Asistente Administrativo Legal

Fabrica de Pastas Allegri, C.A; Caracas; On-site; VES 10,517,000 - 15,776,000; Full time

Job summary

Fabrica de Pastas Allegri, C.A., con sede en Caracas, busca un(a) responsable de la gestión y resguardo de la documentación legal de la empresa. Coordinará libros oficiales, actas, poderes y trámites ante notarías y organismos, garantizando el cumplimiento normativo y la continuidad operativa.

Entre sus funciones figuran transcribir actas de juntas, redactar documentos legales, gestionar contactos con notarías, mantener archivos físico y digital, elaborar reportes sobre trámites y apoyar a la

Qualifications

• Conocimiento de trámites mercantiles, notariales y registrales.
• Capacidad para mantener precisión en registro y control de documentos legales.
• Manejo de archivos físicos y digitales.
• Redacción de comunicaciones y documentos administrativos.

Responsibilities

• Transcribir formalmente las actas de asambleas de Juntas Directivas al libro de Actas de la compañía.
• Redactar documentos de mandatos, contratos u oficios a consignar en las instituciones públicas.
• Coordinar con la notaría pública o registro la revisión previa de los documentos, gestionar citas, hacer seguimiento al estatus del trámite y coordinar la firma de
• Colaborar activamente en la gestión de trámites específicos del departamento de permisología, así como brindar apoyo logístico en el control de vigencias de permisos, manteniendo actualizada la base de datos de estos
• Apoyar a la alta Gerencia en la tramitación y seguimiento de documentos civiles personales actuando como enlace ante entidades públicas y privadas.
• Garantizar la custodia, organización y resguardo confidencial de los libros legales y documentos mercantiles de la empresa (Actas Constitutivas, Asambleas, títulos de propiedad), asegurando su disponibilidad inmediata en caso de requerimientos legales.
• Organizar y mantener actualizado el archivo legal físico y digital.
• Elaborar reportes periódicos sobre el estatus de trámites, permisos y documentación legal.

Skills

Precisión y detalle

Confidencialidad

Gestión documental

Job description

OBJETIVO DEL CARGO: Garantizar el control, organización, resguardo y actualización de la documentación legal de la empresa, mediante la administración de libros legales, el asentamiento oportuno de actas, el apoyo en la gestión y seguimiento de trámites de permisología, la elaboración de poderes y la coordinación de diligencias ante notarías y demás organismos competentes, asegurando el cumplimiento de las disposiciones legales y contribuyendo a la continuidad operativa de la organización.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

• Transcribir formalmente las actas de asambleas de Juntas Directivas al libro de Actas de la compañía.
• Redactar documentos de mandatos, contratos u oficios a consignar en las instituciones públicas.
• Coordinar con la notaría pública o registro la revisión previa de los documentos, gestionar citas, hacer seguimiento al estatus del trámite y coordinar la firma de
• Colaborar activamente en la gestión de trámites específicos del departamento de permisología, así como brindar apoyo logístico en el control de vigencias de permisos, manteniendo actualizada la base de datos de estos
• Apoyar a la alta Gerencia en la tramitación y seguimiento de documentos civiles personales actuando como enlace ante entidades públicas y privadas.
• Garantizar la custodia, organización y resguardo confidencial de los libros legales y documentos mercantiles de la empresa (Actas Constitutivas, Asambleas, títulos de propiedad), asegurando su disponibilidad inmediata en caso de requerimientos legales.
• Organizar y mantener actualizado el archivo legal físico y digital.
• Elaborar reportes periódicos sobre el estatus de trámites, permisos y documentación legal.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS :

• Conocimiento de trámites mercantiles, notariales y registrales.
• Capacidad para mantener un alto nivel de precisión en el registro, transcripción y control de documentos legales, minimizando errores en la elaboración de actas, manejo de información crítica y seguimiento de fechas de vencimiento de permisos, registros y demás obligaciones legales.
• Manejo de archivos físicos y digitales.
• Conocimiento básico de legislación mercantil y administrativa.
• Redacción de comunicaciones y documentos administrativos.
• Atención al detalle.
• Confidencialidad.
• Responsabilidad.