Secrétaire de Direction (poste à pourvoir dès que possible) F/H

Ecole alsacienne; Paris (TX); On-site; USD 32,000 - 41,000; Full time

Job summary

L'Ecole alsacienne, établissement parisien renommé, recherche un secrétaire de direction en CDI. Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, la gestion des courriers et mails, la préparation des réunions et l'organisation des agendas.

Vous participez à la collecte et à la mise en forme des informations du suivi des activités, rédigez des notes de service et assurez les échanges avec les services, les parents, le Conseil d’Administration et les autorités.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique du directeur.
• Réponse aux courriers et courriels, archivage et classement.
• Organisation des rendez-vous, agendas et réunions.
• Collecte et mise en forme des informations pour le suivi des activités.
• Gestion des bourses et interface avec les services et autorités.

Job description

Nous recherchons, en contrat à durée indéterminée, un(e) secrétaire de direction.

Missions principales

• Secrétariat du directeur:
• Accueil téléphonique et physique ;
• Réponse aux courriers et courriels, transmission des informations, suivi des demandes, archivage et classement ;
• Prise de rendez-vous, organisation des agendas, des réunions (réservation de salle, convocations et préparation des dossiers préalables), des réunions institutionnelles (Comité d’Administration, conseils de discipline…), des inspections et des déplacements ;
• Participation à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l’Ecole : rassemblement des états récapitulatifs émanant des différents services puis miseen forme sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord ;
• Gestion des bourses d’Etat et des bourses privées.

• Communication
• Interface entre la direction générale et les différents services de l’Ecole, les parents, le Conseil d’Administration, le personnel, les autorités rectorales et ministérielles, et la presse.
• Rédige et diffuse des notes de services et des comptes rendus de réunion