Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Wonderwerk Consulting; Wien; In loco; EUR 45.000 - 56.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Schönes Büro in zentraler Lage in Wien

Team mit viel Ambition und gegenseit./

Hohe Eigenverantwortung und direkte KE

Wiener Linien Jahreskarte

Firmenrad

Teamevents und Weiterbildungen

Descrizione del lavoro

Wonderwerk – Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation – sucht eine engagierte Assistenz-Office- oder Backoffice-Spezialistin in Wien.

Du unterstützt Partner und Projektteams, koordinierst Termine, Reiseorganisation inkl. Abrechnung, Office-Management und planst Workshops sowie Events. Zudem wirkst du im Bereich Finanzen, HR und Marketing mit und pflegst WordPress sowie CRM-Systeme.

Competenze

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen.
• Ausbildung auf Matura-Niveau; Studium von Vorteil.
• Deutsch auf C2-Niveau, Englisch verhandlungssicher.
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse.
• Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude).
• Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise.
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten.
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte.

Mansioni

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
• Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
• Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
• Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
• Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
• Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
• Organisation von On- und Offboardings
• Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
• Pflege der Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
• Pflege des CRM-Systems

Conoscenze

Assistenz-Erfahrung

MS Office

MS Teams

Deutsch C2

Englisch verhandlungssicher

KI-Tools nutzen

Organisationstalent

Multitasking

Selbstständigkeit

Belastbarkeit

Formazione

Matura-Abschluss

HAK/HLW/AHS oder Vergleichbares

Studium von Vorteil

Strumenti

WordPress

CRM-System

Newsletter-Tools

Descrizione del lavoro

Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?

Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss?

Dann passt diese Rolle zu dir.

Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation.

Aufgaben

Office- & Team-Support

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
• Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
• Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
• Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
• Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement

HR & Teamevents

• Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
• Organisation von On- und Offboardings
• Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events

Marketingunterstützung

• Pflege der Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
• Pflege des CRM-Systems

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
• Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
• Deutsch auf C2-Niveau, Englisch verhandlungssicher
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
• Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
• Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte

Benefits

Was dich bei Wonderwerk erwartet

• Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
• Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt
• Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation

Rahmenbedingungen:

• Die Position ist im Ausmaß von 30 bis 40 Wochenstunden möglich. Das Jahresbruttogehalt beträgt auf Vollzeitbasis (40 Wochenstunden) EUR 44.800-56.000. Bei einem geringeren Stundenausmaß wird das Gehalt aliquot angepasst.
• Das Gehalt wird abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Passung individuell festgelegt.
• Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)

Unsere Kultur

Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch.

Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden.

Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.

Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?