Assistant to the CEO (m/f/d)

Telekom Austria AG; Österreich; Hybrid; EUR 54,000 - 66,000; Full time

Job summary

Telekom Austria AG sucht eine(n) Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Österreich. Sie unterstützen den CEO mit organisatorischer Exzellenz, koordinieren Termine, Reisen und Dokumentationen und arbeiten eng mit internen Abteilungen sowie externen Stakeholdern zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Meetings, die Erstellung von Präsentationen sowie die Abwicklung von Prozessen in Personalverwaltung, Rechnungsstellung und IT-Dokumentation.

Qualifications

• Mehrere Jahre Erfahrung als Assistent/in oder vergleichbare Rolle.
• Hervorragende Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Kommunikations- und zwischenmenschliche Kompetenzen.
• Sehr gute MS Office / Microsoft 365 Kenntnisse.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Organisieren den Kalender des CEO, Reisetätigkeiten und alltägliche administrative Aufgaben.
• Prozesskoordination inkl. Personalverwaltung, Bestellungen, Rechnungen und weitere Verwaltung.
• Vorbereitung von Meetings, Präsentationen, Briefings und Management-Dokumenten; Nachverfolgung offener Punkte.
• IT- & Dokumentationsaufgaben: zentrale Dokumente, Berichte und Prozesse betreuen.
• Koordination mit internen/external Stakeholdern; eigenständige Unterstützung von Projekten.
• Vertrauliche Unterstützung: sensible Informationen diskret behandeln; Prioritäten einhalten.

Skills

Organisation & Koordination

Kommunikationsfähigkeiten

MS Office / Microsoft 365

Vertraulichkeit & Integrität

Deutsch/Englisch

Tools

IT-Systeme

Job description

## Assistant to the CEO (m/f/d)Jetzt bewerbenAs **Assistant to the CEO**, you will provide proactive and reliable support to the CEO across a broad range of organizational, administrative and business-related activities. You will ensure smooth day-to-day operations, coordinate important processes and act as a key interface between the CEO, internal functions and external stakeholders.The role combines **hands-on organizational support with selected management and coordination responsibilities**, offering broad exposure to the company and its leadership environment.**Responsibilities****Organizational Support**Manage and coordinate the CEO’s calendar, meetings, travel arrangements and day-to-day organizational activities.**Process Coordination**Manage and coordinate processes including personnel administration, orders, invoicing and other administrative activities.**Meeting & Management Support**Prepare meetings, presentations, briefings and relevant management documents, and coordinate follow-up actions.**IT & Documentation**Act as key user for relevant IT systems and take responsibility for documents, documentation, reports and related processes.**Stakeholder & Project Coordination**Coordinate with internal and external stakeholders and independently support selected projects and business-related topics.**Confidential & Proactive Support**Handle sensitive information with discretion, anticipate requirements and ensure that priorities, deadlines and open actions are followed up effectively.**Your Profile*** Several years of experience in an **assistant, management assistant or comparable role**, ideally in a larger or international organization* Excellent **organizational, coordination and prioritization skills**, with a proactive and reliable working style* Strong **communication and interpersonal skills** and a professional approach when working with senior stakeholders* Excellent **MS Office / Microsoft 365 skills** and confidence in using corporate IT systems and AI Tools.* Very good **German and English skills**, combined with a high level of discretion, confidentiality and integrityFor this position, we offer an annual gross salary of approximately EUR 60.000.