Remote EA for CEO & Founder | Process & Ops Pro

FreedUp; United States; Remote; USD 8,900 - 18,000; Full time

Benefits offered by this job

Internationale Erfahrung

Remote-Arbeit weltweit möglich

Unterstützendes Arbeitsumfeld

Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten

Leistungsabhängige Boni möglich

Bezahlter Urlaub (PTO)

HMO nach 3 Monaten

Job summary

FreedUp sucht eine proaktive und detailorientierte Assistenz der Geschäftsführung (Executive Assistant, EA) zur direkten Unterstützung des Gründers und CEO. Die Rolle erfordert Struktur, Verantwortlichkeit und Klarheit in betrieblichen Abläufen, damit der CEO sich auf Strategie und Wachstum konzentrieren kann.

Die Stelle ist vollständig remote und Vollzeit; sichere Kommunikation, exzellente Organisation und Vertraulichkeit sind erforderlich.

Qualifications

• 3+ Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Operations Coordinator oder in einer ähnlichen Position zur Unterstützung der Führungsebene.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Technikaffin und vertraut mit digitalen Ökosystemen (Slack, Notion, Google Workspace).
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten.

Responsibilities

• Kalender- und Postfachverwaltung des CEO eigenverantwortlich, Prioritäten setzen und zeitnahe Kommunikation sicherstellen.
• Unterstützung des Geschäftsbetriebs inkl. Buchhaltung/ Rechnungswesen (QuickBooks) und Vertragsangelegenheiten.
• Dokumentation und Optimierung von SOPs in Notion; Entwicklung interner Systeme für Verantwortlichkeit.
• Administrative und finanzielle Unterstützung: Rechnungsstellung, Provisionen, Erstattungen; fristgerechte Abläufe.
• Reise- und Veranstaltungskoordination: Reisepläne, Kalender, 8–9 Branchenveranstaltungen.
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen CEO, Team und externen Partnern; professionelle Tonalität.
• Compliance- und Sicherheitsanforderungen beachten; Background-Check abgeschlossen.
• Immobilienverwaltungserfahrung und Unterstützung der Abläufe dort.

Skills

EA-Erfahrung

Organisationsfähigkeit

Kommunikation

Vertraulichkeit

Vertragswesen

Projektmanagement

Tools

Slack

Notion

Google Workspace

QuickBooks

Appfolio

LeadSimple

Todoist

Job description

FreedUp sucht eine proaktive und detailorientierte Assistenz der Geschäftsführung (Executive Assistant, EA) zur direkten Unterstützung des Gründers und CEO. Die Rolle erfordert Struktur, Verantwortlichkeit und Klarheit in betrieblichen Abläufen, damit der CEO sich auf Strategie und Wachstum konzentrieren kann.

Die Stelle ist vollständig remote und Vollzeit; sichere Kommunikation, exzellente Organisation und Vertraulichkeit sind erforderlich.