Assistenz CEO

sardona24; Lavamünd; Hybrid; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Häny AG in Jona sucht eine erfahrene CEO-/GL-Assistenz zur Unterstützung des CEO bei Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratsunterlagen. Sie strukturieren Unterlagen, koordinieren Fristen und dokumentieren Entscheidungen mit hoher Diskretion.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, unterstützen Transformations- und Organisationsprojekte und pflegen eine strukturierte Ablage.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz, Executive Assistant, oder vergleichbar.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr strukturierte, selbständige Arbeitsweise.
• Hohe Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen, zu strukturieren und Wesentliches zu fokussieren.
• Freude daran, Themen konsequent nachzuverfolgen und Verbindlichkeit professionell einzufordern.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch.

Aufgaben

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen und Verwaltungsratsunterlagen.
• Strukturierung und Zusammenstellung von Traktanden, Sitzungsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen.
• Führung und Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten.
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen, Versionen und offenen Punkten.
• Unterstützung des CEO bei Vorbereitung von Meetings, Workshops und internen Terminen.
• Erstellung von Präsentationen, Übersichten und Entscheidungsnotizen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Strukturiertes Arbeiten

Verlässlichkeit

Deutsch (schriftlich/mündlich)

MS 365 Kompetenzen

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

PowerPoint

Word

Excel

Jobbeschreibung

Die Häny AG ist ein traditionsreiches Schweizer Industrieunternehmen mit Sitz in Jona. Wir entwickeln unsere Organisation konsequent weiter, stärken unsere Führungsstrukturen und treiben wichtige Transformations- und Zukunftsthemen voran.

In dieser vertrauensvollen Funktion arbeiten Sie eng mit dem CEO zusammen und unterstützen ihn bei der Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Geschäftsleitungs-, Verwaltungsrats-, Projekt- und Organisationsthemen.

Sie sorgen dafür, dass Informationen strukturiert vorliegen, Entscheide sauber dokumentiert, offene Punkte konsequent weiterverfolgt und wichtige Themen zum richtigen Zeitpunkt wieder aufgenommen werden.

Ihre Aufgaben:

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen und Verwaltungsratsunterlagen
• Strukturierung und Zusammenstellung von Traktanden, Sitzungsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen
• Führung und konsequente Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen, Versionen und offenen Punkten
• Unterstützung des CEO bei der Vorbereitung von Führungsgesprächen, Workshops und wichtigen internen Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Entscheidungsnotizen und internen Kommunikationsunterlagen
• Administrative und organisatorische Unterstützung bei ausgewählten Transformations-, Organisations- und Sonderprojekten
• Pflege einer strukturierten Ablage für CEO-, GL-, VR- und Projektdokumente
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Übersichten und einfachen Steuerungsinstrumenten für den Führungsalltag
• Koordination von Terminen, Abstimmungen und Follow-ups im direkten Umfeld des CEO

Ihr Profil:

• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz, Executive Assistant, Projektassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion mit Nähe zu Geschäftsleitung oder Unternehmensführung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr strukturierte, selbständige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen, zu strukturieren und auf das Wesentliche zu reduzieren
• Freude daran, Themen konsequent nachzuverfolgen und Verbindlichkeit professionell einzufordern
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Word und Excel
• Ruhiges, souveränes und professionelles Auftreten
• Vorausschauende, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise

Was Sie auszeichnet:

• Sie denken mit, behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und erkennen, was als Nächstes benötigt wird.
• Sie verstehen Ihre Rolle nicht als reine administrative Unterstützung, sondern als strukturierende Kraft im Hintergrund. Sie tragen dazu bei, dass Führungsprozesse strukturiert vorbereitet, Entscheide sauber dokumentiert und vereinbarte Massnahmen konsequent nachverfolgt werden.
• Dabei arbeiten Sie diskret, verbindlich und mit einem hohen Qualitätsanspruch.

Wir bieten Ihnen:

• Eine vertrauensvolle Funktion in direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Einblick in Unternehmensführung, Organisation und Transformation
• Kurze Entscheidungswege und ein unternehmerisch geprägtes Umfeld
• Die Möglichkeit, Führungs- und Arbeitsstrukturen aktiv mitzugestalten
• Ein hohes Mass an Selbständigkeit und Eigenverantwortung
• Einen modernen Arbeitsplatz am Hauptsitz der Häny AG in Jona

Quelle : www.haeny.com