Allround-Office- & Team-Support Spezialist

Wonderwerk Consulting; Wien; On-site; EUR 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Schönes Büro in zentraler Lage in Wien

Team mit viel Ambition und gegenseit./

Hohe Eigenverantwortung und direkte KE

Wiener Linien Jahreskarte

Firmenrad

Teamevents und Weiterbildungen

Job summary

Wonderwerk – Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation – sucht eine engagierte Assistenz-Office- oder Backoffice-Spezialistin in Wien.

Du unterstützt Partner und Projektteams, koordinierst Termine, Reiseorganisation inkl. Abrechnung, Office-Management und planst Workshops sowie Events. Zudem wirkst du im Bereich Finanzen, HR und Marketing mit und pflegst WordPress sowie CRM-Systeme.

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen.
• Ausbildung auf Matura-Niveau; Studium von Vorteil.
• Deutsch auf C2-Niveau, Englisch verhandlungssicher.
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse.
• Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude).
• Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise.
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten.
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte.

Responsibilities

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
• Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
• Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
• Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
• Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
• Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
• Organisation von On- und Offboardings
• Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
• Pflege der Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
• Pflege des CRM-Systems

Skills

Assistenz-Erfahrung

MS Office

MS Teams

Deutsch C2

Englisch verhandlungssicher

KI-Tools nutzen

Organisationstalent

Multitasking

Selbstständigkeit

Belastbarkeit

Education

Matura-Abschluss

HAK/HLW/AHS oder Vergleichbares

Studium von Vorteil

Tools

WordPress

CRM-System

Newsletter-Tools

Job description

Wonderwerk – Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation – sucht eine engagierte Assistenz-Office- oder Backoffice-Spezialistin in Wien.

Du unterstützt Partner und Projektteams, koordinierst Termine, Reiseorganisation inkl. Abrechnung, Office-Management und planst Workshops sowie Events. Zudem wirkst du im Bereich Finanzen, HR und Marketing mit und pflegst WordPress sowie CRM-Systeme.