Projektassistenz (m/w) - Fokus Struktur, Prozesse & KI

Personio; Dubai; On-site; AED 144,000 - 216,000; Full time

Job summary

Personio sucht Unterstützung im Bereich Projektmanagement, Assistenz und Operations in Dubai. Du planst, steuerst und setzt Projekte um, koordinierst Stakeholder und bringst Ordnung in Planungen, Timelines und Meetings.

Du arbeitest eigenverantwortlich und behältst Deadlines im Blick. Dazu nutzt du KI-Tools, arbeitest an digitalen Prozessen und stärkst die Kommunikation auf Deutsch (sehr gut) sowie Englisch (gut).

Qualifications

• Du hast mindestens 1 Jahr Erfahrung im Bereich Projektmanagement, Assistenz und Operations.
• Du denkst strukturiert, priorisierst klar und arbeitest eigenverantwortlich und lösungsorientiert.
• Du hast eine hohe technischer Affinität und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.
• Du nutzt aktiv KI-Tools (z.B. ChatGPT, Automatisierungstools, Content-Tools) oder hast großes Interesse daran, dich weiterzuentwickeln.
• Du hast ein gutes Verständnis für digitale Prozesse und Effizienzsteigerung.
• Du bist zuverlässig, diskret und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du kommunizierst klar und professionell auf Deutsch (sehr gut) und Englisch (gut).
• Du arbeitest lieber im Office, als im Homeoffice.

Responsibilities

• Du unterstützt das Team bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten, sowie im Tagesgeschäft - von der Terminplanung über die interne Kommunikation bis zur Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Du bist für die eigenständige Übernahme von Teilprojekten und Prozessen, inklusive der Erstellung von Projektplänen, Timelines und Übersichten, um die Deadlines und Qualität sicherzustellen, verantwortlich.
• Du koordinierst interne und externe Stakeholder (Team, Dienstleister, Partner) und die Überwachung von To-Do's, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
• Das Aufbereiten von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und strukturierten Recherchen zu Dienstleistern, Locations, Kooperationen, Fachthemen und Marktentwicklungen, gehört zu deinem Aufgabenbereich.
• Du unterstützt bei der Planung und Durchführung exklusiver Business-events, inkl. Gästebetreuung, Check-In, Ablaufkoordination und professioneller Außenwirkung.
• Du erkennst eigenverantwortlich Prioritäten und Engpässe, handelst proaktiv und unterstützt flexibel bei Bedarf - auch außerhalb deiner regulären Arbeitszeiten.

Skills

Projektmanagement

Assistenz

Operations

Kommunikation

KI-Tools

Digitale Prozesse

Effizienzsteigerung

Tools

ChatGPT

Automatisierungstools

Content-Tools

Job description

DEINE AUFGABEN:

• Du unterstützt das Team bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten, sowie im Tagesgeschäft - von der Terminplanung über die interne Kommunikation bis zur Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Du bist für die eigenständige Übernahme von Teilprojekten und Prozessen, inklusive der Erstellung von Projektplänen, Timelines und Übersichten, um die Deadlines und Qualität sicherzustellen, verantwortlich.
• Du koordinierst interne und externe Stakeholder (Team, Dienstleister, Partner) und die Überwachung von To-Do's, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
• Das Aufbereiten von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und strukturierten Recherchen zu Dienstleistern, Locations, Kooperationen, Fachthemen und Marktentwicklungen, gehört zu deinem Aufgabenbereich.
• Du unterstützt bei der Planung und Durchführung exklusiver Business-events, inkl. Gästebetreuung, Check-In, Ablaufkoordination und professioneller Außenwirkung.
• Du erkennst eigenverantwortlich Prioritäten und Engpässe, handelst proaktiv und unterstützt flexibel bei Bedarf - auch außerhalb deiner regulären Arbeitszeiten.

DAS TRIFFT AUF DICH ZU...

• Du hast mindestens 1 Jahr Erfahrung im Bereich Projektmanagement, Assistenz und Operations.
• Du denkst strukturiert, priorisierst klar und arbeitesteigenverantwortlich und lösungsorientiert.
• Du hast eine hohetechnische Affinitätund arbeitest dich schnell in neue Tools ein.
• Du nutzt aktiv KI-Tools (z.B. ChatGPT, Automatisierungstools, Content-Tools) oder hast großes Interesse daran, dich weiterzuentwickeln.
• Du hast ein gutes Verständnis für digitaleProzesse und Effizienzsteigerung.
• Du bist zuverlässig, diskret und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du kommunizierst klar und professionell auf Deutsch (sehr gut) und Englisch (gut).
• Du arbeitest lieber im Office, als im Homeoffice.