secrétaire paroissial (H/F)

Diocèse de Paris; Paris (TX); On-site; USD 29,000 - 38,000; Part time

Job summary

L’Association Diocésaine de Paris recherche un(e) secrétaire paroissial(e) pour assurer l’administration, la comptabilité et l’accueil au sein de la paroisse. Vous travaillerez en lien étroit avec le Recteur, les bénévoles et les partenaires externes.

Le poste exige rigueur, autonomie et bons outils bureautiques; vous serez en charge de la gestion des agendas, des lettres, des réseaux sociaux et de l’accueil des visiteurs au quotidien.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat, gestion administrative, assistance de direction ou comptabilité (niveau Bac à Bac+2).
• Expérience préalable dans une paroisse ou structure religieuse appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion.

Responsibilities

• Gérer l’agenda, planning et communication avec le Recteur et bénévoles.
• Gérer les salles, réservations et logistique des événements.
• Rédaction et diffusion des supports: feuille de semaine, site et réseaux.
• Approvisionnement et suivi des fournitures et liturgie.

Skills

Rigueur et organisation

Autonomie et initiative

Sens du contact et diplomatie

Aisance rédactionnelle

Education

Bac à Bac+2 en secrétariat/gestion

Tools

Word

Excel

CRM

Réseaux sociaux

Gestion de contenu

Job description

L’Association Diocésaine de Paris gère les finances, le parc immobilier et les ressources humaines de l’Église catholique à Paris.
Elle lui donne les moyens matériels d’assurer sa mission d’évangélisation, d’éducation spirituelle, d’entraide et de solidarité, au service de l’homme.

En tant que secrétaire paroissial(le), vous êtes au cœur de la vie administrative, financière, logistique et communicationnelle de la chapelle. Vous incarnez le lien quotidien entre la communauté, le Recteur, les bénévoles, le Conseil Paroissial pour les Affaires Économiques (CPAE) et les partenaires externes.

• Mise à jour et suivi de l’agenda annuel : offices, activités paroissiales et événements.
• Préparation et transmission du planning hebdomadaire à l’accueil et au directeur du patronage.
• Gestion du groupe de jeunes du foyer.

Gestion des salles et accueil d’événements

• Gestion des réservations et planification des salles.
• Émission, envoi et suivi des conventions d’occupation.
• Suivi des encaissements et règlements des frais de participation.
• Logistique d’accueil : signalétique, propreté et préparation des locaux.
• Coordination de l’ouverture/fermeture des salles.

Communication et édition

• Rédaction, relecture, correction, impression et distribution de la feuille de semaine.
• Mise en ligne des informations sur le site internet et animation des réseaux sociaux.
• Création d’affiches, de tracts et gestion des vœux de fin d’année.

Support à la liturgie et aux messes

• Préparation et impression des feuilles de messe et des livrets pour le catéchisme.
• Approvisionnement en hosties, vin de messe et cierges.
• Entretien et rangement de la sacristie des servants d’autel.

Comptabilité, secrétariat et denier de l’Église

• Saisie des chèques sur la plateforme Gaspard et transmission des dons au diocèse.
• Relevé des montants électroniques et organisation du comptage des quêtes.
• Édition du relevé de compte mensuel et pointage des factures, encaissements et notes de frais.
• Dépôts bancaires (chèques et espèces) et tâches administratives courantes.

Gestion du quotidien, intendance et équipe d’accueil

• Achat de fournitures administratives et de produits d’hygiène.
• Suivi des prestataires de ménage et entretien des locaux.
• Préparation des chambres d’hôtes et entretien du linge de maison.
• Recrutement, accompagnement et animation de l’équipe d’accueil.

Suivi des travaux et bâtiments

• Demande de devis auprès des artisans et gestion des rendez-vous.
• Suivi de chantier en lien avec le Vice-président du CPAE, l’architecte ou le recteur.
• Règlements des factures et suivi des contrats de maintenance.

Organisation des événements majeurs

• Organisation des Journées d’Amitié et de la Braderie (Novembre).
• Coordination des événements spirituels (Fête de l’Immaculée Conception, Chemin de Croix, etc.).
• Déclarations réglementaires et coordination logistique et communication.

Profil recherché

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat, gestion administrative, assistance de direction ou comptabilité (niveau Bac à Bac+2).
• Expérience préalable dans un poste similaire (paroisse, association, établissement privé ou structure religieuse) appréciée.

Compétences techniques

• Bureautique & Informatique : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des plateformes de gestion type CRM.
• Communication & Réseaux sociaux : Maîtrise des réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn) et compétences en création visuelle (affiches, tracts).
• Aisance rédactionnelle : Excellente orthographe et maîtrise des règles de mise en page.

Savoir-être & Qualités personnelles

• Sens de l’Église et culture paroissiale : Compréhension du fonctionnement d’une paroisse, de ses rythmes liturgiques et respect de son identité spirituelle.
• Rigueur et organisation : Capacité à gérer des priorités multiples (comptabilité, logistique, accueil).
• Autonomie et sens de l’initiative : Aptitude à coordonner efficacement les relations entre le recteur, les instances, les bénévoles et les prestataires.
• Sens du contact et diplomatie : Excellent relationnel, sens de l’accueil, bienveillance et discrétion.

• CDI à 28h/semaine,
• Poste situé dans le 15e arrondissement
• Congés : 1 semaine par petites vacances scolaires + 6 semaines l’été