Projektassistenz (m/w/d) Standortaufbau Dubai

EF Sales GmbH; Dubai; On-site; AED 112,000 - 179,000; Full time

Benefits offered by this job

Private Medical Insurance

Annual Flight in die Heimat

Housing Allowance

Job summary

EF Robotics sucht eine engagierte Office-/Operations-Unterstützung in Dubai, die das Office von Grund auf aufbaut und betreut. Sie organisieren Büroabläufe, Lieferanten, Behördenprozesse und Meetings und fungieren als zentrale Schnittstelle zu Vermietern, Dienstleistern und Partnern (ENG/AR).

Sie verfügen über Erfahrung in Office-/Projektassistenz oder Operations in Dubai, arbeiten hands-on, eigenständig und diskret.

Qualifications

• Erfahrung: Office-/Projektassistenz oder Operations in Dubai.
• Stark organisiert, zuverlässig, detailorientiert, problemlösend.
• Englisch fließend; Arabisch und Deutsch optional.
• Hands-on, eigenständig, verantwortungsbewusst, diskret.
• Erfahrung mit Behördengängen, Lieferantensteuerung, einfachen Budgets/Abrechnungen.
• Eigenständige Einarbeitung anhand von Videos & Materialien – selbstständig.
• Zukunft & Prozesse gestalten: EF Robotics aktiv mitgestalten.

Responsibilities

• Office-Setup & Betrieb: Möbel/Material, Lieferantensteuerung, Tagesabläufe sichern.
• Administration: Dokumente, Verträge, Zahlungen, Registrierungen sauber abwickeln.
• Behörden & Dienstleister: Termine/Unterlagen für Visas, Lizenzen, Banken koordinieren.
• Kommunikation: Schnittstelle zu Vermietern, Service-Providern, Partnern (ENG/AR).
• Erledigungen & Logistik: Botengänge, Abholungen, Kurier/Versand, Raumbuchungen.
• Meetings & Besuche: Vorbereitung/Organisation für Kunden-/Partnertermine & kleine Events.

Skills

Organisation

Zuverlässigkeit

Detailorientierung

Problemlösung

Englisch fließend

Job description

EF Robotics automatisiert Standardaufgaben. Mit unseren autonomen Reinigungs- und Transportrobotern entlasten wir Unternehmen in Gastronomie, Industrie, Logistik, Gesundheitswesen und Laboren. Unsere Lösungen sind sofort einsatzbereit, einfach bedienbar und für den Mittelstand gemacht. Wir wachsen international– dafür bauen wir unseren neuen Standort in Dubaiauf.

Deine Mission:

Du bist dierechte Hand im Standortaufbau: Du organisierst, koordinierst und setzt um – von Büro, Lieferanten und Behörden bis zu Terminen, Meetings und kleinen Events. Du sorgst dafür, dass das Office läuft und Aufgabenerledigtsind, bevor jemand nachfragt.

Deine Aufgaben:

• Office-Setup & Betrieb: Möbel/Material, Lieferantensteuerung, Tagesabläufe sichern.
• Administration: Dokumente, Verträge, Zahlungen, Registrierungen sauber abwickeln.
• Behörden & Dienstleister: Termine/Unterlagen für Visas, Lizenzen, Banken koordinieren.
• Kommunikation: Schnittstelle zu Vermietern, Service-Providern, Partnern (ENG/AR).
• Erledigungen & Logistik: Botengänge, Abholungen, Kurier/Versand, Raumbuchungen.
• Meetings & Besuche: Vorbereitung/Organisation für Kunden-/Partnertermine & kleine Events.

Dein Profil:

• Erfahrung: Office-/Projektassistenz oder Operations in Dubai (oder vergleichbar).
• Skills: Stark organisiert, zuverlässig, detailorientiert, problemlösend.
• Sprachen: Englisch fließend; arabisch und deutsch optional.
• Arbeitsweise: Hands-on, eigenständig, verantwortungsbewusst, diskret.
• Bonus: Erfahrung mit Behördengängen, Lieferantensteuerung, einfachen Budgets/Abrechnungen.
• Eigenständige Einarbeitung: Du arbeitest Dich gerne selbstständig anhand von Videos & Materialien ein – und wartest nicht, bis Dich jemand an die Hand nimmt.
• Zukunft & Prozesse gestalten: Du willst nicht nur mitlaufen, sondern bestehende Abläufe verbessern und die Zukunft von EF Robotics aktiv mitgestalten.

Deine Benefits:

• Package: Private Medical Insurance, Annual Flight in die Heimat, ggf. Housing Allowance.
• Equipment: Moderne Tools & klare Prozesse.
• Urlaub & Off-Days: Übliches UAE-Setup nach lokaler Gesetzgebung.

Was Dich bei EF erwartet?

• Arbeitszeit: Vollzeit
• EForce-Kultur: Verantwortung, Disziplin, Klarheit & Wachstum.
• Gestaltungsspielraum: Du baust Strukturen mit auf und hältst den Standort am Laufen.
• Nähe zur Geschäftsleitung: Direkter Draht, schnelle Entscheidungen.
• Perspektive: Entwicklung zur Office-/Location-Koordinator:in bis Office Manager:in Dubai.