bis 31. Dezember 2027 (mit Option auf unbefristete Verlängerung)eine:n Assistent:in der Universitätsleitung(m/w/d)als Ersatzkraft.

Ihre Aufgaben

• Umfassende Assistenztätigkeit für die Universitätsleitung und das Führungsteam
• Vorbereitung, Begleitung und Protokollführung bei Sitzungen der Leitungsgremien
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie repräsentative Aufgaben im Front-Office-Bereich
• Professionelle Kommunikation über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon, Online)
• Office Management sowie administrative und koordinierende Tätigkeiten
• Zukünftige Übernahmeeines eigenständigen Arbeitsbereichs
• Abgeschlossene Matura, kaufmännische Ausbildung,oder gleichwertige Qualifikation
• Sichere IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Programmen
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise sowie Freude an Organisation und Administration
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Sicherheit in der schriftlichen Kommunikation
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft, dazu lösungsorientiertes Denken und Genauigkeit
• Kommunikations- und Teamfähigkeit; zielorientiertes Handeln zeichnet Sie aus
• Serviceorientierung, Engagement und Hands-on-Mentalität sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 2.759,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien.

Bewerben Sie sich bis zum 4. November 2026.

Benefits und Angebote

Finanzielle Vorteile und Absicherung

• Betriebliche Altersvorsorge Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
• Mitarbeiter:innenrabatte Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
• Sichere Arbeitgeberin Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
• Kantine In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.

Work-Life-Balance und Vereinbarkeit

• Work-Life-Balance Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
• Kinderbetreuung Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
• Gleitzeit Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten.

Arbeitskultur und Werte

• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
• Mitarbeiter:innenevents Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
• Gesundheitsmaßnahmen Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.

Mobilitätsförderung

• Mobilitätsförderung Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
• Gute Verkehrsanbindung Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Parkmöglichkeit Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen.Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.

Weiterentwicklung und Karriere

• Interne Weiterbildungen Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
• Beratungsangebote Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.